Tehokas varastonhallinta ja inventointi on avainasemassa yrityksesi liiketoiminnan kannalta. Perinteinen varastonhallinta nojaa vahvasti paperilomakkeille, mistä aiheutuu tuplasti työtä ja kuluja. Kun käytössä on käsipääte, kaikki varastoprosessit hoituvat nopeasti ja kustannustehokkaasti. Lue alta 4 etua, jotka mobiili varastonhallintaratkaisu sinulle tarjoaa.

Perinteisissä varastoprosesseissa keräilyjä ja inventaarioita saatetaan jopa kirjata käsin ruutuvihkoon ja sieltä taas tietokoneelle. Tässä hukkuu turhaa aikaa ja rahaa, kun sama työ tehdään kahteen kertaan. Miten varastonhallinnasta voisi sitten tehdä kustannustehokkaampaa? Tähän ratkaisuna on mobiili varastonhallinta eli käsipääte.

Käsipääte (PDA) auttaa automatisoimaan ja tehostamaan kaikkia varaston toimintoja. Sen avulla yrityksesi on mahdollista saada merkittäviä liiketoiminnallisia etuja.

Käsipäätteellä varastonhallinnan kustannustehokkuus paranee

Varaston kustannuksia voi pienentää huomattavasti käsipäätteellä, sillä sen avulla vältät kaksinkertaisen työn tekemisen. Käsipääte on ikään kuin työpöydän jatke, joka poistaa tarpeen kirjata asioita ensin paperille ja sen jälkeen erikseen yrityksen järjestelmään työpisteellä. Mobiili ratkaisu antaa yrityksellesi mahdollisuuden hallita varastoa reaaliaikaisesti siellä, missä tavarat oikeasti ovat.

Käsipäätteellä onnistuu niin myyntitilausten keräily, ostotilausten hyllytys, viivakoodillisten nimikkeiden käsittely kuin inventoinnitkin suoraan hyllyvälissä eli siellä missä työn tekeminen on tehokkainta. Näin voit saada merkittäviä säästöjä varastoprosesseissasi. Potentiaalia on usein jopa kymmeniä prosentteja riippuen siitä, mistä tilanteesta lähdet optimoimaan yrityksesi varastotoimintoja.

Otetaan esimerkki inventoinnista, joka avaa tilannetta käytännössä.

Perinteinen malli:

• Inventaarin johtaja luo inventointitositteet.
• Inventoinnin johtaja tulostaa inventointilomakkeet ja toimittaa ne inventoijalle.
• Inventoija merkitsee tulokset paperilomakkeisiin ja toimittaa ne inventoinnin johtajalle.
• Inventoinnin johtaja syöttää inventoinnit koneelle.
• Inventoinnin johtaja käy läpi inventointierot.
• Inventoinnin johtaja tulostaa uudet lomakkeet mahdollisista uudelleen laskettavista tuotteista ja toimittaa ne inventoijalle.
• Inventoija merkitsee tulokset lomakkeisiin ja toimittaa ne inventoinnin johtajalle.
• Inventoinnin johtaja syöttää inventoinnit koneelle.
• Inventoinnin johtaja päättää inventoinnin.

Mobiili ratkaisu:

• Inventoinnin johtaja perustaa inventoinnin koneelle.
• Laskija avaa inventoinnin käsipäätteeltä ja inventoi tuotteet järjestelmään.
• Inventoinnin johtaja käy läpi inventointierot.
• Inventoinnin johtaja lisää koneelle uudelleen laskettavat tuotteet.
• Laskija avaa inventoinnin ja inventoi tuotteet järjestelmään.
• Inventoinnin johtaja päättää inventoinnin.

Käsipäätteellä työvaiheita on siis lähes puolet vähemmän kuin perinteisessä mallissa.

Eikä kannata myöskään unohtaa ympäristönäkökulmaa mietittäessä varastonhallinnan digitalisointia. Sähköinen varastonhallinta auttaa vähentämään paperin käyttöä ja sitä kautta pienentämään yrityksesi ympäristökuormaa. Liiketoimintasi koosta riippuen voit saada merkittäviä kustannussäästöjä, ja samalla tuot lisäarvoa yrityksesi brändille.

