Tele-Tukku, yksi Suomen johtavista elektronisten komponenttien toimittajista, yhdisti ERPin, verkkokaupan, tuotetiedonhallinnan (PIM), taloushallinnon ja monia muita järjestelmiä yhteen kokonaisuuteen - Odooseen. Yhteen järjestelmään siirtyminen toi Tele-Tukulle yli 5000 euron kuukausittaiset säästöt. “Rahan lisäksi Odoon käyttöönotto säästää meille huomattavasti aikaa ja työtä”, sanoo toimitusjohtaja Pasi Latva-Käyrä.

Tele-Tukku on elektronisten komponenttien ja tarvikkeiden maahantuonti- ja tukkuliike. Sen asiakkaita ovat Suomen mm. kaikki alan tukkurit joille on tarjolla yli 12 000 tuotetta. B2B-verkkokauppa toimii myyntikanavan lisäksi tärkeänä tiedonhankintalähteenä tukkuriasiakkaille. Tele-Tukun myynnistä noin 15 % menee vientiin ja tuotteiden toimittajia on lähes 100.

Lue koko juttu SprintIT:n sivuilla

Vanhentunut verkkokauppa-alusta käynnisti muutosten ketjun

Pasi Latva-Käyrä on johtanut Tele-Tukun toimintaa 35 vuotta. Sinä aikana on tehty kaksi ERP-uudistusta, joista on jäänyt karvaat muistot. Pasi vannoikin, ettei ikinä enää sellaiseen ryhdy. 

Sen sijaan Pasi oli valmistautunut päivittämään vanhan verkkokauppa-alustan ja lähti selvittämään vaihtoehtoja. Tarjous uudistetun verkkokaupan käyttöönotosta silloiselta toimittajalta lähenteli kahtasataatuhatta euroa, projekti olisi vienyt vuoden, ja jatkossa lisenssi- ja ylläpitokustannukset olisivat olleet yli 45 000 € vuodessa. Tämä sai Pasin etsimään muitakin vaihtoehtoja, jolloin hän tutustui Odooseen ja SprintIT:hen.  

Yksi asia johti toiseen. Käytössä olevassa ERPissä ja PIMissä ei ollut varsinaisesti mitään vikaa, mutta Pasi näki yhteen järjestelmään keskittämisessä niin suurta hyötyä ja selvää säästöä, että päätti keskittää kaiken Odooseen.

Odoolla juoksevat kk-kustannukset kuriin

Uuden Odoo-järjestelmän käyttöönottokustannukset jäivät maltillisiksi, koska nyt asennettiin ja konfiguroitiin vain yksi kaiken kattava järjestelmä monien erillisten järjestelmien kilkkeiden sijaan. 

Pasi konkretisoi säästöjä käyttäen esimerkkinä verkkokaupan chat-toimintoa. Odoossa chat kuuluu verkkokaupan perustoiminnallisuuksiin, eikä käytöstä veloiteta extraa. Jos hän olisi jatkanut vanhalla monen järjestelmän taktiikalla, chatin ja sen liitännäistoimintojen asentaminen olisi kustantanut 16 000 euroa, minkä päälle kuukausittaiset käyttökulut olisivat olleet 680 euroa/kk.

Kaiken kaikkiaan Pasi maksaa nyt Odoosta, joka sisältää myös taloushallinnon ja kirjanpidon, alle 1000 euroa kuukaudessa. Vanhassa mallissa vastaavien toimintojen kustannukset olivat moninkertaiset.

Tuotteen julkaisu suoraan verkkokauppaan sekunneissa

“Nyt kun kaikki on yhdessä Odoossa, aikaa säästyy ihan hemmetisti. Meillä on vähemmän manuaalista työtä ja selvittelyä. Emme myöskään enää odottele tietojen siirtymistä.”

Aiemmin useamman järjestelmän kombossa yksinkertainen tuotteen avaaminen verkkokauppaan saattoi kestää pahimmassa tapauksessa pari päivää. Ensin tuote luotiin hintoineen ja muine perustietoineen ERPiin, josta se imuroitui PIMiin tuntien tai jopa päivän viiveellä. PIMissä rikastettiin tiedot, minkä jälkeen tuote julkaistiin verkkokauppaan. Yksinkertainen tuotteen julkaisu verkkokauppaan saattoi viedä pahimmillaan pari päivää. 

