Yksi CRM:n parhaista puolista on se, että voit automatisoida toistuvia tehtäviä. Tämä tuleekin aina mainittua, kun Pipedriveakin esitellään, mutta automaatiot jäävät helposti sanahelinän tasolle. Mitä sellaista niillä oikeasti voi tehdä, joka helpottaa myyjän ja myyntijohtajan elämää? Kaivetaanpa ihan konkreettisia esimerkkejä, jotka todennäköisesti jokainen osaa toteuttaa omassa Pipedrivessaan.

Automatisoi myyntiprosessia

Tämä on ehkä se tavallisin tapa käyttää automaatioita ja kannattaa erityisesti silloin, kun teillä mitataan ja ehkä jopa palkitaankin jostain suoritusperusteisesta työstä (siis muustakin kuin kaupanteosta). Esimerkiksi buukkaria saatetaan palkita buukatuista tai pidetyistä tapaamisista, asiakkuuspäälliköitä pidetyistä kuukausi- tai vuositapaamisista, myyjää lähetetyistä tarjouksista jne. Nämä tehdyt toimenpiteet, niille tavoitteiden asettaminen ja edistymisen seuraaminen onnistuvat kätevästi Pipedrivessa aktiviteettityypeillä – jos oikeaa aktiviteettityyppiä vain käytetään johdonmukaisesti. Tässä tulee avuksi automaatio.

Esimerkki: Myyjä tai buukkaaja varaa asiakkaan kanssa demotapaamisen. Kauppa siirretään vaiheeseen Demo varattu, jolloin automaatio luo oikeantyyppisen aktiviteetin. Ei tarvitse kuin määrittää aktiviteettiin sovittu päivä ja kellonaika.

Jatkoesimerkki: Kun demotapaaminen on pidetty, on aika lähettää tarjous. Myyjä merkitsee Demo-aktiviteetin tehdyksi, mikä laukaisee automaation, joka siirtää kaupan Tarjous-vaiheeseen ja luo kaupalle aktiviteetin Lähetä tarjous. Kun taas Lähetä tarjous -aktiviteetti merkitään tehdyksi, automaatio siirtää kaupan suoraan vaiheeseen Tarjous lähetetty.

Näin myyjä voi keskittyä aktiviteettien suorittamiseen ja asiakkaan palvelemiseen. Kauppa siirtyy automaattisesti oikeaan vaiheeseen, kun vain myyjä hoitaa aktiviteetteja ja merkitsee niitä tehdyksi. Myyjä siis vain tekee kalenteriinsa merkittyjä tehtäviä, ja Pipedriven putki pysyy ajan tasalla.

Ja kun aktiviteetit luodaan kaupalle automaattisesti, ne ovat aina varmasti oikeaa tyyppiä, jolloin saat myös kätevästi raportoitua montako demoa on viikossa pidetty ja montako tarjousta lähetetty. Myyjän ei tarvitse tehdä muuta kuin se, mihin järjestelmä ohjaa.

Automatisoi asiakkuudenhallintaa

Useimmat ovat sitä mieltä, että olemassa oleviin asiakkaisiin on hyvä olla säännöllisesti yhteydessä. Yhtä monilta se myös unohtuu työn tuoksinassa. Automaatioilla voidaan tätäkin helpottaa.

Esimerkki: päätämme, että jokaiseen Priority 1 -asiakkaaseen pitää myyjän soittaa 6 kk:n välein. Myyjä voi toki aina luoda itse itselleen aktiviteetin, mutta silloin kyse on jälkeen manuaalisesta työstä, joka ihmisen pitää muistaa tehdä. Voimme määrittää automaation, joka katsoo kaikki Priority 1 -asiakkaat ja luo niille soittoaktiviteetin 6 kuukauden päähän. Kun tämä soitto merkitään tehdyksi, luodaan automaattisesti uusi soitto taas puolen vuoden päähän. Näin muistutus asiakkuudenhoitopuhelusta tulee aina puolen vuoden välein myyjän kalenterissa vastaan, eikä enää tarvitse muistella, että kenelle sitä onkaan tullut soiteltua ja kenelle ei.

Näet myös helposti, montako puhelua on merkitty tehdyksi ja varmistat, että Customer Success -prosessiasi toteutetaan sovitusti.

Automatisoi asiakastietojen päivitystä

Yhteystietolistassa on todennäköisesti iloisesti sekaisin niin nykyiset kuin menetetyt asiakkaat, prospektit, alihankkijat, kumppanit ja muut sidosryhmät. Olisi kiva saada nättejä listoja esimerkiksi nykyisistä asiakkaista viestintää varten tai vaikkapa menetetyistä asiakkaista jälkimarkkinointiin tai prospekteista kutsujen lähettämistä varten. Mutta millä nämä kaikki voi löytää?

