Viimeistään koronapandemian myötä verkkokauppojen merkitys on noussut aivan uuteen rooliin. Yritykset ovat havahtuneet siihen, että ihmisten ostokäyttäytyminen on muuttunut merkittävästi ja vanhat myyntikanavat eivät ole riittäviä. Verkkokauppoja syntyy kuin sieniä sateella, mutta myös niiden taustajärjestelmiin tulisi kiinnittää entistä enemmän huomiota. Tässä blogissa olemme listanneet keskeiset syyt, miksi verkkokaupan tulisi olla integroitu ERP-järjestelmään, joka palvelee aidosti verkkokaupan pyörittämistä.

Jos pyörittää yksin verkkokauppaa, ei vielä luultavasti ole tarvetta integroidulle erpille, mutta kun verkoston solmukohtia alkaa tulla enemmän, niin nousee esille tarve järjestelmälle, joka tekee toiminnasta määrämuotoista ja automatisoitua. Verkkokauppa ei pysty tuomaan yritykselle sen havittelemia hyötyjä, jos taustalla olevia prosesseja ei pystytä skaalaamaan. Tässä blogissa tuomme esille mitä hyötyjä voidaan saavuttaa kun verkkokauppa ja ERP-järjestelmä keskustelevat saumattomasti keskenään.

Tiedon ylläpitäminen ja hallinta helpottuu

Keskeinen syy miksi verkkokauppa tulisi olla kytkettynä ERP-järjestelmään on tiedon hallinta. ERP-järjestelmä auttaa tuomaan järjestelmällisyyttä toimintaan ja kerää kaiken tarvittavan tiedon samaan paikkaan. Kun kaikissa verkkokaupan taustaprosesseissa hyödynnetään samaa tietokantaa, tieto on aina oikein ja reaaliaikaista. Verkkokauppaan integroidun ERP-järjestelmän avulla tieto siirtyy automattisesti eri prosessien välillä, joka mahdollistaa sen, ettei tietoa tarvitse kirjata useaan kertaan erillisiin järjestelmiin. 

Yleisimmät tiedot, joita siirretään verkkokaupan ja ERP-järjestelmän välillä ovat asiakas-, tilaus-, tuote-, hinta- ja toimitustiedot sekä varastosaldot. Kaikki nämä ovat oleellisia sujuvan ostoprosessin kannalta sekä myös sisäisten prosessien tehokkuuden näkökulmasta. Tiedon ajantasaisuudella on myös suora yhteys asiakaskokemukseen. Verkkokauppaan integroitu ERP-järjestelmä mahdollistaa sen, että verkkokaupassa ovat oikeat tuote- ja hintatiedot sekä ajantasaiset varastosaldot. Asiakas- ja tilaustiedot puolestaan siirtyvät automaattisesti verkkokaupasta ERP-järjestelmään, mikä taas on on tärkeää tilausten toimituksen ja laskutuksen kannalta. Järjestelmän avulla kaikilla työntekijöillä on ajantasainen tieto mitä on myyty, ja oikeat henkilöt osaavat tehdä oman työnsä valmiin tuotteen tai palvelun toimittamisessa asiakkaalle ilman viivästyksiä.

Poistaa manuaalista työtä ja vähentää virheitä

Pienillä volyymeilla verkkokaupan toimintaa on mahdollista pyörittää joko pelkästään verkkokaupan sisäisillä työkaluilla tai erillisillä järjestelmillä, mutta myyntimäärien kasvaessa virheiden mahdollisuus kasvaa jokaisessa vaiheessa, kun tietoa siirretään manuaalisesti järjestelmästä toiseen. Mitä suoraviivaisempi koko tilausprosessi ja sen käsittely ovat, sitä vähemmän aikaa menee toistuvaan työhön ja virhepaikkojen määrä vähenee. ERP:n mahdollistaman järjestelmällisyyden avulla tekemistä voidaan pilkkoa pienempiin osakokonaisuuksiin, joita on helpompi automatisoida ja tarvittaessa myös ulkoistaa. Verkkokaupan toimintojen automatisoinnilla voidaan säästää jopa satoja työtunteja. 

