Mitä kaikkea järjestelmän vaihtoprojektissa pitäisi muistaa? Asiantuntija vinkkaa tärkeimmät onnistumiseen vaikuttavat tekijät.

Kun yrityksen IT-järjestelmän vaihto tai päivitys alkaa olla ajankohtaista, on hyvä pitää mielessä muutama pääasia, joiden ennalta huomioiminen helpottaa projektin onnistumista. Järjestelmäinvestoinnin hyödyt toteutuvat vasta, kun projekti on viety läpi ja järjestelmän koko potentiaali otettu käyttöön tehokkaasti.

Senior Consultant Miikka Suikki Palette Softwarelta on työskennellyt monen erikokoisen organisaation kanssa järjestelmän vaihtoprojektien yhteydessä. Suikin mukaan monet asiakkaat ovat valmistautuneet projektiin hyvin, mutta kaikkia projektin sujuvuuden kannalta tarpeellisia asioita ei ehkä tule ajateltua ennalta.

– Ihan ensimmäisenä suosittelisin kilpailuttamaan eri toimittajia, kun järjestelmän uusiminen tulee ajankohtaiseksi. Monet yritykset päätyvät vain päivittämään olemassa olevan järjestelmänsä ilman vaihtoehtoisten ratkaisujen kartoittamista, vaikka jokin muu malli saattaisi palvella asiakkaan tarpeita paremmin, aloittaa Suikki.

Terveydenhuolto- ja hoivapalveluyritys Attendo kilpailutti ostolaskujen käsittelyjärjestelmiä tavoitteenaan automatisaation kasvattaminen. Attendo Suomi -konserni koostuu kymmenistä yrityksistä ja sen yritysrakenne muuttuu jatkuvasti. Jatkuva muutos ja kasvu tuovat haasteita järjestelmänvaihtoprojektille, joten huolellinen valmistautuminen projektiin on ollut ehdottoman tärkeää. Projektipäällikkö, Internal Control Specialist Outi Vainio Attendolta kertoo, kuinka heillä valmistauduttiin vaihtoon kilpailuttamalla eri vaihtoehdot:

– Järjestelmäkartoitus aloitettiin vaatimusmäärittelyllä, jossa kävimme sisäisesti läpi mitä toiminnallisuuksia uudelta järjestelmältä haluamme, mitkä toiminnallisuudet ovat ”must have” ja mitkä ”nice to have”. Pyysimme järjestelmätoimittajia esittelemään järjestelmiään meidän vaatimusmäärittelyn pohjalta – näin saimme hyvän käsityksen siitä, miten järjestelmä vastaa meidän tarpeitamme. Vaatimusmäärittelyssä ja järjestelmäkartoituksessa olivat mukana samat henkilöt, jotka osallistuivat järjestelmänvaihtoprojektiin ja jotka käytännössä työskentelevät järjestelmän kanssa päivittäin.

Ratkaisuissa on toki joitakin eroja, mutta niin on myös toimittajissa – teknisten ominaisuuksien lisäksi kannattaa siis harkita minkälainen toimittaja olisi paras kumppani sekä projektia että jatkossa tapahtuvaa yhteistyötä ajatellen. Ratkaisua valitessa tulisi myös harkita kumman tyyppinen ratkaisu sopii yrityksen tarpeisiin paremmin; lisenssi vai SaaS.

– Yleinen trendi on SaaS-ratkaisuihin suuntautuminen. SaaS on helppo ottaa käyttöön ja aloituskustannukset ovat matalat, mikä tekee siitä houkuttelevan vaihtoehdon etenkin, jos IT on ulkoistettu. On kuitenkin hyvä muistaa, että SaaS-ratkaisuissa on kahta eri toteutustapaa; jaettu ja dedikoitu. Jos ratkaisu on jaettu, sitä käyttävät muutkin yritykset, jolloin sen heikkouksia voivat olla palvelun vakaus, turvallisuus ja asiakaskohtainen muokkaus. Tällöin myöskään päivityksiä ei voi sopia, vaan ne tehdään toimittajalle sopivana ajankohtana, huomauttaa Suikki.

– Perinteisempi On Premise -lisenssiratkaisu taas voi olla järkevä vaihtoehto, jos organisaatiosta löytyy IT-osaamista ja IT- infraan on jo panostettu.

