Organisaation tiedonhallinnan politiikka asettaa vaatimukset dataan kohdistuvalle toiminnalle

Organisaation strategia määrittää sen tarpeet, ja siten lähestymistavan, tiedonhallintaan (data management) ja tiedon johtamiseen (data governance). Tällöin tiedonhallinnan politiikka (data management policy) on kuvaus, millaisia vaatimuksia on linjattu. Politiikka asettaa tavoitteet ja operationalisoi ne – määrittää mittarit, joilla onnistuminen mitataan. Tällainen toimintapolitiikka asettaa tavoitteet ja määrittää yhtymäkohdat esimerkiksi tietosuojapolitiikkaan, tietoturvapolitiikkaan sekä riskienhallinnan politiikkaan.

Monesti erilaiset politiikat on valmisteltu jonkun organisaation vastuullisen johtajan toimeksiannosta, ja politiikan on hyväksynyt esimerkiksi organisaation johtoryhmä tai vastaava. Tiedonhallinnan toimintapolitiikan valmistelu voi kuulua tietohallintojohtajan (CIO) tai tiedonhallinnan / datajohtajan (CDO) vastuulle. 

Tiedon johtamisesta tiedonhallintaan 

Tiedon johtaminen ei ole päälle liimattu kerros, joka voidaan lisätä liiketoimintaan. Tiedon johtaminen on määrittelemistä, mistä liiketoimintaprosesseista saadaan strategisesti tärkeää tietoa, millaisia rooleja tähän liittyy – kenellä on vastuu kerätä, kenellä on oikeus muokata, kenen vastuulla on tarkistaa tiedon oikeellisuus – sekä viime kädessä teknologioita. 

Tiedon johtaminen on siten kokonaisuus rooleista, teknologiasta ja liiketoimintaprosesseista. Johtaminen vastaa kysymyksiin, miten tietoa tulisi hallita, että se on hyödyllistä, käytettävissä ja ajanmukaista. Tämän varmistamiseksi johtaminen määrittää rooleja, ja niihin kuuluvia henkilöitä sekä teknologioita. Teknologiaa on johdettava, että se mahdollistaa tiedon ubiikkiuden, kaikkialla läsnäolevuuden. Teknologia ei saa muodostaa hidasteita, saati esteitä tiedonvirroille. 

Tiedon johtaminen mahdollistaa määrittämällä – rooleja, vastuita ja käytäntöjä. Tiedon johtaminen ei tietenkään ole tarkoitus olla roolitettuna byrokratiana, vaan tarkoitus on nimittää vastuusuhteita. Tiedon johtamisen ei siten ole tarkoitus toimia viimeisenä puolustuslinjana – vaan mahdollistaminen etulinjassa.

Onnistunut johtaminen on viestintää, niin myös tiedon johtaminen. Viestimällä – mikä tieto on tärkeää ja miksi, miten sen keräämisen ja käyttämisen prosessi toimii, kenen vastuulla on ongelmatilanteissa mahdollistaa päätöksenteko – tiedolla johtaminen mahdollistaa lisäarvon tuottamisen. Luomalla läpinäkyvyyttä liiketoimintaan, tiedolla johtaminen on pohjimmiltaan liiketoiminnan jatkuvaa, kerroksittaista parantamista. Arvontuotto liittyy siihen, että liiketoimintaprosessit toimivat paremmin hyödyntäessään ulkoista sekä sisäistä dataa samalla kun tuottavat dataa. 

Tiedon johtaminen tukee tiedonhallintaa

Tiedon johtaminen on toiminnassa keskiössä mutta tärkeinä tiedonhallinnan osa-alueina ovat alla olevat, joiden puitteissa tekemiseen tiedon johtaminen määrittää eräänlaisen organisaation oman viitekehyksen taikka kokoelman käytäntöjä.

• Tietoarkkitehtuuri ja tietomallit
• Tiedontallennusratkaisut
• Tietoturva
• Integraatiot ja yhteentoimivuus
• Metadata
• Tiedonlaatu
• Masterdata ja viitedata

Täytyy ymmärtää, että kaikkien erilaisten kyvykkyyksien kehittäminen ja tavoitteiden mukainen toimeenpano tulee viemään aikaa, ei ole mahdollista lähestyä asiaa hankkeen näkökulmasta vaan enemmänkin jatkuvana tekemisenä ja toiminnan parantamisena.

Tiedon johtamisen epäonnistuminen voi johtua mm. seuraavista seikoista:

• Heikosta resurssoinnista: ei ymmärretä muutokseen tarvittavaa ajallista sitoutumista 
• Vastuiden epäselvyyksistä: omistajuus ja oikeus sekä vastuu määritellä ei henkilöidy 
• Liian laajasta kohdealueesta: turhauttava odottaminen johtaa prosessin keskeyttämiseen 
• Puutteellisesta operationalisoinnista: linjauksen puute, miten onnistuminen mitataan 
• Liiasta ICT- ja teknologiakeskeisyydestä: jolleivat ihmiset muutu, ei muutosta tapahdu 
• Hajautuneesta tekemisestä: viestinnän puute tarkoittaa, ettei sovittuja käytäntöjä tunneta tai ne jätetään noudattamatta, koska ei ymmärretä niiden merkityksellisyyttä 
• Roolituksen pelkistäminen portinvartijuudeksi: tarkoitus on mahdollistaa – ei rajata toimijuutta! 

Tiedonhallinnasta arvoa liiketoiminnalle

Organisaation laajuisesti tulisi ymmärtää, ettei data ei ole tekninen kysymys – ja siten ulkoistettavissa yhdelle (useimmiten IT-) osastolle. ICT:llä toimintona on luonnollisesti usein laajin ymmärrys organisaation käyttämistä sovelluksista, niitä yhdistävästä arkkitehtuurista sekä toteutetuista tietovirroista. 

ICT ei voi määritellä kuitenkaan, miten tietoa tulisi johtaa:  

• Mikä tieto on merkityksellistä sen tukiessa strategiaa 
• Miten tämä tieto tulisi kerätä (tämä vaatii työskentelytapojen määrittelyä) 
• Miten tiedon pitäisi virrata (miten tieto on merkityksellistä eri roolien edustajille) 

Tässä on hyvä noudattaa läheisyysperiaatetta, vastuun ja vallan pitäisi olla mahdollisimman lähellä sijaintia, jossa dataa tuotetaan. Tämä mahdollistaa kyseiselle roolille toimijuuden – lisäksi tämä on useimmiten kustannustehokkain vaihe puuttua mahdollisiin ongelmiin. 

Tiedonhallinnan ja tiedon johtamisen rooli dataratkaisujen kehittämisessä

Dataratkaisuja ei voi kehittää tyhjiössä, organisaation historia ja sen toiminta vaikuttaa kaikkeen kehittämiseen jollaista dataratkaisujen kehittäminekin pohjimmiltaan on. Ready Solutionin lähtökohta tiedon johtamiseen on käytännönläheinen, aluksi rakennetaan ymmärrystä asiakasorganisaation yksilöllisistä tarpeista ja sen mukaisesti sovitaan yhteisesti roolitukset ja toimintamallit. Haluamme siis tarjota käytännöllistä tiedonhallintaa ja tiedon johtamista.

Ready Solutionin edistyneen analytiikan – palvelut, pilvipalvelut sekä data-alustojen kehittämisen palvelut toteutetaan tämän yhdessä sovitun mallin mukaisesti kun lähdemme edistämään asiakkaan dataratkaisun kehittämistä.