Tuottavan tietotyön arki on mullistumassa jälleen kerran.

Uusimman kumouksen taustalla on tietysti AI eli tekoäly, joka on luonnollinen jatkumo pilven mahdollistamalle paikkariippumattomalle työskentelylle. Pilvestä ja muista tietotyötä uudistaneista innovaatioista tekoäly poikkeaa kuitenkin siinä, kuinka räjähdysmäisen nopeasti uudet ratkaisut ovat lyöneet läpi: esimerkiksi ChatGPT:llä oli yli 100 miljoonaa käyttäjää vain puoli vuotta palvelun julkaisun jälkeen.

Ei siis ole järin yllättävää, että käytännössä jokaisen merkittävän teknologiayhtiön kärkihankkeet liittyvät tavalla tai toisella tekoälyyn. Microsoftin tapauksessa tämä hanke on Copilot.

Mikä on Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot on tuoteperhe, joka tarjoaa erillisiä tekoälyratkaisuja Microsoftin ekosysteemiin, kuten Windows 11 -järjestelmään ja Microsoft 365 -ympäristöön sekä moniin muihin paikkoihin. Copilotissa on kyse loppukäyttäjille hyödyllisen tekoälyn integraatiosta Microsoft-palveluihin, ei niinkään itsenäisestä palvelusta sinänsä.

Tuoteperheen jäsenistä erityisen kiinnostava on Microsoft 365 Copilot, joka on tuottavuutta lisäävä innovatiivinen AI-apulainen. Copilot yhdistää Large Language Model ‑tekniikkaa (LLM) käyttäjän tiedostoihin ja tämän edustaman organisaation dataan. Microsoft 365 on puolestaan pilvipohjainen tuottavuusympäristö, josta organisaation sähköpostit, tiedostot sekä muu käyttödata ovat saatavilla keskitetysti.

Copilot tulee muuttamaan organisaatioiden käsitystä datan hyödyntämisen mahdollisuuksista Microsoft 365 -ekosysteemissä perinpohjaisesti. Ohessa on vain muutama esimerkki siitä, kuinka Copilot jatkossa helpottaa työntekijöiden arkea ja parantaa tuottavuutta:

• Anna Copilotin etsiä omasta ja organisaatiosi datasta johdonmukaisuuksia, joita voit käyttää tiedon jäsentelyyn ja ideointiin.
• Hallitse sähköpostitulvaa hyödyntämällä Copilotin tarjoamia vastausehdotuksia ja pysy paremmin ajan tasalla keskusteluissa.
• Pyydä Copilotia luomaan esimerkiksi muistiinpanoihisi perustuva tarjouspyyntö tai tekstitiedostoosi perustuva PowerPoint-esitys.
• Säästä aikaa antamalla Copilotin etsiä tarvitsemaasi tietoa puolestasi.

Copilotin toiminta perustuu organisaation omaan dataan – ja siinä piilee myös palvelun suurin riski

Copilot koulutetaan organisaation omalla datalla, jota se hyödyntää käytännössä kaikessa toiminnassaan. Tästä toimintalogiikasta juontuvat myös Copilotin suurimmat riskit.

Pitkään Microsoft 365 -ympäristöä käyttäneet muistavat varmasti niin kutsutun Delve-ilmiön. Delve on Microsoft 365 -ekosysteemiin luotu osapalvelu, jonka tarkoituksena on helpottaa organisaation työntekijöiden arkea hakemalla Microsoft 365 ‑ekosysteemistä käyttäjää mahdollisesti kiinnostavia henkilöitä ja jaettuja dokumentteja. Moni Delveä hyödyntänyt organisaatio havahtui kuitenkin ennen pitkää siihen, että se näytti käyttäjille sellaista dataa, jota heidän ei missään nimessä tulisi nähdä.

Delveä syytettiin luottamuksellisen datan luvattomasta jakamisesta, mutta todellisuudessa ohjelmisto vain noudatti saamiaan käskyjä: se haki käyttäjälleen kaiken sellaisen datan, johon tämä oli oikeutettu.

Syntipukeiksi osoittautuivat toisin sanoen organisaatioiden omat työntekijät, jotka jakoivat tiedostoja toisilleen siten, että käyttöoikeus myönnettiin kerralla koko organisaation tasolle. Delve vain toi vahingon päivänvaloon.

Delve-ilmiön opit on syytä pitää mielessä, kun organisaatiot ottavat Copilotin käyttöön yhä laajemmassa mittakaavassa. Copilot on – nimensä mukaisesti – vain ihmistyötä helpottamaan suunniteltu apuri. Vastuu sen käytöstä kuuluu käyttäjille itselleen, ei tekoälylle.

Microsoft 365 Copilot on täällä, mutta onko organisaatiosi valmis sen käyttöön?

Copilot tekee tuloaan osaksi päivittäistä arkeamme, joten nyt on korkea aika pysähtyä miettimään dataan, ohjelmistoihin ja käyttöoikeuksiin liittyviä perustavanlaatuisia kysymyksiä:

• Kuinka organisaationi data on jaoteltu ja suojattu?
• Onko tiimini Teamsissa ajan tasalla ja suojattu käyttöoikeuksin?
• Kuinka SharePoint-kirjastot on määritetty?
• Onko työntekijöillä tapana antaa organisaatiotason oikeuksia sellaiseen dataan, joka on tosiasiassa tarkoitettu vain rajatulle käyttäjäjoukolle?

Parhaan hyödyn Microsoft 365 Copilot -ratkaisusta saa, kun uudistukseen valmistautuu oikealla tavalla. Organisaatioiden on hyvä ottaa tehtävälistalle ainakin seuraavat asiat:

• Tarkista tiimiesi ja SharePoint-kirjastojesi rakenne ja käyttöoikeudet.
• Varmista, että sensitiivinen data ja dokumentit on suojattu tehokkaasti.
• Opasta työntekijöitäsi jakamaan dataa ja tiedostoja oikeaoppisesti. Käyttöoikeuksia tulee myöntää vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen – ei kertaheitolla kaikkia oikeuksia koko organisaatiolle.
• Hyödynnä datan luokittelussa ja suojaamisessa Microsoft 365:een sisäänrakennettuja ratkaisuja, kuten Microsoft Purview- ja Sensitivity Labels -tuotteita.

Helpoimmalla pääset, kun tukeudut Copilot-valmiuden arvioinnissa Microsoft-kumppanin ammattitaitoon. Innofactor tarjoaa Microsoft Copilot Readiness Kit -palvelua, jossa sertifioidut asiantuntijamme kartoittavat organisaatiosi nykytilan, tarvittavat toimenpiteet sekä mahdollisen tarpeen jatkuville palveluille.

Tutustu palveluun tarkemmin verkkosivuillamme!