Osana Karelia-ammattikorkeakoulun Tulevaisuuden työ -hanketta toteutimme ERP-projektin, jossa käyttöönotimme Karelialle Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän koulutuksen ja työelämän tarpeisiin. ERP-projektissa koululle kehitettiin Odoo-pohjainen oppimisympäristö opetuskäyttöön, joka mahdollistaa eri opetusteemojen ja koulutusalojen opettamisen yhdessä järjestelmässä, ohjelmistoon ajetun laajan datapankin ansiosta. 

Tässä artikkelissa ERP-projektin vetäjä, liiketalouden lehtori Aini Simola kertoo kokemuksiaan yhteistyöstä.

Karelia-ammattikorkeakoulu – työelämälähtöisen opetuksen edelläkävijä

Karelia on vuodesta 1992 toiminut joensuulainen ammattikorkeakoulu, jossa arvostetaan monialaisuutta, sekä yhteistyötä yli perinteisten koulutusrajojen. Korkeakoulun eri toimipisteet yhdistävät opiskelun työelämään, sekä tutkimus- ja kehitystoimintaan, vastatakseen tulevaisuuden ja nykypäivän osaamistarpeisiin. Simolan mukaan Karelia pyrkii olemaan kehityksen kärkipäässä hyödyntämällä toiminnassaan useita, oikeita työelämän ohjelmistoja, koneita ja laitteita. Esimerkiksi Netvisor-kirjanpito-ohjelma on ollut liiketalouden opetuksen tukena jo neljän vuoden ajan, mitä ei Karelian käsityksen mukaan hyödynnetä esimerkiksi yliopistotasolla.

Työelämälähtöisyys näkyy laajasti eri koulutuksissa, ja se on Simolan mukaan Karelian vahvuus. ”Esimerkiksi liiketalouden koulutuksessa jo ensimmäisestä vuodesta lähtien tehdään eri kursseilla sellaisia harjoitustehtäviä, joiden toimeksianto tulee työelämästä”.

Karelian ERP-projekti käynnistyi virallisesti vuoden 2022 tammi-maaliskuun aikana, mutta pohjatyöt aloitettiin jo edeltävänä syksynä. Karelialle ERP-projekti oli osa Tulevaisuuden työ -hanketta, jossa koulutusta ja pedagogiikkaa kehitettiin työelämälähtöisesti Collapickin ja Karelian kehittäjäopettajien kanssa. Simola on yksi hankkeen kehittäjäopettajista, jonka päävastuulla oli toiminnanohjausjärjestelmän ja järjestelmän sisältämän datan hankinta. 

Odoo-toiminnanohjausjärjestelmä Karelian eri koulutusvastuiden tarpeisiin

Vaikka eri alojen koulutuksilla on erilaisia tarpeita, monissa asioissa hyödynnetään opetuksen ytimessä Exceliä. Karelian toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan motiivi lähti liiketaloudesta, jonka uudessa opetussuunnitelmassa on edeltäjäänsä vahvemmalla painolla prosessien toiminnanohjaus -opintojakso. Vaikka järjestelmän käyttöä voidaan kurssin myötä linkittää jouhevasti osaksi opetusta, ei se Simolan mukaan ole koskaan ollut opintojakson perimmäinen tarkoitus. “Vaikka kurssi nimensä mukaisesti velvoittaa meitä, ei toiminnanohjausjärjestelmää ole hankittu ainoastaan tämän yksittäisen opintojakson vuoksi. Tavoitteeni ei ole koskaan ollut se, että opettaisimme täällä kapeasti vain ohjelmiston käyttöä, vaan pedagogisesta näkökulmasta ohjelmisto mahdollistaa opiskelijoille eri prosessien hahmottamisen – miten myynti-, varastonhallinta-, tai tuotantoprosessi esimerkiksi etenevät. Plussaa on se, että töitä tehdään sellaisella ohjelmistolla, mikä on käytössä oikeissakin yrityksissä. Väitän, että monelle opiskelijalle on meriitti, että he pystyvät laittamaan CV:h eri järjestelmien käyttökokemuksensa” Simola kiteyttää. 

