Menestyksekäs monitoimittajamalli rakentuu yhteistyöstä ja tiimihengestä

Pareto oli Fujitsu Finlandin kumppanina toteuttamassa onnistunutta julkishallinnon hanketta monitoimittajamallilla. Yhteisprojektin osapuolet ovat yksimielisiä siitä, että monitoimittajamalli toimii erinomaisesti, kun panostetaan tiimihengen ja luottamuksen rakentamiseen, yhteistyöhön sekä toimivaan kommunikaatioon.

Monitoimittajamalli mahdollistaa projektikohtaisen dream teamin kokoamisen tarvittavan osaamisen perusteella. Onnistuneen lopputuloksen takasi koko tiimin sitoutuminen projektiin, tavoitteisiin ja aikatauluihin, yritystaustoista riippumatta.

Fujitsun senior consultant Mervi Vuorinen kertoo, kuinka projektitiimi hitsautui yhteen, vaikka toimittajat vastasivat periaatteessa eri osa-alueista: “Oleellista ei ollut asiantuntijoiden yritystausta, vaan heidän osaamisensa. Saumaton yhteistyö onnistui, koska kaikki sitoutuivat yhteisiin tavoitteisiin ja aikatauluihin yhtenä tiiminä.”

“Pidimme yhteisiä sessioita ja vaalimme läpinäkyvyyttä kaikkien toimijoiden kesken. Emme halunneet pitkiä kommunikaatioketjuja erillisten projektipäällikköjen kautta, koska ne hidastavat toimintaa ja aiheuttavat väärinymmärryksiä. Vahvuutemme olivat osaavat asiantuntijat ja yhtenäinen tiimi. Nostan erityisesti hattua Pareton Janne Matihaldille, joka onnistui muokkaamaan viestit ymmärrettäväksi eri sidosryhmille ja tuomaan esiin kaikkien toiveet, näkemykset ja tarpeet”, Vuorinen jatkaa.

Projektin ratkaisuarkkitehtina toiminut Pareton Janne Matihaldi kiittää myös asiakasta: “Tämä oli urani onnistunein monitoimittajahanke. Toimittajien valinnalla oli luonnollisesti iso merkitys, mutta myös asiakkaan tapa johtaa hanketta oli keskeisessä roolissa. Heillä oli hyvä ymmärrys tarpeista ja vahva halu kehittää ketterästi. Priorisoimme yhdessä aina kulloinkin olennaisimmat asiat. Projektinhallinta toimi ja meillä oli asiakkaan luottamus.”

Fiksulla kilpailutuksella ja monitoimittajamallilla oikeat osaajat

Laadukas ja hyvin suunniteltu kilpailutus loi pohjan hankkeen onnistumiselle. Projektitiimi suosittelee panostamaan siihen huolellisesti.

“Isoissa järjestelmähankinnoissa, erityisesti julkisella sektorilla, haasteena on usein se, että päädytään hankkimaan ratkaisu, joka ei lopulta ole tarpeeksi hyvä, intuitiivinen tai manuaalityötä vähentävä, koska kilpailutus tehdään hinta edellä”, pohtii Vuorinen, joka on työskennellyt myös tilaajapuolella.

Matihaldi on samaa mieltä: “Kehottaisin miettimään kilpailutuksen vaatimuksia huolella. Mitkä asiat ovat olennaisia parhaan ratkaisun ja sopivimman toimittajan valitsemiseksi? Ei ole hyvä takertua liikaa tiettyihin teknologioihin tai korostaa liikaa tuntihintaa.”

Vuorinen kannustaa hankkimaan parhaan tiimin tarpeen mukaan osa-alueittain. Hän kertoo asiakkaan tehneen tietoisesti päätöksen toteuttaa suuri hanke monitoimittajamallilla: “Tällä tavoin saadaan osakohtaisesti parhaat osaajat mukaan, myös pienempiä yrityksiä, mikä nostaa tekemisen laatua.”

Tarvittavat roolit on syytä miettiä tarkasti sekä toimittajien että oman organisaation puolelta. Tiimiin on saatava henkilöitä, joilla on hyvä tietämys tarpeista tai kyky selvittää ne. “Asiakkaan puolelta tuoteomistajat toivat arjen näkökulmasta asioita, joita tulisi kehittää. Lisäksi projektissa oli mukana esimerkiksi palvelumuotoilija, mikä auttoi tekemään järjestelmästä käyttäjäystävällisen ja intuitiivisen”, Vuorinen kehuu.

Hän korostaa myös osaavan ja kommunikatiivisen arkkitehdin merkitystä. Pareton Janne Matihaldi, jolla oli aiempaa kokemusta vastaavista hankkeista, toimi projektissa kahdessa roolissa: ratkaisuarkkitehtina ja määrittelytyön toteuttajana.

Matihaldin panosta Vuorinen arvostaa suuresti: “Voi sanoa, että Janne oli projektin sydän. Hän on raudanluja ammattilainen, joka pohtii teknisiä toteutustapoja, mutta myös helposti lähestyttävä ihminen, jonka kanssa yhteistyö sujui mutkattomasti.”

“Olen päässyt tekemään yhteistyötä myös muiden Pareton asiantuntijoiden kanssa ja arvostan heidän huippuosaamistaan. Pareton vahvuus on tehokas kokonaisuuden hallinta: tiedetään, mitä tehdään ja tehdään asiat oikeaan aikaan”, Vuorinen tiivistää.