Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Asiakkuudenhallinta CRM BI ja raportointi HR Tuotekehitys ja suunnittelu Toiminnanohjaus ERP Taloushallinto Markkinointi Webkehitys Mobiilikehitys Käyttöliittymäsuunnittelu Tietoturva Verkkokaupparatkaisut Ohjelmistokehitys Integraatiot Pilvipalvelut / SaaS Tekoäly (AI) ja koneoppiminen Lisätty todellisuus ja VR Paikkatieto GIS IoT Microsoft SAP IBM Salesforce Amazon Web Services Javascript React PHP WordPress Drupal
Innofactor » Referenssi

Case Jyty: Mitä intraprojektissa tapahtuu käyttöönoton jälkeen?

Referenssi
Asiakkaamme 60 hengen Jytyliitto siirtyi pilveen ensimmäisten suomalaisten organisaatioiden joukossa syksyllä 2013. Kokonaisuus sisälsi viestinnällisen intran ja työtilat ja niillä haettiin ensivaiheessa puhtaita kustannushyötyjä edullisemman ylläpidon muodossa. Uuden intran valmistuttua suunta muuttui kuitenkin nopeasti, kun uusien työkalujen mahdollisuudet Jytyn toiminnan tukena alkoivat selkeytyä. Kyse ei ollutkaan ainoastaan uudesta intran etusivusta ja dokumenteista työtiloissa, vaan uusista tavoista hakea tietoa, keskustella sekä seurata yhteisten asioiden etenemistä. Tästä alkoi jo pari vuotta kestänyt edelleen jatkuva Office 365 -palvelun käytön tukityö, jonka tarkoituksena on helpottaa jytyläisten keskinäistä tiedonkulkua ja yhteistä tiedon työstämistä.

Mitä intraprojektissa tapahtuu käyttöönoton jälkeen

Osaamisen kehittämistä nopeilla tietoiskuilla

Jytyn intran, ”Jeesin”, käyttöönoton tuki sisälsi paljon projektiryhmän yhteistä suunnittelua, luentotyyppisiä koulutuksia sekä uusien työkalujen suunnittelutapaamisia Jytyn eri osastojen kanssa. Tapaamisissa keskusteltiin paljon osastojen nykyisistä yhteistyön ongelmista ja etsittiin uusia tapoja hakea tietoa, työstää dokumentteja ja muistiinpanoja sekä pitää yhteyttä eri osastojen kesken.

Erilaisista tukitoimenpiteistä ja tapaamisista huolimatta osa käyttäjistä koki edelleen, etteivät he hallinneet uusia työkaluja tarpeeksi hyvin. Samalla perinteiset koulutukset tuntuivat kuitenkin raskaalta ja aikaa vievältä tavalta kehittää osaamista. Tämän vuoksi Jytyn henkilökunnalle päädyttiin järjestämään perinteisten koulutusten sijaan lyhyitä puolen tunnin tietoiskuja selkeästi rajatuista aiheista, kuten tiedon hakemisesta ja metatietojen hyödyntämisestä haun tukena. Tietoiskut järjestettiin Skypellä, jolloin jokainen saattoi osallistua, vaikka omalta työpisteeltään. Tietoiskut myös nauhoitettiin, jotta ne saatiin koko organisaation käyttöön tilaisuuden jälkeen. 

Dokumentit todella siirrettiin Office 365 -palveluun

Jeesin tarkoituksena oli kehittää Jytyn dokumentinhallintaa kaikille käyttäjille yhteisessä dokumenttikeskuksessa ja viiden eri osaston omissa työtiloissa. Siirto päädyttiin toteuttamaan siten, että käyttäjät siirsivät itse aktiivikäytössä olevat dokumentit verkkolevyjen kansiomaailmasta uuteen ympäristöön.

