Reilun vuosikymmenen sähkö- ja automaatioasennusten parissa työskennellyt Jani Hirvonen perusti Digisähkön Espooseen vuonna 2014 ja ryhtyi tarjoamaan sähköasennuspalveluita pääkaupunkiseudulla. Nykyään Digisähkö on erikoistunut älykotiratkaisuihin, joilla kaikki kodin talotekniset toiminnot, turvatekniikka sekä av-ratkaisut viihdetekniikoineen ja Spotify-sovelluksineen ohjataan yhden käyttöliittymän avulla.

Kunnollinen järjestelmä mahdollisimman varhain

Hirvoselle on ollut alusta asti selvää, että kasvuhakuisen toiminnan hallintaan tarvitaan kunnolliset työkalut ja kasvun tukemiseksi yrityksessä otettiin käyttöön Admicom Ultima lokakuussa 2015.

– Meillä oli visio kasvusta ja tiesimme, että sen saavuttamiseen tarvitaan hyvä järjestelmä. Eihän meille olisi kertynyt kunnon dataa toiminnastamme, jos olisimme menneet vuositolkulla Exceleillä ja irtonaisilla ohjelmistoilla. Monissa ratkaisuissa myös esimerkiksi taloushallinto on muusta toiminnasta irrallaan, mikä on mielestäni vähän hassua. Minulle oli tärkeää siirtää toimintamme mahdollisimman varhaisessa vaiheessa kunnolliseen toiminnanohjausjärjestelmään, ja mielestäni Ultimassa ominaisuudet olivat hyvässä tasapainossa.

Sovellusratkaisuiden lisäksi Digisähkö siirsi kirjanpitonsa ja palkanlaskentansa Admicomin tilitoimistoon. Yrityksessä on oltu tyytyväisiä uuteen sähköiseen kirjanpitotapaan ja tilitoimistosta saatuun palveluun.

– Ensinnäkin on ihan mahtavaa, että on sähköinen kirjanpito. Se on paljon luotettavampaa, eikä tarvitse joka kuukausi toimittaa julmettua könttää lippulappuja tilitoimistoon ja säilyttää mappeja. Toisekseen täytyy antaa erityiskiitos meidän kirjanpitäjälle ja ennen kaikkea palkanlaskijalle. Hän on ihan loistotyyppi ja minua on ilahduttanut se palvelualttius, jolla asioita hoidetaan. Kiireisessä arjessa tuollaisia asioita osaa arvostaa.

Hirvosen mielestä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto heti yritystoiminnan alkuvaiheessa on ennen kaikkea investointi tulevaan.

– Ei toiminnanohjausjärjestelmän käyttö mielestäni tuntunut mitenkään raskaalta toiminnan ollessa pienempää. Enemmänkin se on niin päin, että sen avulla saimme mahdollistettua kasvua. Tokihan tällainen järjestelmä aina maksaa jotakin, mutta näen sen enemmän investointina: Kun hyödyntää järjestelmää oikein, viivan alle saa jäämään enemmän rahaa kuin vanhanliiton työkaluilla.

Järjestelmäratkaisuista tinkiessään moni aloitteleva yrittäjä sortuu uhraamaan vapaa-aikansa hoitaessaan yrityksen asioita iltaisin ja viikonloppuisin.

– Siinä monella unohtuu, että nekin tunnit pitäisi jotenkin saada siirrettyä hinnoitteluun. Kun järjestelmän avulla pystyy vähentämään iltatöitä, ei tarvitse nostaa hintoja ja ajaa itseään loppuun. Tai voihan ne vapautuneet illat muuttaa rahaksi käyttämällä vapaa-ajan laskutettavaan työhön, mutta itse olen kyllä mieluummin perheen kanssa.

Tukee kasvua monella tapaa

Kasvavan yritystoiminnan hallinnassa Ultiman tuoma tuki näkyy Hirvosen mukaan monella tapaa, mutta tärkeintä on sujuva kokonaisuus.