Asiakas näkee vain pienen osan verkkokaupan toiminnasta, mutta taustalla tapahtuu paljon asioita, joilla on vaikutusta myös siihen, millainen mielikuva verkkokaupasta jää. Sujuvan asiakaskokemuksen varmistamiseksi taustaprosessien tulisi tapahtua mahdollisimman automaattisesti. Asiakkaat painottavat ostopäätöksessä kasvavassa määrin esimerkiksi sujuvaa ja nopeaa toimitusta, joka on vaikea toteuttaa jos tilauksen käsittely ja toimitusprosessi sisältävät useita manuaalisia vaiheita. ERP-järjestelmän avulla tilausten käsittelyn toistuvat rutiinitehtävät ja järjestelmien välinen tiedonsiirto voidaan automatisoida lähes kokonaan. Automatisointi mahdollistaa tilausten nopeamman käsittelyn ja tekee prosesseista suoraviivaisempia, jolloin aikaa jää muihin tärkeisiin toimintoihin, kuten esimerkiksi verkkokaupan analysointiin ja optimointiin.  

ERP-järjestelmä mahdollistaa verkkokaupan skaalautumisen

Edellä mainitut kaksi tekijää ovat todella isossa roolissa, jotta verkkokauppa skaalautuu ja liiketoimintaa voidaan kasvattaa. Mikäli tieto ei ole ajantasaista ja tuotetietojen tai varastosaldojen kirjaus tai tilausten laskutus vaatii paljon manuaalista työtä, muodostuu toimintaan helposti pullonkauloja. Usein ERP-järjestelmän tarve tulee esille siinä vaiheessa kun manuaalisesta työstä alkaa muodostua este verkkokaupan kasvulle. Ilman integroitua ERP-järjestelmää verkkokaupasta ei saa irti sen kaikkea potentiaalia, koska verkkokaupan toimintaa joudutaan väistämättä rajaamaan. Ilman integroitua ERP + verkkokauppa -kokonaisuutta esimerkiksi varastonhallintaa ei voida aidosti optimoida ja jossain vaiheessa pullonkaulaksi muodostuu kasvava määrä manuaalista työtä tilausmäärien kasvaessa.

Onnistuessaan verkkokauppa on hyvin skaalautuva myyntikanava ja ERP-järjestelmä on keskeisessä asemassa siinä, että verkkokaupan liiketoimintaa voidaan kasvattaa tai laajentaa uusille alueille. Kuten verkkokauppa-alustan, niin myös ERP-järjestelmän hankinnassa tulisi kiinnittää huomiota siihen, että se skaalautuu myös parin seuraavan vuoden tarpeisiin. Verkkokaupan taustalle tulisi valita moderni ja ketterä ERP-järjestelmä, joka tukee verkkokaupan kasvua. Moderni ERP-järjestelmä on mahdollista ottaa käyttöön kustannustehokkaasti, mutta sitä voidaan laajentaa uusilla ominaisuuksilla yrityksen tarpeiden mukaan. Laadukas verkkokauppa edellyttää, että sen taustalla on ERP-järjestelmä, joka tukee aidosti verkkokaupan tehokasta hallintaa. 

Kysy lisää verkkokaupan ja ERP-järjestelmän integraatiosta

Verkkokaupan ja ERP-järjestelmän tehokkaassa yhdistämisessä kannattaa olla osaava kumppani tukena. Meillä on monen vuoden kokemus sekä verkkokauppojen että ERP-järjestelmien toteuttamisesta ja olemme panostaneet siihen, että toteuttamamme verkkokaupat integroituvat saumattomasti yrityksen taustajärjestelmiin. Laaja ymmärrys ERP-järjestelmistä sekä verkkokaupasta mahdollistaa tehokkaat projektit, joissa asiakkaan ei tarvitse toimia viestikapulana integraation eri osapuolten välillä.