Dokumenttien siirto käsin on kenelle tahansa käyttäjälle työläs projekti. Usein on vaarana, että osa käyttäjistä siirtyy uuteen ympäristöön ja osa käyttää edelleen vanhoja tallennussijainteja. Näin tieto hajautuu moneen eri paikkaan ja uusien työkalujen todellinen hyöty jää kyseenalaiseksi. Verkkolevyjen asettamista lukutilaan on väläytelty monissa organisaatioissa, mutta Jytyliitto on niitä harvoja organisaatioita, joka on päässyt toteutuksessaan niin pitkälle. Onnistumisen edellytyksenä on ollut kokonaisuuden napakka edistäminen Jytystä käsin, kaikille viestityt deadlinet ja siirtotyöhön annettu riittävä tuki.  

Uusien työkalujen hyödyt ja käytön lisääminen

Puolitoista vuotta uuden Jeesin julkaisun jälkeen uusien työkalujen avulla saatiin asioita raiteilleen. Jeesi muutti oikeasti toimintatapoja ja nyt keskustellaan eri osastojen kanssa toimintaprosesseista.

Uusien tietojärjestelmien käyttöönottojen kanssa painivien organisaatioiden ei kannata lyödä hanskoja tiskiin liian aikaisin, sillä palkinto tulee myöhemmin. Ne edut, joita projektilla on haettu, konkretisoituvat vasta jälkikäteen.

Suosittelija:

Puolitoista vuotta uuden Jeesin julkaisun jälkeen uusien työkalujen avulla saatiin asioita raiteilleen. Jeesi muutti oikeasti toimintatapoja ja nyt keskustellaan eri osastojen kanssa toimintaprosesseista. Uusien tietojärjestelmien käyttöönottojen kanssa painivien organisaatioiden ei kannata lyödä hanskoja tiskiin liian aikaisin, sillä palkinto tulee myöhemmin. Ne edut, joita projektilla on haettu, konkretisoituvat vasta jälkikäteen.

Kirsti Rautavuori

Pinterest
Referenssin infoboxi
Innofactor Oyj logo

Tiedot

Tilaaja: Julkis- ja yksityisalojen toimihenkilöliitto Jyty
Ajankohta: 2013 - 2016
Toimittajan
yhteyshenkilö:		 Riikka Gassen

Lisätietoja

Yritysprofiili Innofactor kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

Viestintä

Erikoisosaaminen

Pilvipalvelut / SaaS
Sisällönhallinta

Toimialakokemus

Järjestöt ja yhdistykset

Teknologia

Microsoft

Tarjonnan tyyppi

Konsultointi
Koulutus
Toteutustyö

Omat tagit

Microsoft Office 365
O365

Siirry yrityksen profiiliin Innofactor kotisivut Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Innofactor - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.

Innofactor - Muita referenssejä

Innofactor - Muita bloggauksia

Löydä sopivimmat it- ja ohjelmistoyritykset liiketoiminnan kehityskumppaneiksi

ite wikin yrityshaku »

It- ja ohjelmistoalan työpaikat

Kaikki it-alan työpaikat »

Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit

ite wikin referenssihaku »

Tapahtumat & webinaarit

Kaikki it-alan tapahtumat »

Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset

ite wikin julkaisuhaku »

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä
Loka 30
Suomalainen innovaatiotoimisto on kansainvälisesti palkittu ja kehittää digitaalisia palveluita maailman suurimmille firmoille - Näin Hellonin palvelumuotoiluprosessi eroaa it-toimittajien mallista
Hellon on kerännyt useita kansainvälisiä digitaalisen designin palkintoja
Loka 11
Digipalvelulain saavutettavuusvaatimuksia aletaan soveltaa uusiin verkkopalveluihin 28.6.2025 - Näin asetus vaikuttaa digitaalisten palveluiden kehityshankkeisiin
Digipalvelulaki sisältää kolme keskeistä vaatimusta saavutettavuudesta
Loka 10
Digitalisaatiokentän syksyn tapahtumia 2024
Ite wikin tapahtumasivu koostaa yhteen digitalisaatiokentän tapahtumat ja webinaarit
Siirry blogiin

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia