Saavun neuvotteluhuoneeseen, jonka näytölle avautuu näyttäviä graafeja pylväineen ja piirakoineen. Olen vaikuttunut näkemästäni. “Täyden kympin Dashboard” – ajattelen. 

Alan välittömästi pohtimaan, miten hienot päätöksenteon edellytykset tällä potentiaalisella asiakasyrityksellämme onkaan. Raportit on jäsennelty selkeästi ja syy-seuraussuhteiden havaitseminen vaikuttaa helpolta. On myös selvää, että näin helposti lähestyttävään muotoon jalostetun tiedon jakaminen laajasti organisaatioon on oltava helppoa. 

Keskustelun edetessä käy ilmi, että raportoinnin kehittämisen rinnalla yritys on ratkonut tuotannonohjauksen haasteitaan. Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä on jo ikääntynyt ja tuotannon tehokkuuden seuraaminen on haastavaa. Työvaiheiden ja –tuntien kirjaaminen on vaivalloista ja on päädytty tilanteeseen, jossa kirjauksia jää paljon tekemättä.  

Yhtäkkiä huomaan, että nuo hetki sitten niin vaikuttavilta näyttäneet graafit alkavat näyttää silmissäni merkityksettömimmiltä kuin vain minuutteja aiemmin. Onko kauniilla raportoinnilla merkitystä, jos sen kuvastama data on puutteellista, eikä puuttuvista kirjauksista johtuen kuvasta prosessien todellista tilaa? 

Raportoitava data syntyy arjen tiimellyksessä 

Raportoinnin laatua on helppo erehtyä arvioimaan pelkän visuaalisuuden perusteella, kuten juuri itse huomasin. Raportoinnin näkyvä osa, eli graafit ja taulukot ovat kuin jäävuoren huippu, mutta se tärkein, eli järjestelmien tuottama data, on piilossa pinnan alla.  

Arjessa järjestelmiin automaattisesti ja käsin kirjaten syntyvät merkinnät lopulta asettavat raamit sille, kuinka laadukasta raportointisi voi olla. Se määrittää, mistä näkökulmista, kuinka laajasti ja kuinka luotettavasti voit liiketoimintaasi raportoida tulevaisuudessa. 

Tuota merkityksellistä dataa tehokkaasti 

Parhaiden kirjauskäytänteiden integroiminen arjen prosesseihin on äärimmäisen tärkeää. Pohdi tarkasti, mikä tieto todella on merkityksellistä ja luo käytänteet, joiden avulla näiden kirjausten tekeminen on mahdollisimman vaivatonta. 

Et tietenkään halua tukkia tuotannon prosessejasi merkityksettömiin kirjauksiin kuluvalla ajalla ja luonnollisesti kannattaa pyrkiä tilanteeseen, jossa kirjaukset tapahtuvat automaattisesti. Modernilla toiminnanohjausjärjestelmällä kirjauksiin kuluva aika vähenee merkittävästi. 

Kirjausten vaivattomuus on ensiarvoisen tärkeää myös raportoinnin laadukkuuden näkökulmasta. Mikäli kirjaukset työllistävät liikaa, se syö prosessiesi tehokkuutta ja todennäköisesti johtaa puuttuviin kirjauksiin. Ja puutteellisen lähtödatan myötä menetät mahdollisuuden dataohjattuun päätöksentekoon tai pahimmassa tapauksessa teet virheellisen datan aiheuttamia vääriä päätöksiä. 

Prosessit kuntoon 

Raportoinnin kehittämistä tulee ajatella kokonaisvaltaisesti liiketoimintaprosessien kehittämisen näkökulmasta - ei ainoastaan raporttien. Sen kehittäminen ei myöskään ole kertaluontoinen projekti, joka valmistuttuaan raksitaan pois työlistalta. Silloinkin, kun raportoinnin kehittäminen ei ole aktiivisena kehityskohteena, kannattaa prosessien tuottamaa dataa tarkastella kriittisesti. 

Muutokset tuotannon prosesseissa voivat vaikuttaa datan käyttökelpoisuuteen ja vertailukelpoisuuteen. Prosesseja kannattaa tarkastella etupainoisesti, koska tänään tehdyillä kirjauksilla on vaikutusta pitkälle tulevaisuuteen. Se saattaa toimia vertailutietona vielä vuosienkin päästä. 

Sopiva toiminnanohjausjärjestelmä ratkaisee datahaasteet 

Vaikka raportointikelpoisen datan tuottaminen onkin paljolti prosessikysymys, ei toiminnanohjausjärjestelmän merkitystä voi sivuuttaa. Toiminnanohjausjärjestelmän tulee mukautua yrityksesi prosesseihin – ei toisinpäin. 

Yksi parhaista tavoista tuottaa laadukasta ja sisällöllisesti ehyttä dataa, on keskittää mahdollisimman paljon toimintoja yhteen toiminnanjärjestelmään. Kun ohjaat mahdollisimman suuren osan prosesseistasi keskitetysti yhdessä järjestelmässä, tuotat tietovirtoja, jotka ovat keskenään vertailukelpoisia. 

Arjen tehokkuuden näkökulmasta on tärkeää, että data soljuu sulavasti ja läpinäkyvästi prosessien välillä ilman ylimääräisiä tiedonsiirtoja. Lisäksi dataohjattu päätöksenteko suoraviivaistuu huomattavasti, kun data on vertailukelpoista läpi prosessien. 

Dataohjatun päätöksenteon näkökulmasta parhaaseen lopputulokseen pääset, kun toiminnanohjausjärjestelmä sisältää myös taloushallinnon ominaisuudet. Valitettavan usein tuotannonohjaus ja taloushallinto eriytyvät omiin siiloihinsa liian kauaksi toisistaan, jolloin datan yhdisteltävyys kärsii. 

Haluatko lukea aiheesta lisää? Lataa oppaamme: Parempia päätöksiä tiedon avulla www.lemonsoft.fi/oppaat