Kun järjestelmäntoimittaja ja ratkaisutyyppi on valittu, voi itse järjestelmän toimittaminen onnistua nopeastikin. Projektin resursointi asiakkaan puolelta on kuitenkin ratkaisevaa, jotta sovittu aikataulu pitää.

– Asiakkaan tulisi suunnitella riittävät resurssit projektin läpiviemiseen. Käytettävissä on oltava tarpeeksi henkilöitä, joilla on riittävä päätösvalta esimerkiksi järjestelmän määritysten suhteen. Näin projektia saadaan vietyä sujuvasti eteenpäin, eikä aikaa kulu odotellessa päätösten hyväksyntää muualta, Suikki kommentoi.

Integraatiot eri järjestelmien välillä vaativat myös hieman yhteistyötä eri toimittajien kanssa.

– Mahdolliset kolmannen osapuolen resurssit on myös huomioitava. Jonkin verran tietoja tai toteutusta saatetaan tarvita esimerkiksi asiakkaan ERP- järjestelmäntoimittajalta, muistuttaa Suikki.

Käytännön järjestelyjen lisäksi sisäinen markkinointi on ehdottoman tärkeää, jotta järjestelmän käyttöönotto sujuu onnistuneesti.

– Johdon on tuettava päätöstä selkeästi, mutta myöskään sisäisen tiedotuksen tärkeyttä ei pidä aliarvioida. Johdon on varmistettava, että kaikki ovat asian suhteen samassa veneessä, jotta projektin lopputulos vastaa tavoitteita mahdollisimman hyvin, Suikki painottaa.

Vainio tukee Suikin kantaa ja kertoo, kuinka Attendon järjestelmänvaihtoprojekti kävi sujuvasti hyvän sisäisen pohjatyön ansiosta:

– Järjestelmän vaihdolla oli vahva johdon tuki. Koimme, että projektin aikaisella sisäisten resurssien mitoituksella oli myös suuri merkitys projektin onnistumiselle.

Projektin malli suhteutetaan projektin kokoon ja asiakkaan tarpeisiin. Tarpeet selvitetään jo myyntivaiheessa, jolloin osataan myös arvioida projektin ohjauksen tarve. Monimutkaisemmissa organisaatioissa saattaa olla tarvetta laajemmalle projektiryhmälle.

– Testaus projektin aikana on erityisen tärkeää. Meillä kaikki suunnittelu, määrittelyt ja toteutus tehdään ensin testiympäristön kautta. Asiakkaalle tehdään testaussuunnitelma ja eri henkilöt voivat testata järjestelmää eri rooleissa, kertoo Suikki Palette Softwaren käytännöstä.

Testaus oli olennainen osa onnistumista myös Attendolla:

– Käytimme paljon aikaa järjestelmän ja liittymien testaukseen. Testauksessa pyrimme käymään läpi kaikki mahdolliset käyttötapaukset ja varmistamaan, että järjestelmä ja liittymät toimivat kuten pitää. Panostimme myös kunnolla testauksen dokumentointiin – näin pysyimme koko ajan selvillä, mitkä asiat ovat vielä avoimia ja mihin vaaditaan korjausta. Kun testausvaihe oli huolella tehty, odotimme käyttöönottohetkeä luottavaisin mielin ja selvisimme käyttöönotosta ilman suurempia yllätyksiä, kertoo Vainio.

Projektin päättyessä yhteistyö toimittajan kanssa jatkuu. Suikin mukaan Paletten järjestelmää kehitetään jatkuvasti asiakkaan tarpeiden mukaan ja asiakkaan ehdotukset otetaan huomioon esimerkiksi versiopäivityksissä. Erilaisilla mittareilla voidaan seurata automaation tasoa ja havaita mahdollisia pullonkauloja prosessissa.

– Jätämme testiympäristön aina tuotannon taustalle ja mahdolliset muutokset viedään aina ensin sinne, jotta asiakkaan työskentely on mahdollisimman vaivatonta. Meille asiakastuki on ylpeyden aihe: Asiakkaat arvostavat paikallista ja suomenkielistä tukipalvelua. Tuotekehityksemme on myös pohjoismainen eli olemme kaikki lähellä asiakkaitamme koko yhteistyön ajan, tiivistää Suikki lopuksi.