Erityisesti liiketaloudessa sisäiseen kustannuslaskentaan tarvittiin Excel-laskennan lisäksi oikea yrityselämän ohjelmisto. Odoo-toiminnanohjausjärjestelmää voidaan hyödyntää monipuolisesti yksittäisen koulutuksen sisällä opetuksessa koko opiskelijan opiskeluajan, mutta myös eri alojen koulutuksissa, eikä tarve liiketaloudessakaan rajoitu Simolan mukaan ainoastaan kustannuslaskentaan. “Myös myynti ja markkinointi tarvitsevat ohjelmistoa opetukseen, sillä esimerkiksi yksistään liiketaloudessa sisään otetaan päiväryhmään 90 opiskelijaa joka syksy, joista karkeasti noin puolet suuntautuvat myynnin ja markkinoinnin puolelle ja toinen puoli taloushallinnon puolelle. Myynti ja markkinointipuolella ohjelmistoa voidaan hyödyntää esimerkiksi verkkokauppatoimintojen opettamiseen tai demota myyntiputken hallintaa CRM-moduulin avulla. Konetekniikka voi vastaavasti hyödyntää ohjelmistoa tuotannon suunnitteluun, valmistukseen ja varastonhallintaan. ICT-koulutuksen tarve oli saada ohjelmisto projektiopintoihin, mutta ohjelmiston valintaan vaikutti kriittisesti myös koulutusvastuun tarve päästä niin sanotusti ohjelmiston konepellin alle, minkä mahdollistaa Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän pohjautuminen avoimeen lähdekoodiin”.

Seitsemännellä yrityksellä onnistuneeseen ERP-hankkeeseen

Collapick valikoitui palveluntarjoajaksi hinnan, mutta myös asiakasymmärryksen vuoksi. ”Me emme ole liikeyritys vaan koulutusorganisaatio, ja meidän tarpeemme ovat erilaiset kuin yritysmaailmalla. Collapickilta vaadittiin hyvin erilaista ajattelutapaa, ja siellä hoksattiin heti ohjelmistotarpeemme, sekä erot perusyrityksen tarpeisiin. Yritys ei vastaavasti tarvitse valmista dataa ohjelmistoon, sillä se tuottaa sitä jatkuvasti itse. Tarvitsimme ohjelmistoon nimenomaan tietynlaisen, valmiin datan, ja Collapick ymmärsi minkälaista dataa sinne tarvitaan. Yritysmaailmassa prosessit ovat hiottuna ja mietittynä suhteellisen valmiiksi, tai yrityksellä on jo ennestään tietty tapa toimia – jota hekin mahdollisesti pääsevät päivittämään uuden ohjelmiston myötä. Meillä ei ole valmiita prosesseja, vaan voimme keksiä niitä” Simola kuvaa koulutusorganisaation ja liikeyrityksen eroja. 

Simola on työskennellyt Kareliassa kuusi vuotta ja on seitsemäs henkilö, joka pyrkii viemään ERP-ohjelmistoa Karelian koulutusten käyttöön. Miksi projektissa onnistuttiin tällä kertaa, kiteytyy ensisijaisesti järjestelmän sisältämään dataan, joka on ollut aiemmissa ERP-projekteissa järjestelmien merkittävin heikkous. “Tarve oli nimenomaan ohjelmistolle, joka sisältää todellista, pysyvää dataa hyödynnettäväksi eri opetustehtäviin, ettei joka kerta jokaiseen tehtävään tarvitsisi keksiä uudestaan lukuja, ja miettiä keksittyä Case-yritystä. Tyhjiä ohjelmia tai valinnaisella datalla olevia ohjelmistoja meilläkin on vuosien saatossa ollut, mutta emme tee sellaisella mitään. Nyt olemme saaneet haluamamme datasisällön ostettua Collapickilta.” Simola kuvaa.

