Kärkölän Sähkö Oy on vuonna 2001 Järvelässä perustettu sähköasennuksiin ja teollisuuden kunnossapitoon erikoistunut yritys, jonka asiakaskuntaan kuuluu niin teollisuusyrityksiä, rakennusliikkeitä kuin yksityisasiakkaitakin. Parhaillaan kolmen hengen voimin töitä paiskovassa yrityksessä uskotaan siihen, että pienen ja hyvän porukan kesken myös asiakkaita pystytään palvelemaan parhaiten.

– Meidän toimintamme on aika nuorekasta ja haasteita vastaanottavaa. Asiakkaiden suuntaan varmasti joustavuus on se suurin juttu. Me emme koskaan ole olleet kellon kanssa turhan tarkkoja ja työntekijät venyvät tarvittaessa todella hyvin. Yksin tätä orkesteria ei tarvitse johtaa, kun on hyvä porukka ympärillä, toimitusjohtaja Jyrki Törmänen kertoo.

Ultimasta lääke ongelmiin

Yrittäjän arjessa on paljon velvoitteita myös varsinaisen päätyön lisäksi, ja ilman toimivia järjestelmiä niiden hoitaminen voi käydä työlääksi. Tämä oli tilanne myös Kärkölän Sähköllä vielä vajaa viisi vuotta sitten.

– Tuolloin meillä oli palkanlaskennasta ja kirjanpidosta alkaen kaikki toiminnot levällään niin monessa paikassa, että esimerkiksi laskutuksen seuranta ja ylipäätään kokonaisuuden pitäminen nipussa oli vaativaa. Itselläni alkoi työmäärä kasaantua ja jouduin tavallaan irti siitä leipätyöstä, kun keskittyminen meni muihin asioihin. Siksi halusin yritykseen toiminnanohjausratkaisun, joka helpottaisi omaa tekemistä.

Admicom Ultimaan Törmänen tutustui sattumalta jutellessaan järjestelmän tuntevan sukulaisensa kanssa. Keskustelun edetessä heräsi ajatus, että Ultimalla yrityksen toiminnot saataisiin järkevästi hallintaan.

– Itselläni oli todella paljon hommaa siinä vaiheessa ja kun kerroin ongelmistani, Ultimasta tuntui löytyvän lääkkeet niihin kaikkiin. Siitä lähdin ajatusta pyörittelemään ja lopulta myös edistämään. Olin todella tyytyväinen siihen, kuinka yrityksemme asioita lähdettiin viemään Admicomilla eteenpäin. Omia asioitani selkiytti paljon se, että sain kaikki palvelut yhdestä paikasta ja pystyin luottamaan siihen, että saan aina vastaukset kysymyksiini.

Heinäkuussa 2017 alkaneella yhteisellä matkalla Törmänen on arvostanut Admicomin tapaa hoitaa asioita asiakkaan suuntaan. Hyvä yhteistyö on ollut läsnä myös toimittaessa Admicomin tilitoimiston kanssa, jonne yritys siirsi palkanlaskennan ja kirjanpidon palvelunsa aloittaessaan Ultiman käytön.

– Pyrin itse olemaan asiakasläheinen ja yrittäjänä minulle on erittäin tärkeää, että pystyn toimimaan samalla tavalla omien yhteistyökumppaneideni kanssa. Olen ollut todella tyytyväinen siihen asiakkaasta välittämisen ja luottamuksen tuntuun, joka Admicomin kanssa on syntynyt. Heti käyttöönotossa tiimi osoitti aivan loistavaa ongelmanratkaisukykyä meidän asioidemme jumppaamisessa – ja tarvittaessa sieltä suunnalta tulee apua edelleen. Myöskään tilitoimiston toiminta ei ole aina pelkkää numeroiden pyörittelyä, vaan sieltäkin on löytynyt tarvittaessa myös olkapäätä, johon nojata.

Helpotusta töiden hallintaan

Teollisuuden kunnossapitoa ja sähköasennuksia tekevälle yritykselle kaikista tärkeintä on ollut saada töiden hallinta sujuvaksi.

– Ennen poikien oli hirveän hankalaa tehdä tuntilappuja ja minä vielä jouduin kahlaamaan paperit läpi, tekemään laskutuslaput ja hakkaamaan ne käsin koneelle. Se oli sellainen suo, jossa omaan tekemiseen tuli äkkiä turhaa työtä. Nykyisellään työntekijät tekevät kirjauksensa Ultiman mobiilissa. Kun tilaus tulee minulle tarkastettavaksi, se on teknisesti jo siinä pisteessä, ettei mitään ylimääräistä tarvitse enää tehdä.

Tehokkuutta on saatu myös töiden organisointiin ja hallintaan.