Organisaatioille voi laittaa tunnisteita, joilla on helppo listata suoraan erityyppiset asiakkuudet. Jonkun pitää vain laittaa ne tunnisteet paikalleen. Yksi tapa on automatisoida homma.

Kun organisaatiolle luodaan kauppa putken ensimmäiseen vaiheeseen, sille määritetään automaattisesti tunniste Prospekti. Kun kauppa lopulta voitetaan putkella, tunnisteeksi vaihdetaan automaattisesti Asiakas. Jos kauppa hävitään, voi automaatio lätkäistä tunnisteen Kauppaa ei tullut. Tunniste pysyy ajan tasalla luotettavasti.

Myös minkä tahansa tietokentän tiedon muuttuminen voi laukaista automaation. Jos teillä tulee toisesta järjestelmästä integraation kautta tietoa Pipedriveen, tiedon muuttuminen voi aiheuttaa toimenpiteitä.

Esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyn arvosana syötetään automaattisesti Pipedriveen (tämä onnistuu esim. tekemällämme Trustmary-integraatiolla). Jos arvosana laskee tietyn pisterajan alle, Pipedrive lähettää sähköpostilla hälytyksen myyjälle ja luo asiakkaalle kontktointiaktiviteetin. Näin epätyytyväisistä asiakkaasta saadaan tieto heti lennosta ja tehtyä tarvittavat toimenpiteet suhteen korjaamiseksi.

Automatisoi sähköposteja

Tämä kohta vaatii aina huomautuksen: ole todella varovainen jos teet automaation, joka lähettää sähköpostin oman organisaatiosi ulkopuolelle! On varsin kiusallista, jos sähköposteja lähtee vahingossa väärään aikaan.

Mutta sähköpostiautomaatioita voi käyttää moneen muuhunkin. Jos haluat saada tiedon aina, kun teiltä lähtee tarjous tai voitetaan kauppa, voit määrittää automaation, joka lähettää sinulle heti sähköpostin kun kauppa siirtyy vaiheeseen Tarjous lähetetty tai kauppa merkitään voitetuksi.

Sähköpostiin saadaan myös tietoa kaupasta, esim. myyjä, arvo ja myös suora linkki Pipedriveen kyseiselle kaupalle. Samoin jos teillä tulee liidejä vaikka nettisivujen yhteydenottolomakkeesta tai chatbotista ja haluatte, että niihin reagoidaan nopeasti, voidaan Pipedrive pistää lähettämään vaikka koko myyntitiiimille tai jollekin tietylle liidien koordinaattorille viesti heti, kun uusi yhteydenottopyyntö on saatu. Näin kenenkään ei tarvitse skannailla Pipedrivea vaan se ilmoittaa kun on jotain uutta tehtävää. Samalla liidille voidaan jo määrittää ensimmäinen aktiviteetti (esim. yhteydenottopyyntöön vastattu), jonka kuittaaminen valmiiksi kertoo muillekin, että tämä on hoidossa.

Kokeile rohkeasti

Automaatioiden luominen on helppoa ja Pipedrivesta löytyy useita valmiita malleja, joilla pääsee hyvin liikkeelle. Mieti ensin jokin yksi toistuva tehtävä, joka jokaisen täytyy jokaisessa myyntikeississä tehdä, tai mieti millaisia asioita haluaisit vaikkapa raportoida luotettavammin omasta tai koko tiimin tekemisestä.

Ei kannata heti tykittää Pipedriveen kymmentä automaatioita jos homma ei ole tuttua. Todennäköisesti sieltä löytyy jotain, joka säännöllisesti jää tekemättä, koska se pitää tehdä käsin.

Automaatioita voi myös ensin testata vain itsellään ja vasta testauksen jälkeen asettaa se koko porukalle toimivaksi.

Tässä esitetyt esimerkit ovat sieltä simppelimmästä päästä, mutta niillä pääsee hyvin alkuun. Automaatioilla voi toki tehdä monimutkaisiakin työnkulkuja ja käyttää niitä laajentamaan Pipedriven perustoimintoja, mutta sellaiset vaativat jo enemmän perehtymistä. Niissä toki me olemme hakoja, joten ota rohkeasti yhteyttä jos tulee villejä ideoita.

Muista myös kertoa teille määritetyistä automaatioista ja niiden käytöstä muillekin tiimissänne! Automaatiot on hyvä kirjata myös Pipedrive-pelikirjaanne.