“Nyt kun luon tuotteen Odooseen ja painan julkaisunappia, niin tuote ilmestyy sillä samalla sekunnilla verkkokauppaan. Aikaa säästyy julmetusti, kun ei tarvitse odotella siirtoja eikä varsinkaan selvitellä mahdollisia ongelmia tiedonsiirrossa,” Pasi kertoo. 

Toimiva verkkokauppa houkuttelee ostamaan

B2B-tukkukaupassa 90 % liikevaihdosta tehdään muissa kanavissa, mutta verkkokauppa on näytellyt tärkeää roolia tiedonhakukanavana. Verkkokaupan siirtäminen Odooseen paransi verkkokaupan käytettävyyttä niin paljon, että jo muutaman kesäkuukauden aikana verkkokauppamyynti tuplaantui. 

“Meidän verkkokauppa toimii nyt kuin junan vessa. Asiakkaat ovat kommentoineet, että nyt tuotteet löytyy hyvin ja ostaminen on helppoa myös kännykällä. Uskon, että meidän verkkokauppamyynnin määrä kasvaa jatkossakin.”

Aikaa säästyy taloushallinnossa ja päivittäisessä viestinnässä. Ja lisää on tulossa.

Odoon käyttöönoton myötä moni muukin asia on yksinkertaistunut ja automatisoitunut. Säästetyn ajan Pasi käyttää yrityksensä ydinliiketoimintaan, eli myyntiin.

Suurimmat aikasäästöt Pasi arvioi saavan taloushallinnon tehtävissä ja päivittäisessä viestinnässä. 

“Odoon viestintä on ihan maailman paras työkalu. Käytämme sitä joka paikassa. Se on vähentänyt pitkien selittävien sähköpostien kirjoittamista ja tiedon kaivamista erikseen. Odoossa voi lähettää viestin suoraan tietystä asiasta, liittyi se sitten laskuun, ostoon, tuotetietoon tai vaikka asiakkaan tietoihin. Emme enää käytä aikaa asioiden etsimiseen.”

“Taloushallinnossa ajansäästö on hyvin konkreettista. Ostolaskujen hyväksyntä on todella kätevää, kun laskut yhdistyvät suoraan ostoihin. Myynneissä viitesuoritukset kirjautuvat automaattisesti. Epäselvät tapaukset jäävät suodattimeen ja vain ne tarkistetaan käsin. Laskutuksen Odoo on myös muuttanut täysin. Ennen vanhaan toimitimme lähetteen konttorille paperilla. Nyt on luovuttu papereista ja laskut luodaan suoraan Odoosta. 

Lisää ajansäästöä on tiedossa. Nyt työstetään Tele-Tukun Odooseen automaattista hinnoittelua. Yhdellä päämiehellä voi olla yli 1000 tuotetta. Tuotehinnastojen päivittäminen tämän laiseen massaan oli ennen valtava työrupeama. Vanhassa järjestelmässä päivitettiin eri paikkoihin ostohinta, kolme myyntihintaa ja suositushinnat. Nyt Tele-Tukulle määritellään Odooseen hinnoittelusääntöjä. Kun ominaisuus saadaan tuotantoon, jää moneen paikkaan tehtävä hintapäivitystyö historiaan. 

Vakio-Odoo käyttöön vaiheittain tarpeen mukaan

Odoossa toimintoja voi lisätä sitä mukaan kun tarvetta ilmenee tarpeen tullen. Uusien moduulien käyttöönotto ei nosta käyttäjälisenssien hintaa. 

“Meillä on nyt käytössä vasta osa Odoon toiminnallisuuksista: verkkokauppa, taloushallinto, varastot, myynnin ja ostojen hallinta sekä CRM. Tarkoitus on lisätä toimintoja vähitellen. Tavoitteena on ottaa käyttöön vielä ainakin markkinoinnin työkalut, HR ja palkanlaskenta heti kun se on saatavilla.”

Tähän asti vakio-Odoon ominaisuudet ovat riittäneet hyvin Tele-Tukulle. 

“Päätimme, että mihinkään massiivisiin räätälöinteihin emme lähde. Mieluummin räätälöimme itseämme, eli muutamme tarvittaessa toimintatapojamme niin, että ne istuvat Odoon valmiiseen tuotteeseen. Jos Odoon prosessit on hiottu sellaiseksi, että niitä noudattaa jo miljoonat käyttäjät, niin eiköhän ne meillekin ole oikein hyvät”, Pasi lohkaisee lopuksi.