Uusi toimintamalli häivyttää esteitä valtion ja kuntien viranomaisten väliltä.

Julkiset palvelut edellyttävät monesti viranomaisten yhteistyötä yli kuntien ja valtion välisten organisaatiorajojen. Jos prosessit tai tiedonkulku eivät ole kunnossa, kansalaisen kokema palvelun laatu ei ole paras mahdollinen. Tiedon liikkumisen sijaan kansalainen voi joutua vaeltamaan viranomaisen tiskiltä toiselle, vieläpä useampaan otteeseen.

Kuntaliitto ja valtiovarainministeriö lähtivät ratkomaan tällaisia tiedossa olevia haasteita uudenlaisella työpajasarjalla. Kunta-valtio jalostamo -hankkeessa kuntien ja valtion eri yksiköiden toimijat miettivät kuudessa ryhmässä, kuinka toimintaa ja siten palveluiden laatua voitaisiin erityisesti digitalisaation mahdollisuuksien avulla kehittää. Asialistalla oli muun muassa yrityksen perustamisen sujuvoittaminen, kun yrittäjänä on ulkomaalainen, sekä asiakasmaksujen ja toimeentulotuen yhteensovittamista kuntien ja Kelan välillä.

Kuntaliitto haki hankkeeseen kumppania, joka voisi auttaa erityisesti palvelumuotoilussa.

”Meillä on omasta takaa hyvää osaamista, mutta oma palvelumuotoilijamme Sofia Johansson oli valmiiksi täystyöllistetty muissa hankkeissa”, kehittämispäällikkö Elisa Kettunen Kuntaliitosta kertoo. Kilpailutuksen voitti Goforen Silver Planet -yksikkö, joka tunnetaan nykyisin Gofore Leadina.

Korona muutti suunnitelmia

Goforen palvelumuotoilijat Stella Lönnholm ja Heidi Uusivirta liittyivät hankkeen vahvuuteen huhti–toukokuun vaihteessa 2020.

”He joutuivat aika haastavaan tilanteeseen mutta saivat nopeasti kiinni ajatuksestamme ja tekivät todella hyvää työtä”, Elisa Kettunen sanoo.

Goforen palvelumuotoilijat suunnittelivat työpajat ja niiden sisällöt. Lisäksi he sparrasivat osallistujia koko hankkeen ajan ja toimivat toisesta työpajasta lähtien fasilitaattoreina kumpikin omassa ryhmässään.

”Pyrimme toteuttamaan neljän työpajan polun niin, että jokainen ryhmä saisi käyttöönsä juuri ne menetelmät ja työkalut, jotka veisivät ryhmän tekemistä eteenpäin”, Goforen Heidi Uusivirta kertoo.

Haasteita hankkeeseen toi korona. Alun perin oli tarkoitus, että työpajoista vain ensimmäinen toukokuun lopulla pidettäisiin etänä ja loput fyysisesti samaan tilaan kokoontuen alkusyksystä. Pandemian jatkuessa kaikki työpajat kuitenkin muutettiin etänä pidettäväksi.

”Koska suunnittelimme pitävämme syksyn kolme työpajaa kasvokkain, meille tuli lennossa tarve löytää työkalu virtuaalityöpajojen etätyöskentelyä varten”, Kuntaliiton Elisa Kettunen sanoo. Apu tähän löytyi Goforen käytössä olleesta sähköisestä Mural-työtilasta.

Tuloksia kahdella tasolla

Vaikka kunta-valtio jalostamo oli kokeilu, siinä saavutettiin Elisa Kettusen mukaan hyviä tuloksia sekä ryhmien puurtamien käytännön ongelmien ratkonnassa että itse toimintamallin tasolla.

”Toimintamallista tuli hyvää palautetta. Noin 90 prosenttia mukana olleista piti työpajasarjaa työn etenemisen kannalta onnistuneena”, Elisa Kettunen sanoo.

Menetelmä osoittautui ennakko-odotusten mukaisesti hyödylliseksi nimenomaan eri toimijoita koskevissa ongelmanratkaisun haasteissa. Kun ryhmäläiset avasivat ryhmissä omien organisaatioidensa prosesseja, keskinäinen ymmärrys toisten toiminnasta kasvoi, mikä auttoi paremmin yhteen toimivien palvelukokonaisuuksien kehittämisessä.

”Mietinnässä on vielä, missä haasteissa kunta-valtio jalostamosta olisi jatkossa eniten hyötyä. Vaikka työkalupakissa onkin hyvä vasara, kaikki ongelmat eivät välttämättä ole nauloja”, Elisa Kettunen sanoo.

Jos tai ehkäpä kun kunta-valtio jalostamo saa jatkoa vastaavanlaisista hankkeista, Kuntaliitto pitää huolen, että tarjouspyyntö lähtee taas myös Goforen suuntaan.

”Heidi ja Stella ovat huippuammattilaisia. Olemme vilpittömään kiitollisia heidän työpanoksestaan, jonka ansiosta omia resurssejamme vapautui isomman kuvan mietintään – millaisia jatkotoimia tarvitaan ja kuinka kehitämme toimintamallia entisestään”, Kettunen sanoo. Kiitosta saavat myös goforelaisten analyyttinen ote ja viestintätaidot.

”Koska kyseessä oli kokeilu, oli tärkeätä käydä itsekriittistä analysointia pitkin matkaa. Goforen palvelumuotoilijat pystyivät siihen erinomaisesti. Muutimme joustavasti suunnitelmiamme sen mukaan, mikä osoittautui toimivaksi ja mikä ei”, Kuntaliiton palvelumuotoilija Sofia Johansson sanoo.

Kunta-valtio jalostamo on malliesimerkki yhteiskuntavastuullisesta kehitystyöstä nykypäivän digitaalisessa maailmassa. Tällaiset hankkeet tehostavat julkisen sektorin toimintaa ja parantavat sen tarjoamien palveluiden laatua. Kansalaiset hyötyvätkin työn tuloksista sekä veronmaksajan että palveluiden hyödyntäjän rooleissaan.