Toivalan Metalli on 45-vuotias alihankintayritys Siilinjärven kupeessa Toivalassa, joka valmistaa mittatilaustyönä tuotteita ja osia kaikenlaisista metallilaaduista. Tässä asiakastarinassa yrityksen toimitusjohtaja Juha Kolehmainen sekä hitsauksen työnjohtaja Toni Pasanen kertovat, kuinka Collapick Tempo -Odoo ERP teollisuuteen taipuu yrityksen monipuolisen toiminnan tueksi.

 Toivalan Metalli – metallialan alihankinnan moniottelija

Toivalan Metalli omaa monipuoliset palvelut kohtuullisen pieneksi konepajaksi, sillä se tekee laserleikkausta, laser 3D-mitoitusta, osavalmistusta, kokoonpanoja, levyleikkeiden hiontaa, särmäystä, teräs- ja alumiinihitsausta, putkentaivutuksia, putkenpään muokkauksia sekä myös muovin 3D-tulostusta. 

Yritys panostaa erityisesti palvelun laatuun, ottamalla paljon vastuuta tuotteen valmistamisesta asiakkaan tyytyväisyyden takaamiseksi. Asiakkaalle pyritään tarjoamaan aina jonkinlainen ratkaisu, sekä tarjoamaan tuotteen valmistus kokonaisuudessaan Toivalan metallin kautta.

Yrityksen toimintaympäristö on varsin monimuotoinen, sillä puhtaana alihankintayrityksenä se valmistaa omien tuotteiden sijaan muiden yritysten tuotteita pääsääntöisesti tilausohjatusti. ”Olemme itse alihankkijoina ja käytämme apuna muita alihankkijoita. Kun toiminta on monitahoista ja sakaroita joka suuntaan, se vaatii järjestelmältäkin joustavuutta ja muuntautumiskykyä” Pasanen luonnehtii.

Collapick Tempo -Odoo ERP:llä kokonaisuus hallintaan ja lisätehoja toimintaan

Ennen Collapick Tempon hankintaa yritys käytti varsinaisen ERP-järjestelmän sijaan projektin seurantaohjelmistoa, jota tukivat lisäksi Excel sekä sähköposti. Yritystoiminnan kasvaessa yhdistelmä osoittautui kuitenkin liian kevyeksi ratkaisuksi, sillä ohjelmistolla ei pystytty tekemään ostoja suoraan järjestelmästä, kuormittamaan resursseja ja koneita tai hallitsemaan tuoterakenteita. Viestiminen ainoastaan oman sähköpostin kautta hankaloitti informaation kulkua kaikille tarvittaville osapuolille, ja yrityksen kahden eri hallin välinen viestintä haluttiin kaikille läpinäkyväksi yhteen järjestelmään.  

Suurimmaksi tavoitteeksi muodostuikin kokonaisuuden hallinta ainoastaan yhden ohjelmiston sisällä. ”Uudella järjestelmähankinnalla haettiin lisää tehoja toimintaan, jotta kaikki vaiheet sujuisivat talon sisäisesti, että alihankkijoidenkin suhteen jouhevasti” Pasanen luonnehtii.

Toivalan Metalli hyödynsi ERP-järjestelmähankinnassa ulkoista konsulttia, joka vertaili ja esitteli yritykselle eri palveluntarjoajia. Collapick tuli tarjouskilpaan mukaan jokerina viime metreillä. ”Olimme nähneet demoja muilta toimijoilta, kunnes teidän demonne tuli. Jokaisella sitä seuranneella tuli sen jälkeen sellaiset fiilikset, että tässä taitaa olla se mitä me tarvitsemme. Tottakai iso merkitys on itse demolla miten järjestelmää esitellään, mutta toisaalta järjestelmän sisältö, joka saadaan kuvattua laajasti noin lyhyessä hetkessä vakuutti. Collapickilla on helppokäyttöliittymät, ja järjestelmä vaikutti näin ERP-ummikollekin yksinkertaiselta verrattuna kilpailijoiden tuotteisiin” Kolehmainen kuvaa.

