Nyky-yhteiskunnassa järjestelmien hyödyntäminen on yritykselle ratkaisu pärjätä kilpailukykyisesti markkinoilla, sillä sen kasvu ja kannattavuus paranevat järjestelmän käyttöönoton myötä. 

Pro-Machining Oy on CNC-koneistuspalveluja tarjoava konepaja, joka käyttöönotti ensin kevyen ERP-ratkaisun. Yhteistyön saatossa yritys on kuitenkin kasvanut merkittäväksi Collapickin tuotekehityskumppaniksi kohti parempia teollisuuden ohjelmistoratkaisuja.

Odoo-pohjaisen järjestelmän tavoitteena selkeyttä sekä helppokäyttöisyyttä yrityksen prosesseihin

Pro-Machining Oy:llä ei ollut käytössään ERP-järjestelmää, ja yrityksen tehdaspäällikkö Esa Kontkasen mukaan suurin osa tarvittavista tiedoista, kuten tilauksista ja tarjouksista säilyivät yrittäjän muistissa sekä sähköpostissa. Ruuhkatilanteissa avuksi otettiin Excel. “Voisi sanoa, että ihan tarpeeseen tuli jonkinlaisen ohjelman hankinta. Kun toiminta kasvaa ja tarjouskannat sekä tilauskannat lisääntyvät, ei kenenkään ihmismieli tai muisti pysy siinä enää mukana. Tarvitaan kättä pidempää, ja siihen tarpeeseen tätä ohjelmaa lähdettiin kartoittamaan”.

Järjestelmällä haluttiin selkeyttää tuotannon työjonoa sekä ratkaista haasteet tilausten kirjaamisessa. “Työjono piti saada jonnekin selkeästi näkyviin ja helposti luettavaan muotoon. Lisäksi meillä on useiden kymmenien nimikkeiden tilauksia, ja niitä kirjattiin ensin ylös Excel-listalle ja sen jälkeen vielä uudelleen Procountor-laskutusohjelmaan – se on moninkertaista työtä” Kontkanen summaa. Manuaalisen työn vähentäminen onkin yksi järjestelmän merkittävimmistä hyödyistä. “Nyt syötät nimikkeen kerran järjestelmään ja se menee samanlaisena myös Procountoriin”.

Collapick valikoitui kumppaniksi suositusten kautta. “AM-Koneistukselta saimme hyvät suositukset, ja yritys tekee hyvin samanlaista tuotantoa kuin me teemme. Muutamasta muusta kilpailevasta ERP-järjestelmästä on koettu tai kuultu sen verran huonoja käyttäjäkokemuksia, että ne karsiutuivat sillä pois, ja liian suuriin järjestelmiin ei ole järkeä eikä mitään mahdollisuuttakaan lähteä. Yrittäjä katsoi tuotteen sopivan teollisuusalalle hyvin, ja alkukartoitus saatiin tehtyä vielä suhteellisen vähäisellä panostuksella. Kyllähän se hinta myös sanelee paljon sitä valintaa” Kontkanen kiteyttää.

Pro-Machining aktiivisesti mukana Collapick Tempo -lisäosien tuotekehityksessä

Alkukartoituksen ja ensimmäisten järjestelmähahmotelmien jälkeen projekti lähti etenemään nopeasti ja näppärästi. Kevyen ERP käyttöönoton jälkeen ohjelmistoa on laajennettu vastaamaan paremmin yrityksen tarpeita. Suurimman asiakkaansa tilaukset Pro-Machining voi viedä Excel-importerilla suoraan Collapick Odoo ERP-järjestelmään myyntitilaukseksi. Yritys on toiminut myös aktiivisena pilottina Collapickin tuotekehityshankkeissa, kuten työaikapankissa sekä tuotannon Ganttissa. Kehitetyt ominaisuudet on otettu käyttöön myös muilla asiakkailla. 

Kontkaselle tuotekehittäjän ja testaajan rooli on ollut mieluinen. “Se on itselle aika luontevaa. Edellisessä työpaikassa olin enemmän suunnittelu- ja tuotekehityspuolella, jossa oltiin tekemisissä myös ohjelmistojen kanssa. Tällaiset kehityshankkeet ovat niin sanotusti yleensä niitä ikuisuusprojekteja, joihin palaa aina kun on vähänkin taukoa tästä jokapäiväisestä työstä. Tätä viedään silloin eteenpäin, ja olen itse kyllä tykännyt, sillä uskon sen vievän yritystäkin eteenpäin. Kun tässä on itse aktiivisesti mukana, niin on myös Collapick. Enemmän hyötyä on siitä, että asiaa yritetään viedä tasaisesti eteenpäin eikä sitten silloin tällöin”.

Vaikka kehitystyö on kesken, Kontkanen on tyytyväinen tuotteeseen isossa kuvassa. “Järjestelmän räätälöinti on toiminut. Ehkä itsekään emme ole aina tienneet mitä haluamme, mutta sitä mukaa kun on järjestelmää käytetty, on tullut niitä toiveita mitä on sitten toteutettu” Kontkanen pohtii.

Myös palvelutaso sekä tekninen tuki saavat Kontkaselta kiitosta, myös suosittelumielessä. “Palvelu teiltä meille on ennen kaikkea teknistä tukea, joka on jatkuvassa käytössä – ja toiminut kyllä erittäin hyvin. Tuen vasteaika on kunnossa. Projektihenkilöstö ottaa kaikki huolet ja tyhmätkin kysymykset huomioon, ja kysymyksiin saa selkeät vastaukset ennemmin tai myöhemmin, jopa vuorokauden sisällä. Otatte todella hyvin ideoita vastaan ja sanotte rehellisesti, jos jokin asia ei onnistu. Yhteistyö on ollut hyvin helppoa ja luontevaa”.

Tuotteesta hyvän tekee sen modulaarinen rakenne, helppokäyttöisyys sekä selkeys, jotka tekevät Collapick Odoo ERP-järjestelmästä* (Odoo-ERP Collapick Tempo -lisäosilla*) suosittelemisen arvoisen. “Kaikkein isoin hyöty yleismaallisesti on ohjelman selkeys ja käytännöllisyys. Kaikki tieto löytyy helposti, selkeästi ja nopeasti. Jokainen moduuli on tehty todella selkeän näköiseksi, ja ohjelmaa ei tarvitse kovin pitkään ihmetellä, kun löytää jo tarvittavia asioita ja tietoja. Myös ohjelman räätälöitävyys ja nimenomaan kohtuudella toteutetut räätälöinnit ovat iso plussa” Kontkanen kehuu.

Collapick Odoo -ERP:llä sujuvaa myyntiä, helppoa tiedon jakamista sekä läpinäkyvyyttä yrityksen toimintaan

Alkutilanteeseen verrattuna tuote on saavuttanut Kontkasen mukaan sille asetetut tavoitteet ja odotukset. “Meillä on nyt kaikki tarjoukset sekä tilaukset järjestelmässä. Toukokuusta asti kaikki isoimmat ostotilaukset on tehty Collapick Odoo -ERP:n kautta, sekä tietysti tuotteen vastaanotot ja muut. Järjestelmä on mielestäni vienyt yritystä eteenpäin hyvinkin paljon”.

Hyödyt ohjelmasta ja yhteistyöstä konkretisoituvat eritoten omassa päivittäisessä työssä. “Jos miettisin omaa työtä ilman Collapickia ja Odoota, niin kyllähän sitä olisi aivan sekaisin. Ei siitä tulisi yhtään mitään, jos suoria tilauksia ja tarjouksia pitäisi edelleen laittaa Exceliin. Myyntipuoli olisi aivan levällään ja oma pää olisi levinnyt monta kertaa ilman Collapick Odoo ERP-järjestelmää. Tähän ensimmäiseen askeleeseen, jossa asiakkaalta tulee meille tilaus tai tarjous, se on tuonut ison hyödyn ja niin paljon selkeyttä. Asiat eivät myöskään ole vain yhden henkilön varassa. Kun lyön tiedon järjestelmään, se on kaikkien nähtävillä, eikä tiedonsaanti ole riippuvaista siitä, olenko minä lomalla tai poissa. Kaikki tiedon jakaminen on hyvin helppoa, koska sitä ei periaatteessa tarvitse enää jakaa ja tehdä erillisenä työnä. Se on kyllä iso hyöty” Kontkanen pohtii.

Yksittäisistä järjestelmämoduuleista ja lisäosista Collapickin työajanseuranta on yritykselle tärkeä, sillä Pro-Machining maksaa itse palkkansa koko henkilökunnalle. “Läsnäolokirjaus helpottaa, sillä Collapick Odoo -ERP:ssä on tarkat tunnit, joista voidaan katsoa tarkat työpäivät. Ne eivät ole missään muistin varassa vaan kirjallisena, sillä itse en luota omaan päähäni yhtään. Heti jos tulee jotain erikoista, laitan sen järjestelmään ylös, kuten esimerkiksi työntekijä on tänään pitämässä joustoja tai sairaana. Tiedot voi aina tarkistaa järjestelmästä, kun sitä ei enää viikon päästä muista” Kontkanen kuvaa.

Kontkanen arvostaa omassa työssään erityisesti Myynti-moduulia, sekä työjonoja. “Esimerkiksi Myynnin aloitusnäyttöä tulee katsottua päivässä hyvinkin paljon. Sellaisella pikavilkaisulla voi katsoa, paljonko meillä on myyntitilauksia jonossa ja mikä on tuotannon tilanne. Tuotannon puolella tärkeä toiminto on työjonot, jossa meillä on valmistustilaus joka ikisestä osasta, joka meiltä on tilattuna. Tulevaisuutta ajatellen näen hyötynä sen, ettei ohjelman kapasiteetti lopu tähän. Kun kasvamme, tulee enemmän henkilöstöä ja monimutkaisempia kokoonpanoja tuotettavaksi – järjestelmä kasvaa meidän mukana. Meidän ei tarvitse vaihtaa järjestelmää viiden vuoden päästä, koska olemme isompi firma. Tiedän että Collapick Odoo -ERP pystyy palvelemaan meitä silloinkin”.

Kokemus arvostetuksi tulemisesta liittyy pitkälti yhdessä kehittämiseen. “Ainakin tällä hetkellä pilotti asiakkaana toimiminen tuo sellaisen kokemuksen. Kun Collapick kohtelee asiakkaitaan yksilöllisesti, niin yhteistyö tuntuu merkitykselliseltä. Jokainen otetaan niin sanotusti omana itsenään huomioon. Arvostus ilmenee näissä kehitysprojekteissa sekä projektitiimin vastauksissa, he osaavat kyllä hommansa” Kontkanen kiittelee. 

Lue lisää Tempo teollisuus -lisäosista täältä