Käsipääte vähentää virheitä varastonhallinnassa

Virheellinen varastosaldo on aina potentiaalinen asiakaspettymys tai merkittävä lisätyön aiheuttaja.

Perinteisissä varastoissa tyypillisenä haasteena on se, että työntekijät kirjaavat tilauksia ja tuotteita paperilomakkeille käsin. Oletko sinä joskus joutunut käyttämään arvokasta työaikaasi harakanvarpaiden tulkitsemiseen tai hukassa olevien käsilistojen jäljittämiseen? Tämä hidastaa prosessia ja voi pahimmassa tapauksessa johtaa turhiin virheisiin ja lisäkuluihin. 

Keräilyvirheet vähenevät, kun käsipäätteen avulla työntekijöillä on aina reaaliaikaiset tiedot saatavilla.

Kun käytössä on mobiili varastonhallintaratkaisu, data tulee käsipäätteelle suoraan yrityksen ERP-järjestelmästä. Näin varaston työntekijä voi kuitata keräillyt, hyllytetyt tai inventoidut tuotteet helposti parilla sormen napautuksella, eikä yrityksen muiden työntekijöiden tarvitse arvuutella epäselvistä paperilomakkeista, mitä on tehty tai mikä jäänyt tekemättä. Keräilyvirheet vähenevät, kun käsipäätteen avulla työntekijöillä on aina reaaliaikaiset ja luotettavat tiedot saatavilla. Näin myös varastosaldot pysyvät ajan tasalla. 

Mobiilin varastohallintaratkaisun edut näkyvät myös asiakkaillesi asti. Virheettömät ja nopeat toimitukset lisäävät asiakkaittesi tyytyväisyyttä ja parantavat asiakassuhteen pysyvyyttä.

Käsipääte lisää työntekijöiden tuottavuutta

Mobiili varastonhallinta helpottaa ja nopeuttaa varastotyöntekijän arkea, sillä työvaiheita on jopa puolet vähemmän kuin paperiin perustuvassa varastoprosessissa. Ei enää papereiden selaamista, tulostamista ja listojen syöttämistä koneelle, eikä työntekijän tarvitse mennä kesken kaiken koneelta tarkistamaan lisätietoja.

Käsipäätteen avulla asiakkaiden tilaukset saa samalla kertaa keräiltyä koriin ja kirjattua käyttöliittymälle ilman erillisiä paperilomakkeita. Digitaalinen keräily voi sujua jopa 25 % nopeammin kuin perinteinen keräily. Ostotilauksia käsitellessä puolestaan tavarat voi hyllyttää hyllypaikkatietoineen suoraan myymälään tai varastoon. Näin toimittajalta tulevat tuotteet löytävät heti oikean paikkansa. Käsipääte nopeuttaa myös inventointia huomattavasti.

Digitaalinen keräily voi sujua jopa 25 % nopeammin kuin perinteinen keräily

Jos varastossasi on tapana purkaa toimitukset ensin kärryyn ja sitten vasta hyllyyn, käsipäätteelle voi kirjata tavaroiden väliaikaisen hyllypaikan. Näin myyjät tietävät, että tuotetta on saatavilla, vaikka sitä ei ole vielä ehditty hyllyttää. Tällä tavoin moderni varastonhallintaratkaisu helpottaa tiedon kulkua, tehostaa yrityksesi toimintaa ja lisää samalla työtyytyväisyyttä.  

Ja kun mobiiliin varastonhallintaan valittu käyttöliittymä on käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen, se on helppo perehdyttää uusille ja myös vähemmän diginatiiveille työntekijöille. Tällä tavoin jopa kiireisimpänä sesonkiaikana aloittavat uudet työntekijät pääsevät nopeasti kärryille ja pystyvät työskentelemään tehokkaasti alusta alkaen. Kannattaa myös huomioida, että mitä mielekkäämpää työkalun käyttäminen on, sitä paremmin työkalua myös käytetään.

