Täydellinen ostolaskuprosessi alkaa jo hankinnasta
Sähköinen ostolaskujen käsittely on jo laajasti käytössä Suomessa mikä tarkoittaa, että ostolaskujen dataa käsitellään digitaalisesti. Sillä aikaa, kun suuri osa maailmasta yhä käsittelee paperisia ostolaskuja mappien avulla, Suomessa laskutiedot viedään sähköiseen muotoon verkkolaskujen ja skannausratkaisujen avulla. Verkkolaskujen yleistyessä paperiset ja sähköpostiin lähetettävät pdf-laskut alkavat olla yhä harvinaisempi näky suomalaisella yrityskentällä. Tämä on jo suurelta osin mullistanut sen, miten ostoreskontraa hoidetaan.
Ostolaskuprosessissa on kuitenkin edelleen heikkoja kohtia, jotka hidastavat ostolaskujen etenemistä merkittävästi ja matka täydelliseen ostolaskuprosessiin on vielä pitkä. On kuitenkin monia keinoja tehostaa ostolaskujen käsittelyä – jo ennen kuin ostolasku on ehtinyt edes saapua.
Ostolaskut ovat osa koko organisaation työtä
Vaikka ostolaskut nähdään suurelta osin taloushallinnon asiana, ovat ostolaskut osa koko organisaation työtä. Ostolasku jo itsessään on pitkän prosessin tulos, jossa henkilö on päättänyt hankkia tarvittavan tavaran tai palvelun (esimerkiksi uuden puhelimen), selvittänyt mistä sellaisen pystyy hankkimaan ja tehnyt tilauksen. Jo tässä vaiheessa itse hankinnan kulu on noussut huomattavasti suuremmaksi, kuin ehkä jopa itse hankinnan arvo, mikäli yrityksen hankintaprosessi on epäselkeä. Tämä johtuu tietysti henkilön hankintaan käyttämästä työajasta ja mitä kovapalkkaisempi henkilö on kyseessä, sitä korkeammaksi hankinnan kulu nousee.
On myös merkittävää, että prosessissa on saatettu tehdä jo monia virheitä, jotka tulevat tuottamaan päänvaivaa ostolaskun matkan tulevissa vaiheissa. Ostolasku ei ole ehtinyt vielä saapua, mutta sen matka yrityksen sisällä on jo määritetty. Käyttikö henkilö oikeaa toimittajaa, noudatettiinko hankinnassa yrityksen hankintasopimuksen mukaisia ehtoja ja oliko hankinta yleensä edes tarpeellinen ja hyväksytty ylemmällä tasolla? Hyvin usein vastaus jokaiseen näistä kysymyksistä on kielteinen. Tämä on ymmärrettävä tilanne, mikäli henkilö on halunnut saada pieneltä tuntuvan hankinnan tehtyä mahdollisimman tehokkaasti. Tehokkuus loppuu kuitenkin hyvin nopeasti ostolaskun saapuessa. Tämä vaikuttaa myös vahvasti siihen, mikä on ostolaskun käsittelyn lopullinen hintalappu.
Kun ostolasku vihdoin saapuu, alkaa heikon hankintaprosessin totuus aueta linkki kerrallaan, joka näyttäytyy yritykselle ostolaskun kiemuraisena tienä ja usean henkilön merkittävänä päänvaivana. Kysymysten tulva alkaa; kuka tilauksen on tehnyt, onko tilaus saapunut, täsmääkö ostolasku tilausta ja kenen tehtävä on hyväksyä kulu?
Kun ostolasku lopulta tavoittaa oikean, usein esimiesasemassa toimivan henkilön, hän ei ole täysin varma mistä ostolaskussa on kyse ja miten se tulisi tiliöidä. Kiireessä tehtävä suoritetaan vähän sinnepäin ja toivotaan ettei taloushallinnosta kuulu asian tiimoilta narinaa.
Täydellinen ostolaskuprosessi alkaa jo hankinnasta
Koska sähköinen ostolaskujen käsittely kattaa niin paljon suuremman prosessin kuin vain itse ostolaskun kierrätyksen, me Palettella keskitymme koko hankinnasta maksuun -prosessin tehostamiseen. Ratkaisussamme ostolaskuja, hankintoja, budjetteja ja sopimuksia käsitellään yhdessä saumattomassa järjestelmässä. Näin organisaatiossa pystytään keskittymään pelkän lopputuleman, eli ostolaskun sijasta koko prosessin tehostamiseen.
Paletten avulla henkilökunta pystyy tilaamaan oikeat tavarat, oikeilla hinnoilla ja oikealta toimittajalta. Ostolaskuprosessia puolestaan pystytään helpottamaan automaattisen täsmäyttämisen, automaattisten työnkulkujen ja erilaisten sääntöjen avulla.
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Taloushallinto |
Omat tagit
Rillion - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Rillion - Muita referenssejä
Rillion - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Tecinspire Oy - Dev Team Lead - Kehityksen tiimipäällikkö
- Laura - IT Manager
- Laura - Network Specialist
- Laura - Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
- Laura - Senior Cyber Security Specialist
- Red & Blue Oy - Projektipäällikkö verkkopalvelu- ja verkkokauppaprojekteihin
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Verkkovaraani Oy - Lentorata.fi-sivuston saavutettavuusauditointi
- Innofactor Oyj - Apotek 1 tarjoaa innovatiivisia palveluja Azure Kubernetes -ratkaisun avulla
- Innofactor Oyj - Business Centralin lisäarvoratkaisut tehostavat Domicetin liiketoimintaa
- Efima Oyj - Case Martela: Luottamus ERP-kumppaniin rakentui tehtaan lattialla
- Valve - Korsisaari uudistunut verkkopalvelu
- Valve - Musiikkituottajat – IFPI Finland ry verkkopalvelun uudistus
- Valve - Näytelmät.fi verkkosivusto
Tapahtumat & webinaarit
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 23.05.2024 - Ilmainen BI ja ERP-webinaari: Paradigman muutos
- 28.05.2024 - SprintIT webinaari ti 28.5. klo 10: Odoo Raportointi - Sitä saat mitä mittaat!
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
- 29.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Forbesin maailman parhaaksi valitseman liiketoimintaohjelmiston, Business Centralin, esittely ja demo
- 30.05.2024 - Palvelumuotoilu osana DevOpsia
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Timeless Technology - Milesight UR32L Lite Series teollisuusreititin hintaan 115,00€!
- Innofactor Oyj - Dynasty Asiointipalvelun 3 tärkeintä hyötyä
- Efima Oyj - Microsoft Fabric -sanakirja: esittelyssä Fabricin analytiikkatyökalut
- Staria Oyj - Citycon ulkoistaa pohjoismaiseen talous- ja vuokrahallintoon liittyvät toiminnot Starialle
- Timeless Technology - Perlen 4G ja 5G reitittimet: Virtaviivaista verkonhallintaasi Docker OCI-säilöillä.
- Ready Solutions Oy - Lakehouse – alusta vai tietovarasto moderniin analytiikkakehitykseen?
- Ready Solutions Oy - Mitä on saatavienhallinnan analytiikka?
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |