Kemin varhaiskasvatuksessa Tiedon mobiiliratkaisut ovat vapauttaneet erityisesti perhepäivähoidon ja varhaiskasvatuksen toimiston työaikaa.

Kemin varhaiskasvatuksen harppaus digiaikaan on tuonut ensimmäisen toimintavuoden aikana säästöjä sekä selkiyttänyt varhaiskasvatuksen prosesseja. Mobiiliratkaisut ovat vapauttaneet erityisesti perhepäivähoidon ja varhaiskasvatuksen toimiston työaikaa. Päivähoidon johtaja Kaisa Rauvala kertoo, että Lifecare Läsnän avulla palkanmaksu- ja laskutusprosessissa on alustavien arvioiden mukaan säästetty viikko työaikaa kuukaudessa. Nykyinen taloussihteeri hoitaa eläköityneiden talous- ja hallintosihteerien sekä laskuttajan työt.

”Prosessien digitalisointi on varovaisenkin arvion mukaan tuonut jo ensimmäisen toimintavuoden aikana säästöä vähintään puolen henkilötyövuoden verran, kun verrataan tietojärjestelmän kustannuksia ja palkkakuluja”, Rauvala toteaa.

Kemi uudisti varhaiskasvatuksen järjestelmäkokonaisuuden kertarytinällä. Nyt sähköisesti liikkuvat niin päivähoitohakemukset, sijoitus- ja maksupäätökset, hoitopaikan irtisanominen kuin tiedot lasten hoidon tarpeesta sekä läsnä- ja poissaoloista. Samanaikaisesti kaupunki siirtyi hoitoaikaperusteiseen laskutukseen, joka vaatii toimiakseen sähköistä asiointia koko varhaiskasvatuksessa. Perheet varaavat lastensa hoitotunnit sähköisesti etukäteen. Tiedon reaaliaikaisuus ja kokonaiskuva ovat suunnittelun keskeisiä elementtejä.

”Meillä on hyvin tarkka kokonaiskuva lasten läsnä- ja poissaoloista sekä resurssitilanteesta. Tämä helpottaa sekä toimintojen suunnittelua,henkilöstöresurssin kohdentamista että päivittäistä johtamista”, Rauvala sanoo.

Tiedot työajoista luotettavia ja tasavertaisia

Rauvalan mukaan erityisesti perhepäivähoidon osalta muutos oli mullistava ja onnistui erinomaisesti. Lifecare Läsnän myötä jokaisella hoitajalla on käytössään älypuhelin, jossa lasten tiedot kulkevat aina matkassa. Lasten sisään- ja uloskirjautumiset onnistuvat vaivattomasti.

”Työajan seurannan helppous ja luotettavuus ovat äärimmäisen tärkeitä asioita, koska perhepäivähoitajien palkkapussi muodostuu Läsnään kirjattujen tietojen perusteella”, Rauvala toteaa.

Seuraavana askeleena on Lifecare Työajan käyttöönotto syksyn 2016 aikana. Sen tavoitteena on selkiyttää ja yhdenmukaistaa myös päiväkodin henkilöstön työaikojen kirjausta.

”Etenkin vuoropäiväkodissa tarvitaan uusia tapoja työvuorosuunnitteluun”, Rauvala toteaa.

Rauvalan mukaan järjestelmäuudistus on tuonut varhaiskasvatuksen prosesseihin suunnitelmallisuutta ja luotettavuutta. Uusi järjestelmäkokonaisuus ja mobiilityökalut otettiin käyttöön kaikissa yksiköissä elokuussa 2015.

”Prosessit ovat nopeutuneet ja virheiden määrät vähentyneet, kun tehtävät on selkeästi määritelty ja jyvitetty. Kaikki tietävät kuka tekee mitäkin. Hommia tehdään nyt yhteisvastuullisesti samassa prosessissa”, Rauvala arvioi.

Myös tietojen hyödyntämisen sykli on muuttunut. Varhaiskasvatuksen sovellukset ovat työkaluja muiden päivittäisten joukossa.

”Tietoja tulee silmäiltyä ja hyödynnettyä kuten sähköpostia. Tietojen siirron ja tallennuksen helppous on vapauttanut meidät turhilta exceleiltä ja paperilistoilta”, Rauvala toteaa.

Vinkit aktiiviseen käyttöön

Kemin varhaiskasvatuksessa työskentelee 160 työntekijää, joista 17 on perhepäivähoitajia ja kuusi päiväkodin johtajaa. Päivähoidon piirissä on 700 lasta ja 240 esikoululaista. Vertaistuki ja tiedon jakaminen ovat olleet merkittävä osa onnistunutta käyttöönottoa. Kun työkalut ovat tulleet tutuiksi, halu ja kiinnostus hyödyntää niitä on kasvanut.

”Olemme tulleet yhä rohkeammaksi tietojen hyödyntämisessä. Kollegat jakavat toisilleen aktiivisesti vinkkejä parhaista tavoista käyttää sovelluksia”, Rauvala kuvailee.

Rauvalan mukaan myös vanhemmat ovat ottaneet sähköisen asioinnin hyvin käyttöön ja rakentavia ideoita asioinnin kehittämiseen on annettu.

”Vanhemmat toivovat muun muassa selkeää näkymää varattujen ja käytettyjen hoitopäivien tilanteesta ja tähän onkin tulossa parannuksia syksyn aikana”, Rauvala kuvailee.