Tuttuakin tutumpi tilanne kaikille, jotka hyödyntävät Exceliä budjetoinnin työvälineenä: validoit mallin, tarkistat kaavan ja kaiken pitäisi olla kunnossa – mutta silti luvut eivät täsmää!

Ilmeisistä puutteistaan huolimatta Excel on yhä monen organisaation valinta liiketoiminnan ja talouden suunnittelun ratkaisuksi. Usein Excel on jäänyt käyttöön vain siitä yksinkertaisesta syystä, että sen käyttöönottokynnys on niin matala.

Seuraavaksi kerron, kuinka ratkaista Excel-käyttäjien viisi yleistä liiketoiminnan suunnitteluun liittyvää haastetta.

Haaste 1: Excelin vähäinen automaatio vaikeuttaa tietojen keräämistä useasta eri lähteestä

Excelin suurin haaste on automaation puute. Tiedot pitää kerta toisensa jälkeen kerätä manuaalisesti useista eri järjestelmistä, ja pienikin virhe kaavassa tai sen laskenta-alueessa aiheuttaa harmaita hiuksia ympäri organisaatiota. Ja mitä useampi henkilö tai tiimi käyttää samaa tiedostoa, sitä alttiimpi se on inhimillisille erehdyksille.

Turhien virheiden lisäksi olematon automaatio vaikeuttaa työn skaalaamista. Esimerkiksi keskisuurella organisaatiolla on helposti käytössään satoja laskentataulukoita, joista kustakin on todennäköisesti tallennettu vielä useita versioita. Kun yksittäiseen Excel-malliin tehdään muutoksia, niin jopa kymmeniä taulukoita voidaan joutua päivittämään yksi kerrallaan.

Ratkaisu:

Liiketoiminnan suunnittelua sekä ennustamista ja budjetointia varten dataa pitää kerätä monista operatiivisista järjestelmistä, jotta esimerkiksi myyntiin, kiinteisiin kuluihin ja laskentaan liittyvät tiedot tulevat huomioiduiksi. Exceliä luotettavammin ja helpommin liiketoiminnan suunnittelu onnistuu tätä tarkoitusta varten luodulla ohjelmistoratkaisulla, joka integroi ja keskittää koko organisaatiota koskevat tärkeät tiedot yhdelle alustalle. Kaavoihin ja virheelliseen dataan liittyvät tapaturmat jäävät historiaan, kun käytössä on monien erillisten tiedostojen sijaan vain yksi totuuden lähde.

Haaste 2: Skenaariosuunnittelu ei tahdo onnistua Excelillä

Skenaariosuunnittelu on olennainen vaihe esimerkiksi budjetin hyväksymisprosessia, ja erityisesti epävarmoina aikoina yritysten on osattava varautua erilaisiin talouden kehityskulkuihin.

Budjetoinnissa Excel toimii kuitenkin samanaikaisesti sekä tietokantana että laskentakoneena, jolloin eri oletusten ja skenaarioiden välisten vertailujen tekeminen vaatii paljon valmistelua ja käsittelyä. Tiimit käyttävät usein valtavasti aikaa kymmenien taulukkolaskentataulukoiden monistamiseen vain yhden skenaarion simuloimiseksi.

Ratkaisu:

Perinteisistä menetelmistä poiketen liiketoiminnan suunnitteluun luodut ohjelmistoratkaisut mahdollistavat koneoppimiseen, ennustemalleihin ja muihin tekoälyyn perustuvien työkalujen hyödyntämisen skenaariosuunnittelussa. Esimerkiksi Jedox-ohjelmistoon on rakennettu AI-/ML-malli, jonka avulla voi laatia erilaisiin parametreihin perustuvia skenaarioita.

Haaste 3: Työnkulkujen ja prosessien hallinta Excelillä on haastavaa

Suunnittelu edellyttää usein ylhäältä alaspäin suuntautuvaa lähestymistapaa tavoitteiden asettamiseksi ja alhaalta ylöspäin suuntautuvaa lähestymistapaa tietojen keräämiseksi.

Käyttäjät aloittavat yleensä suunnittelun tyhjällä taulukkolaskentaohjelmalla. Käyttäjien on sitten syötettävä tietonsa, lähetettävä tiedot ja saatava hyväksyntä tai hylkäys, ja kaiken tämän on täytettävä hyvin tarkat standardit. Exceliä ei ole rakennettu näiden työnkulkujen hallintaan.

Ratkaisu:

Liiketoiminnan suunnitteluratkaisussa workflow eli työnkulku on toteutettu osaksi ohjelmistoa. Automaattisen tietojen jakamisen mahdollistavien ratkaisujen ansiosta alhaalta ylöspäin suuntautuvaa suunnittelua ei tarvitse aloittaa joka kerta tyhjästä, mikä helpottaa työskentelyä merkittävästi.

Haaste 4: Excelillä ei voi rajata pääsyoikeutta arkaluonteisiin tietoihin

Suunnittelussa ja raportoinnissa käytettävät laskentataulukot sisältävät usein luottamuksellisia ja arkaluonteisia tietoja. Jos tietoja jaetaan laajemmin suunnitteluprosessin aikana, organisaatio saattaa tahattomasti tulla rikkoneeksi tiettyjä säännöksiä. On tärkeää muistaa, että esimerkiksi työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä on tarkat määräykset.

Ratkaisu:

Turvallisuusvaatimusten noudattamiseksi liiketoiminnan suunnitteluratkaisuihin on luotu malleja, joissa arkaluonteiset tiedot suojataan ja käyttöoikeudet kohdennetaan räätälöidysti. Toiminnon ansiosta organisaatiot voivat kerätä samanaikaisia syötteitä keskitettyyn järjestelmään ja samalla rajata arkaluonteisten tietojen pääsyoikeudet tietyille henkilöille.

Haaste 5: Excelin valmiudet data-analyysiin ja raportointiin ovat rajalliset

Moni organisaatio laatii johdon raportit Excelillä tai PowerPointilla siitäkin huolimatta, että niiden valmiudet syvälliseen data-analyysiin, visualisointiin ja dynaamiseen raportointiin ovat rajalliset. Johtoryhmän on vaikea hahmottaa kokonaiskuvaa vaillinaisiin tietoihin perustuvista analyyseista tai raporteista.

Ratkaisu:

Liiketoiminnan suunnitteluratkaisu yhdistää raportoinnin ja visualisoinnin yhdelle keskitetylle alustalle, jolloin luotettavaan tietoon perustuvat dashboardit ovat helposti koko organisaation saatavilla – myös mobiililaitteilla.

Moni Excelin puutteisiin havahtunut asiakkaamme on vaihtanut liiketoiminnan suunnitteluratkaisunsa Jedoxiin, joka on monipuolinen suorituskyvyn johtamisen (EPM eli Enterprise Performance Management) ohjelmistoratkaisu.

Aikaisemmin esimerkiksi IT-yritys Valamis käytti jopa useita päiviä laatiakseen kuukausittain raportoitavan tuloslaskelmaennusteen Excelillä, mutta Jedoxilla sama työ vie vain noin yhden henkilötyöpäivän. Lue asiakastarinastamme, kuinka Valamis hyödyntää Jedoxia taloussuunnittelussaan!

Blogin lähteenä on hyödynnetty Jedoxin julkaisua 8 ways to elevate Excel planning.