Toisena kulmakivenä projektissa kiinnitettiin korostetusti huomiota järjestelmämäärittelyyn. “Aikaisemmin käyttämämme ohjelmistot on hankittu yksittäisen koulutusvastuun hetkellisiin tarpeisiin, Tässä hankinnassa on pyritty huomioimaan useiden koulutusvastuiden tarpeet, kuten myös tulevaisuuden, sekä Karelian muiden kuin määrittelyssä mukana olevien koulutusten tarpeita, jotta ohjelmisto olisi tarpeeksi taipuisa vielä vuosienkin päästä” Simola kertoo. 

Odoo-oppimisympäristöllä tukea liiketoiminnan prosessien ymmärtämiseen

Odoo-toiminnanohjausjärjestelmä on räätälöity opetuskäyttöön Kareliaa varten. Se käyttöönotettiin syyskuussa 2023, ja on ollut käytössä Karelian liiketalouden ja konetekniikan koulutuksissa yhteensä kolmella eri opintojaksolla. 

Opettajaportaaliksi tai oppimisympäristöksi nimetyssä mallissa henkilökunta kirjautuu ja perustaa kullekin opintojaksolle tarpeensa mukaisen ”harjoitusyrityksen” hallintapaneelin kautta, ja valitsee siihen haluamansa määrän niin sanottua pohjadataa kolmesta vaihtoehdosta. Opiskelijat kirjautuvat opintojaksolle määriteltyyn Case-yritykseen verkkoselaimella, jonka osoite on määritelty yksilöidysti yrityksen perustamisvaiheessa. Siten opetus sekä harjoittelu on mahdollista ajasta tai paikasta riippumatta. 

Odotukset järjestelmälle ovat kovat, ja tähän mennessä saatu palaute on ollut positiivista. Opiskelijoiden mielestä Odoon käyttö tukee paremmin ”todellisten ammattitaitojen” kehittymistä, ja liiketoiminnan eri prosessien ymmärtäminen helpottuu Odoon käytännön harjoitustehtävien avulla. Liiketoimintaprosessien hahmottaminen onkin järjestelmän merkittävin lisäarvo myös opetuksen kannalta. “Voimme demota ja opettaa opiskelijoille monia eri asioita järjestelmän avulla. Myynnin prosessi on esimerkiksi helpompi hahmottaa, kun näet sen konkreettisesti toteutettuna ohjelmalla, kuin että se selitetään sinulle Powerpoint-dialla tai kirjasta lukemalla. Oppimista voidaan tukea tehtävillä, kuten kehotetaan piirtämään prosessikaavio tilauksesta toimitukseen. Silloin oppilaat pysähtyvät pohtimaan mitä tulikaan tehtyä, eikä asiaa pureskella heille valmiiksi. Onkin mielenkiintoista nähdä oppilaiden päättelyketju, mikä on heidän mielestään loogisin tapa lähestyä asiaa, sillä prosessi voidaan viedä läpi esimerkiksi CRM:n tai myynnin kautta”.

Odoo ERP-projektilla rajoja rikkovaa opetusta ja vahvempaa koulutusvastuiden välistä yhteistyötä

Karelian Tulevaisuuden työ -hanke kesti kaiken kaikkiaan kolme ja puoli vuotta, päättyen vuoden 2023 lopussa. ”Onhan tämä ollut pitkä prosessi, mutta hieno matka. Yhteistä tarvetta ohjelmistolle ja datalle on nähty pitkään, ja niistä on keskusteltu kahvihuoneissa insinööripuolen opettajien – varsinkin konetekniikan kanssa. Emme varmasti koskaan pääse täysin irti siitä, että konetekniikan opiskelijoilla on eri kurssit kuin liiketalouden opiskelijoilla, mutta tämä on ensimmäinen ERP-projekti “sen seitsemännellä yrityksellä”, joka kuitenkin yhdistää eri koulutusvastuita. Ehkä pystymme rakentamaan rajoituksista ja tietyistä raameista huolimatta yhteistä keskustelua ja konkreettisia toimenpiteitä, ja vahvistaa koulutusten välistä yhteistyötä” Simola pohtii. 