– Ultimassa on paljon kasvua tukevia ominaisuuksia, mutta arkea olisi mahdotonta hallita ilman sujuvaa kokonaisuutta, jonka ympärillä homma pyörii: Pystymme suunnittelemaan työkalenterin viikoiksi eteenpäin, varmistamaan että asentajat ovat oikeaan aikaan oikeassa paikassa, käsittelemään ostolaskut vaivattomasti, kohdistamaan kulut kohteille automaattisesti ja laskuttamaan työt helposti.

Täsmällisellä kokonaistoiminnan hallinnalla varmistetaan, että yrityksen talous pysyy aisoissa ja pystyy vastaamaan kasvun vaatimuksiin.

– Kasvu sitoo pääomaa, joten on tärkeää pystyä hoitamaan asiat helposti ja nopeasti yhdessä paikassa. Esimerkiksi hävikin ja kirjaamattomien tapahtumien poistaminen on yksi tärkeä asia, joka tuo varmuuden siitä, että saamme meille kuuluvat rahat pois ja kassa riittää. Jos asioita jäisi laskuttamatta, niin ei se ainakaan helpottaisi siinä kasvun hetkellä.

Kasvuyritys saa myös vapautta työntekoon, kun järjestelmä ei sido resursseja toimistolle ja mahdollistaa työnteon mistä tahansa.

– Yksi asia, joka vapauttaa myös meitä toimistorottia apukäsiksi työmaille on se, ettei toimistorutiininen käsittelyyn mene niin paljon aikaa. Pilvipohjainen ratkaisu myös mahdollistaa toimistohommien tekemisen sopivissa raoissa missä tahansa. Itse olen välillä tehnyt töitä jopa veneeltä käsin, kun kesälomilla on ollut kiirettä. Vaikka töiden kotiin vieminen ei ole itseisarvo, niin itse ainakin mieluummin lähden merelle purjehtimaan ja uhraan yhden päivän töille, kuin jätän toimistojuttujen takia koko reissun tekemättä.

Seurantatyökaluista apua toiminnan kehittämiseen

Toiminnan kehittämisessä on Hirvosen mukaan keskeistä pystyä analysoimaan tarkasti yrityksen tietoja.

– On tärkeää päästä käsiksi lukujen syihin ja seurauksiin sekä niitä analysoimalla ohjata toimintaa. Jos jokin asia näyttää olevan vinksallaan ja haluan selvittää syyn, voin porautua tietoihin tositetasolle asti ja pääsen aika nopeasti kiinni virheisiin. Ylipäätään talouden seuraaminen on helppoa ja kasvussa esimerkiksi maksupäätteiden ja rahoitusennusteen seuraaminen on tärkeää, jos haluaa välttyä yllätyksiltä.

Ultima on auttanut tekemään linjanvetoja toimintaan mahdollistamalla liiketoiminnan tietojen tarkastelun eri tavoilla. Digisähköllä seurantaan on otettu muun muassa kannattavuuslaskelmat asiakassegmenteittäin.

– Seuraamme erikseen esimerkiksi älykotipuolta ja esitysteknisiä ratkaisuja, joiden yritysmyyntiin kokeilimme laittaa panostuksia jokin aika sitten. Ultima auttoi kuitenkin nopeasti hahmottamaan, että isot myynnin kustannukset syövät liikaa katetta. Se avasi silmät ja oli viimeinen niitti, jonka perusteella totesimme, ettei kannata yrittää lyödä päätä seinää tämän asian kanssa. Sen sijaan suuntasimme strategian takaisin ydinosaamiseemme, jossa mittarit näyttivät vihreämmiltä.

Hirvosen mukaan juuri kokonaisvaltainen seuranta on avain kasvuyrityksen pitämiseen oikeilla raiteilla.

– Jos pohtii sitä, miten järjestelmän avulla säästetään tai tuotetaan rahaa, niin olennaista on pystyä ohjaamaan liiketoimintaa tunnuslukujen avulla strategisia muutoksia tehtäessä. Tilipussissa tuntuu eniten se, että pystyy keskittämään voimavaransa kannattaviin osa-alueisiin ja joko tekee kannattamattomasta puolesta kannattavaa tai poistaa sen palveluvalikoimasta. Siinä voi tehdä isojakin rahoja, kun pystyy suuntaamaan toimintaa oikein – ja vaikutus vain kasvaa liiketoiminnan kasvaessa.