– Nyt on helppo seurata töiden etenemistä, ja kun yksi valmistuu, voidaan sujuvasti poimia listoilta seuraava sovittu työ hoidettavaksi. Ultima on tuonut joustavuutta töiden hallintaan myös siinä mielessä, että jos tulee jotain yllättävää lisähommaa, työntekijät voivat palauttaa tilauksen avoimeksi ja tehdä merkinnät tehdyistä toimenpiteistä. Selkeiden lisätöiden kohdalla he avaavat itse myös lisätyötilauksia, mutta teollisuusympäristössä toimittaessa esimerkiksi äkilliset turvallisuuteen liittyvät tehtävät hoidetaan heti pois ja jälkipyykki tilaustietojen suhteen pestään sitten, kun työ on tehty.

Koskisen Oy:lle tehtävää kunnossapitotyötä varten Kärkölän Sähkölle on luotu yhteistyössä Admicomin kanssa Ultimaan litterarakenne, jonka avulla yrityksen tekemät tunnit pystytään jyvittämään asiakkaan päässä käytettävien kustannuspisteiden mukaan.

– Sen ansiosta laskujen tiliöinti molemmissa päissä tapahtuu hyvin yksinkertaisella tavalla, eikä kenenkään tarvitse tehdä käsin mitään ylimääräistä. Vaikka tilaukset tulevat meille asiakkaan omasta järjestelmästä, tiedot on tavallaan jyvitetty limittäin ja ne kohtaavat jälleen laskutuksessa. Tämä on ollut meille iso harppaus, joka on helpottanut töiden vastaanottamista ja käsittelyä. Samalla se on varmasti ollut myös asiakasta kohtaan äärettömän tärkeä juttu, että tilauksia käsitellään heidän kustannuspisteidensä mukaan.

Ajansäästö on kaikista suurin asia

Törmänen kokee, että Ultima on tuonut helpotusta myös yrityksen toimintojen seurantaan.

– Sanotaan näin, että nykypäivänä kaikki haluamansa luvut voi laittaa sellaiseen sorttaukseen, että näen juuri ne asiat, jotka haluan nähdä. Pystyn seuraamaan esimerkiksi kaikkien työtilausten tilanteita ja sieltä osuu helposti silmille, jos jollekin tilaukselle on vaikka jäänyt kirjaamatta laskutettavaa työtä tai jokin asia on unohtunut merkata valmiiksi.

Myös reaaliaikaisuuden merkitys korostuu, varsinkin nykytilanteessa, jossa rahavirtojen seuranta on entistäkin tärkeämpää.

– Reaaliaikaisuus on erittäin tärkeä juttu, varsinkin tällaisina aikoina, kun markkinoilla on oikeasti joka suhteessa vaikea tilanne. Koronan tuomassa epävarmuustilanteessa pystyy paljon nopeammin reagoimaan tilanteisiin, kun voi suoraan järjestelmästä seurata oikeita lukuja siitä, minkä verran rahaa on kiinni missäkin ja minkä verran sitä on tulossa mistäkin. Ei tarvitse jännittää että tulisi sellainen tilanne, että yhtäkkiä onkin kassa tyhjä, koska sitäkin pystyy seuraamaan tosi hyvin.

Tehostuneen toimintojen hallinnan avulla Törmänen on saanut Ultimasta juuri sitä, mitä alun perin kaipasi eniten eli aikaa.

– Ajansäästö on se kaikista suurin asia, eli ei mene enää aikaa siihen paperien siirtelyyn, ja myös itse järjestelmän käyttöön menevä aika on hyvin pienimuotoista. Nyt toiminta on aika nättiä, kun riittää, että aukaisee aamukahvilla koneen, katsoo läpi päivän työt ja illalla voi vielä halutessaan tarkistaa, jäikö jotain tekemättä. Ajansäästö on aivan valtava. Karkealla arviolla Ultima on suonut minulle viikossa yhden työpäivän lisää aikaa tuottavaan työhön asiakkaiden luona. Samaan aikaan varmasti myös perhe on ihan tyytyväinen, kun miestä on alkanut näkyä kotonakin.

Palveluiden keskittäminen yhdelle toimijalle on tuonut helpotusta Kärkölän Sähkön arjen pyörittämiseen, ja Törmänen uskoo löytäneensä Ultimasta pitkäkestoisen ratkaisun yrityksen toimintojen hallintaan.

– Miksi kuluttaa itseään sellaisessa hommassa, jonka voi hoitaa yksinkertaisemmin? Minä olen luonteeltani sellainen, etten halua tehdä turhaa työtä. Siksi pyrin aina hakemaan asioihin ratkaisuita, joilla päästään jatkossakin irti arjen ongelmista – olipa kyseessä sitten järjestelmä tai käytännön huoltotoiminta. Admicomilta olemme saaneet pitkäkestoisen ratkaisun toimintojemme hallintaan, kun kaikki tarvitsemamme palvelut tulevat yhdestä talosta. Yksinkertaisuus on yleensä aika kaunista.