Hankkeen päätyttyä työaikaa ei enää ole määriteltävissä ERP-projektille, ja mahdolliset jatkokehitykset on sovitettava oman opetustyön oheen, opettajan oman kiinnostuksen mukaan. Koska opetussuunnitelmissa ei yleisesti määritellä järjestelmien käyttöä osana opetusta, on esimerkiksi ERP-järjestelmän hyödyntäminen koulutuksessa täysin opettajasta kiinni. ”Saako opettaja järkevästi ympättyä järjestelmää opetukseen tai millä tavalla haluaa asioita opettaa”. 

Simolalle toiminnanohjausjärjestelmän liittäminen osaksi opetusta on ollut kuitenkin luontevaa. “Se riippuu paljon ihmisestä, mutta itse opetan asioita mieluiten käytännön tekemisen kautta millä tahansa kurssilla. Näkisin että se on muutenkin valtaosalle opettajissa luontevaa, vaikka järjestelmä onkin kaikille vielä uusi. Opettelemme sitä suunnilleen samassa tahdissa oppilaiden kanssa, minkä mielestäni oppilaatkin ovat ottaneet hyvin vastaan. Nuoret oppivat joitain asioita valtavan paljon nopeammin!” Simola naurahtaa.

Toiminnanohjausjärjestelmän jatkojalostusta integraatioita hyödyntämällä

Kareliassa on keskusteltu järjestelmän hyödyntämisestä laajemmin eri opintojaksoilla esimerkiksi ICT-koulutuksessa, ja selvityksen alla ovat ohjelmiston hyödyntämismahdollisuudet myös opinnäyte- ja kehittämisprojekteissa. ”Toki meidän, kuten myös Collapickin kanssa on mietittävä sitä, miten dataa kehitetään ja täydennetään.”

Toiveissa on ollut järjestelmä, joka mahdollistaa myös muiden ohjelmistojen linkittämisen samaan kokonaisuuteen, jonka myötä prosesseja voidaan havainnollistaa opetuksessa entistä laajemmin. Seuraavaksi Karelian tavoitteena on taloushallinto-ohjelmiston eli Netvisor-koulutusympäristön integrointi Odoo ERP-järjestelmään. “Avoimia rajapintoja hyödyntämällä järjestelmää on mahdollista jatkojalostaa vielä paremmin erilaisten koulutustarpeiden käyttöön, esimerkiksi talotekniikan sensoreiden tai konetekniikan robottien integrointiin. Ohjelmisto mahdollistaa vaikka mitä, kunhan meillä on aikaa jatkojalostaa sitä” Simola kiittelee. 

Miksi Simola suosittelisi Collapickia muille koulutusoeganisaatioille, kiteytyy opettajaportaalin ainutlaatuisuuteen, asiakasymmärrykseen sekä hinnoitteluun. “Minun ymmärrykseni mukaan olette ainoa organisaatio, joka on tehnyt tällaisen toteutuksen Suomeen. Teillä on myös ymmärrys koulutusmaailman tarpeista, ja järjestelmän pohjautuminen avoimeen lähdekoodiin on pelkkää plussaa. Koulutusorganisaatioissa ei yleisesti ottaen ole rahaa maksaa mistään ylimääräisestä, ja useimmat toteutukset tehdään aina hankerahalla. Tällaiseen toteutukseen hankerahaa on yleensä mahdollista saada. On myös huomioitava, että yleensä koulutusorganisaatiot eivät pysty hankkimaan oppimisympäristöksi sellaista järjestelmää, joka sisältää säännöllisiä kuukausittaisia lisenssimaksuja tai käyttäjämääriin perustuvia kuluja”.