ERP-järjestelmän käytännön ratkaisut tekevät arjesta sujuvampaa Toivalan Metallin eri osastoilla

Kokonaisuutta lähdettiin rakentamaan osastokohtaisesti pala kerrallaan. Toivalan metallilla on kolme tuotannon osa-aluetta, jotka toimivat omina yksiköinään ja joilla on oma johtonsa – putken taivutus sekä hitsaus toimivat samassa rakennuksessa ja kolmas yksikkö, levyosasto samalla tontilla omassa rakennuksessaan. 

Pasasen mukaan yrityksellä oli esittää vaativia ja vähemmän vaativia toiveita, ja järjestelmää onkin mukautettu Toivalan yritystoiminnan mukaiseksi. ”Collapick on tehnyt meille aika paljon muokkauksia, mitkä helpottavat toimintaamme päivittäisessä käytössä. Niiden ei välttämättä tarvitse olla mitään kovin monimutkaisia asioita. Meille toteutettiin esimerkiksi sellainen informaationappi, jolla voidaan viestiä kaikille, kun tavarat ovat lähteneet pintakäsittelyyn. Siitä jää myös lokitieto, milloin kyseinen toiminto on tehty” Pasanen täsmentää.

Järjestelmän käyttö lähti sujumaan täysin kerrasta ilman ongelmia, vaikka yrityksen tapa toimia lattiatasolla muuttui täysin siitä, mitä se oli edellisen järjestelmän kanssa. Jokaisella on nyt oma tabletti, josta työvaiheita käynnistetään ja kuitataan valmiiksi. Collapick Tempo on otettu todella hyvin vastaan kaikilla osastoilla, jota edesauttoi merkittävästi Toivalan Metallin käyttöönoton aikainen aktiivisuus, jossa tuotteiden ja rakenteiden luontiin tehtiin ohjeita yrityksen sisällä.

Collapick Tempolla työnjohdolle työkalut tuotannon hallintaan ja seurantaan

Entiseen verrattuna ERP-järjestelmästä saatava päivittäinen informaation määrä on Pasasen työn kannalta merkittävä, nimenomaan tuotannon sisäisten tapahtumien tehokkaan hallinnan ja toteutuksen näkökulmasta. ”Järjestelmässä paras asia on informaatiomäärä, joka liittyy erityisesti työvaiheisiin – mitä on valmistunut mihinkin tuotteeseen, ja onko työ jo mahdollista siirtää jatkojalostukseen. Näen mitä järjestelmään tulee, mitä sieltä lähtee, mitä tapahtuu sillä välillä, millä aikavälillä ja kenelle. Itselleni iso asia mikä helpottaa kummasti” Pasanen luonnehtii.

Tuotannon työvaiheiden- sekä työkuorman hallinta ja seuranta ovat etenkin Pasaselle työnjohtajan asemassa tärkeitä. ”Minua hyödyttää eniten tuotannon sisäinen aikataulu, ja varsinkin tieto siitä, paljonko meidän tekemistä tuotteista kulkee hitsaamon kautta, jotta niitä osataan esivalmistaa oikeaan aikaan putkentaivutusosastolla tai vastaavasti kokonaan toisella hallilla levyosastolla. Järjestelmästä saan tiedon valmiina, missä vaiheessa muilla osastoilla ollaan tuotteen kanssa menossa, eikä kenellekään tarvitse soittaa tai kävellä toiselle hallille katsomaan, onko tietty toiminto jo tehty. Se tieto näkyy saman tien tietokoneen tai tabletin ruudussa, se on ihan huima kehitys” Pasanen kiittelee.

Aikaisemman järjestelmän kanssa myös jälkilaskenta oli hankalaa, käytännössä melkein mahdotonta. ”Nyt kun kaikki parametrit saadaan asetettua Collapick Tempoon, niin saamme jälkilaskennastakin tuloksia, kuten varastoarvot” Pasanen täsmentää.

Myös yrityksen käytössä oleva työajanseurannan lisäosa on osoittautunut uutena toimintona mieleiseksi. ”Työaikapankkitoiminnosta on tullut työntekijöidenkin puolelta positiivista viestiä. Olemme integroineet pekkaset pankkiin, jolloin jokainen työntekijä voi seurata tuntikertymiään sieltä – missä ollaan menossa ja paljonko on vielä pitämättä. Lomatyökaluilla jokainen merkkaa järjestelmään lomansa, vapaansa, sekä sairaslomansa, ja info on saatavilla milloin vain” Pasanen kertoo.

Asiakkaan toimintaan paneutumalla ja joustavilla aikatauluilla onnistuneeseen käyttöönottoon

Kolehmaisen mukaan palvelu on toiminut todella hyvin. ”Projektipäällikkö todella paneutui meidän toimintaamme, ja on varmasti joutunut käyttämään siihen useamman ajatuksen ja työtunnin. Se on auttanut todella paljon käyttöönotossa, että tiedetään millä tavalla meillä hommat tehdään. Nyt olemme siirtyneet tuohon yleisen tukipalvelun piiriin, mikä alkuun vähän mietitytti – miten meidän käy, jos emme saa projektipäällikköä enää tueksi. Onneksi projektipäällikkö selvensikin, että vaikka pyyntö laitettaisiin yleisen tuen piiristä, se tavoittaa tarvittaessa hänetkin. Tuki on toiminut oikein hyvin” Pasanen luonnehtii.

Vaikka järjestelmän käyttöönotto viivästyi Toivalan Metallin omien kiireiden takia, Collapick pystyi taipumaan muuttuneeseen aikatauluun. ”Viivästys ei aiheuttanut minkäänlaista – tai ainakaan meille päin näkyvää harmia. Collapick pystyi joustamaan aikatauluissa silloin, sekä käyttöönottoprojektin kiihdyttyä loppua kohden. Vaikka yrityksellä on varmasti muitakin projekteja käynnissä samaan aikaan, aikaa löytyi myös meille” Kolehmainen kiittelee.

Collapickin valttikortteina joustava sekä asiakaslähtöinen toimintamalli

Suosittelumielessä Collapickin etuja ovat Kolehmaisen mukaan yrityksen pieni koko ja ketteryys. ”Jos olisimme toimineet jonkun ison ERP-toimijan kanssa, en usko että kaikki olisi mennyt näin joustavasti”. Joustavuuden lisäksi Pasanen listaa hyveeksi myös asiakaslähtöisen toimintatavan. ”Collapickilla on halu toteuttaa asiakkaan toiveita niin, että asiakas hyötyy aidosti lopputuloksesta. Vaikka joku pyyntö on voinut kuulostaa turhalta, ei missään vaiheessa ole tullut sellaista fiilistä, että he eivät lähtisi mielellään miettimään ja tarjoamaan ratkaisuja. ”

Se, miten Collapick arvostaa Toivalan Metallia asiakkaana näkyy Kolehmaisen mukaan joustavina ja nopeasti saatavina palavereina, kuuntelemisena, ja asiakkaan ymmärtämisenä. ”Toimintamme on kuitenkin varmasti hyvin erilaista kuin toisilla Collapickin asiakkailla. Meillä on niin paljon erilaisia asiakkaita, töitä ja tuotteita, jotka poikkeavat toisistaan – siitä meidän härdelli ja sekametelisoppa syntyy. Olisi helppoa, jos tekisimme ainoastaan muutamaa tuotetta ja ne menisivät aina samalla kaavalla. ”

Yhteistyöltä toivotaan samaa sujuvuutta ja jatkuvuutta, kuin mitä tähänkin asti. ”Ehkä tulevaisuudessa osaamme ajatella asioita eri tavalla jonkin ongelman edessä. Varmasti tulee sellaisia toimintoja, joita pystyy hoitamaan ja ratkaisemaan järjestelmän avulla. Sellaisiin tilanteisiin toivomme, että Collapick tarttuu samalla aktiivisuudella kuin tähänkin asti” Pasanen summaa.