Yritys ja haaste
Projecta Oy on alansa johtava suomalainen teknisen kaupan konserni. Yhtiö toimittaa räätälöityjä ratkaisuja mm. puutuoteteollisuuteen, alumiinintyöstöön sekä prosessi- ja tasolasiteollisuuden tarpeisiin. Yhtiö edustaa alojensa johtavia kansainvälisiä päämiehiä ja on tunnettu innovatiivisen teknologian asiantuntija yli 60 vuoden kokemuksella. Toimipisteet sijaitsevat Turussa, Vantaalla, Vaasassa ja Tallinnassa. Liikevaihto on n. 22,5 miljoonaa euroa ja yhtiö työllistää 60 alan huippuammattilaista.

Mittarit alkoivat tuottamaan tulosta nopeasti.
Arto Utriainen, talouspäällikkö, Projecta Oy
Vaikka varsinainen konekauppa ei juuri sidokaan pääomaa varastoon, Projectalla on useita tuotealueita, joissa varastointi ja tavaran nopea saatavuus on keskeinen osa asiakaspalvelua. Suurimpana haasteena oli varastoitavien tuotenimikkeiden suuri lukumäärä ja suuret erot asiakkaiden ostokäyttäytymisessä eri tuotealueiden välillä.

Tavoitteena oli löytää ne tuotteet, joiden varastointi auttaa Projectaa parhaiten palvelemaan asiakkaitaan, samalla vähentää ylivarastointia ja pienentää tuotteiden myymättä jäämisen riskiä. Samalla haluttiin tarkempaa tietoa siitä miten varasto käyttäytyy ja miten omaa ostotoimintaa voisi hallita paremmin.

Ratkaisu
Projecta sai Expakin Demon käyttöön omilla tiedoillaan, kun Expak liitti ratkaisun Projectan Dynamics NAV-järjestelmään. Ratkaisu esiteltiin konkreettisesti hyötyjen kautta. Expakin tarjoama ratkaisu korjasi ongelman kohtuullisella investoinnilla ja sopi Projectalle vaihtoehdoista parhaiten.

Tulokset
Systemaattinen toimintamalli
Expakin varasto-ohjaus toi mukanaan systematiikkaa ja helppoutta Projectan ostotoimintaan. Sen avulla ostot on suunniteltu järkevästi siten, että ei-toivottuja tuotteita ei kerry varastoon. Samalla liikkuvien tuotteiden varastomäärät on saatu tavoitetasolle.
Toimintaa tukevat mittarit
Expakin ratkaisu helpotti mittareiden ja tavoitteiden suunnittelua, valintaa ja mittausarvojen keräämistä. Ohjelman myötä mittareita on ajettu menestyksellä ja ne ovat tuottaneet toivottuja tuloksia nopeasti.
Tuloksia tarkemmalla päätöksenteolla
Ohjelman avulla oston päätöksenteko, nimikevalinnat ja ostomäärät ovat tarkentuneet. Esimerkiksi tuotealueissa, joissa varastointi on keskeinen osa palvelua, harvoin tilattavien nimikkeiden varastoarvot ovat alentuneet seuranta-aikana yli 100.000 eurolla.
Ylivarastoinnin väheneminen
Kokonaisvaraston määrä on pienentynyt ja varaston rakenne on tasapainoisempi. Ylivarastointi on selkeästi vähentynyt. Tuotealueissa, joissa varastointi on keskeinen osa palvelua, varastojen kokonaisarvot ovat alentuneet vuodessa tuotealueesta riippuen 20–50 %.

Projectan ja Expakin yhteistyö tuotti konkreettisia tuloksia
Expak-toimitus toi Projectalle systemaattisen ja analyyttisen toimintatavan.
Arto Utriainen, talouspäällikkö, Projecta Oy
Projecta Oy tarvitsi ymmärrystä siitä, miten varasto käyttäytyy ja miten omaa ostotoimintaa voisi hallita paremmin. Haasteina olivat hidas kierto ja tuotteiden myymättä jäämisen riski. Projectan talousjohtaja Arto Utriaisen mukaan väärät tuotteet toivat merkittävän kustannusrasituksen.

Projectan ja Expakin yhteistyö käynnistyi 2010 Projectan tarpeesta kehittää ostotoimintaa.

– Vuosikausia tiedettiin, että analyyttisyys ja systematiikka on jäänyt sivuroolin toiminnassa, erityisesti ostamisessa, Utriainen toteaa. Utriainen kiittelee, että Expakin ratkaisusta syntyi Demon avulla realistinen kuva – syntyi ymmärrys mitä voidaan tehdä ja mitä voidaan saavuttaa.

Mittariston luonnilla nopeasti tuloksia
Projecta oli yrittänyt aikaisemmin mittareiden suunnittelua. Ongelma oli tiedossa.

– Jos mittareita saataisiin juurrutettua meidän toimintaan, niin ne periaatteessa ratkaisevat meidän ongelmamme, toteaa Utriainen lähtötilanteesta. Arto Utriaisen mukaan tärkein tavoite oli kehittää systemaattiset mittarit, joiden ohjaava vaikutus operatiiviseen toimintaan olisi merkittävä.

– Kun Expakin varasto-ohjauksesta näki koko tietosisällön, hahmottuivat mitattavat asiat hyvin. Järjestelmä auttoi mittareiden kehittämisessä paljon, Utriainen kertoo.

– Mikä parasta, mittarit alkoivat yllättävän nopeasti tuottaa tulosta, Utriainen jatkaa.

Tavoitteet toteutuneet tuloksekkaasti
Expakin ratkaisun avulla Projecta sai varaston hallintaa ensimmäistä kertaa todenteolla konkretisoitua.

– Aiemmin väärät tuotteet toivat meille merkittävää kustannusrasitusta. Tuloshakuisuutta ja tulosvastuuta on pyritty saamaan organisaatioon. Ratkaisun avulla olemme saaneet toimintaa parannettua ja varastojen arvot ovat konkreettisesti pudonneet, summaa Utriainen tuloksia. Talousjohtaja Utriaisen mukaan kaikki tavoitteet ovat toteutuneet: kokonaisvaraston määrä on pienentynyt ja varaston rakenne on tasapainoisempi.

– Reilu vuosi on ohjattu Expakin ohjelmalla, ja voin todeta, että on tehty oikeita valintoja.

– Hanke on myös herättänyt uusia ajatuksia asiakas- ja päämiesyhteistyön kehittämiseen. Voimme vaikuttaa sopimusehtoihin ja pitää hinnoittelun terveellä pohjalla, kun voimme varautua siihen, että tavaraa ei jää syliin.

– Asettamamme tavoitteet hankkeelle ovat toteutuneet hyvin. Todellinen hyöty realisoituu 2–3 vuoden aikana, Utriainen summaa.