Käsipääte parantaa varaston tarkkuutta

Merkittävin hyöty mobiilista varastonhallinnasta on kuitenkin yrityksen varastotietojen tarkentuminen ja kehittyminen. Reaaliaikaisen datan avulla varaston työntekijät pystyvät työskentelemään entistä tehokkaammin, virheiden määrä vähenee, ja tuotteiden seuranta ja inventointi on helpompaa. Kun varaston tiedot ovat alusta alkaen kunnossa, myös raportit ja tilastot pitävät paikkansa. Tarkan ja laadukkaan datan avulla yrityksesi voi tehdä liiketoiminnan kannalta viisaampia valintoja.

Tarkka ja reaaliaikainen varaston ylläpito on yksi kilpailukyvyn perusta jokaiselle kaupan alan yritykselle.

Viiveillä varastonhallinnassa on myös tapana kumuloitua. Jos tuotteita ei hyllytetä ja kerätä oikea-aikaisesti, syntyy varastosaldojen reaaliaikaisuuteen heittoja, jotka saattavat esimerkiksi ikävästi näkyä asiakkaalle virheellisenä saatavuutena verkkokaupassa tai vastaavasti johtaa virheelliseen lopputulokseen inventoinnissa. On perusteltua väittää, että tarkka ja reaaliaikainen varaston ylläpito on yksi kilpailukyvyn perusta jokaiselle kaupan alan yritykselle.

Valitse sopiva työkalu mobiiliin varastonhallintaan

Varastotyökaluissa luotettavuus on kaiken a ja o, sillä käyttöolosuhteet voivat olla erittäin vaativia. Sopivilla ja kunnollisilla välineillä varmistat myös tehokkaan työskentelyn, eli ei kannata lähteä mopolla moottoritielle. Kiinnitä siis huomiota seuraaviin seikkoihin, jotta saat käsipäätteestä parhaan hyödyn irti ja siitä on sinulle iloa pitkään. 

• Valitse laite, jossa on nopea viivakoodinlukija. Puhelimella viivakoodeja ei pysty lukemaan, ja hitaalla laitteella inventointi ja keräily raastaa hermoja ja vie turhaa aikaa.

• Varmista, että laitteessa on vahva rakenne ja kosketusnäyttö, jotta se kestää mahdolliset putoamiset ja iskut vaurioitumatta. Varastossa näitä tilanteita varmasti sattuu. Olisi harmillista, jos uusi laite joutuisi heti huoltoon ja tämän vuoksi varaston käsittelyketjuun tulee viivästyksiä.

• Tarkista, että laitteessa on kestävä akku ja riittävä suojaus pölyä ja vettä vastaan. Kuormia voidaan joutua purkamaan vesisateessa tai pölyisissä olosuhteissa, joten on tärkeää, että käsipäätteesi kestää tilanteessa kuin tilanteessa.

• Varmista, että käsipäätettä pystyy käyttämään myös varastoissa, joissa ei ole mobiiliverkkoa, tai ajoittaisessa offline-tilassa.

• Jos tarvitset useita käsipäätteitä varastosi hallinnassa, laitteisiin kannattaa hankkia telakka. Telakoiden avulla saat rakennettua latauspisteen, jossa käsipäätteet pysyvät siististi ja aina käyttövalmiina.

• Jos haluat tarjota työntekijöillesi miellyttävän käyttökokemuksen, varmista, että saatavilla on käsipäätteeseen sopiva holsteri eli vyölaukku ja pistoolikahva. Pistoolikahva on erityisen hyödyllinen, sillä sen ansiosta laitetta voi käyttää käden koosta riippumatta yhdellä kädellä.

Parhaassa tapauksessa voit ladata laadukkaaseen käsipäätteeseen maksuttoman varastosovelluksen, jolla hoitaa kaikki varastonhallinnan tehtävät myyntitilausten keräilystä ja ostotilausten vastaanotosta inventointiin.