Vuonna 2020, samaan aikaan kun koko maailma suljettiin epidemian vuoksi, Nanten-lattiapinnoitteet otti käyttöön avoimen lähdekoodin erpin Odoon.

“Koronan aikana oli hyvin aikaa laittaa kuntoon järjestelmät ja markkinointi”, muistelee Sami Rastas, Fesconin Nanten-lattiapinnoitteet -yksiköstä.

Parikymmenpäinen Nanten-lattiapinnoitteiden parissa työskentelevä henkilöstö otti hyvin vastaan uuden järjestelmän. Nykyaikaisen, visuaalisen ja loogisen järjestelmän käyttö opittiin helposti. Kaikilla tuotannon työntekijöillä on nyt omat padit, ja paperisista työmääräimistä ja ohjeista on luovuttu. Myyjät kokevat isoksi helpotukseksi mobiilikäytön. Kännykällä monet asiat hoituvat nopeasti tien päällä.

“Käyttöönotto tehtiin huolella, silloisen kehitysjohtajamme johdolla. Päätimme ottaa uuden järjestelmän käyttöön aivan puhtaalta pöydältä, eikä vanhasta järjestelmästä tuotu juuri mitään vanhaa dataa mukana. Loimme ja täydensimme dataa vähitellen Odooseen.”

Nanten-pinnoiteliiketoiminnan valitsemaa käyttöönottoostrategiaa voi hyvillä mielin suositella muillekin, sillä Odoo on helposti konfiguroitavissa erilaisiin tarpeisiin. Sami kiittelee erityisesti sitä, että Odoossa ei tarvitse tyytyä vain valmiisiin raporttipohjiin. 

“Luomme Odoossa juuri sellaisia raportteja, jotka ovat meille kulloinkin tarpeen.”

Tuotantomoduuli - Nanten-lattiapinnoitteiden Odoon sydän

Tuotannon ohjaaminen on Nanten-lattiapinnoitteiden Odoon ytimessä. Kaikki toiminta kulminoituu tuotantoon ja sen tehokkuuteen. Tuotantopäällikkö ohjaa kaikkea ylätason tuotannonsuunnittelusta päivittäiseen tekemiseen Odoolla. Niin ihmisten kuin koneidenkin kuormitusta hallinnoidaan ja optimoidaan Odoon avulla.

Kaikkien tuotteiden reseptit, tuotantopaikat ja niihin käytettävät koneet ja laitteet löytyvät Odoosta. Reseptiltä löytyy tuotteen valmistusohjeet sekä tiedot käyttävistä raaka-aine-eristä. 

Lattiapinnoitteiden valmistusprosessissa tarkka eräseuranta onkin äärimmäisen tärkeää. Odoon avulla kaikki tuotteet on helposti jäljitettävissä käytettyyn raaka-aine-erään ja niiden eränumeroihin.

“Odoossa kaiken tiedon, mitä sinne on joskus syöttänyt, pystyy kaivaamaan esille.”

Tuotannon ohjaamisen Odoolla hallinnoidaan asiakkuuksia (CRM), myyntiä, ostoja ja varastonhallintaa. Myynnin- ja hallinnon henkilökunnalla on myös suora näkymä tuotantoon.

Räätälöinnin minimointi helpottaa tulevia päivityksiä

Kun yritys alunperin otti Odoon käyttöön, yksi toive oli selvä: Odoosta ei saisi tulla vanhan järjestelmän kopiota. Nanten-lattiapinnoitteilla oltiin valmiita kyseenalaistamaan ja haastamaan vanhoja totuttuja prosesseja.

“Halusimme oppia miten Odoo ajattelee, miten sen prosessit toimivat. Olimme valmiita muuttamaan omaa toimintaamme ja prosessejamme Odoon ajattelutavan mukaisiksi. Halusimme räätälöintejä mahdollisimman vähän, mutta rajapinnoille olimme avoimia.”

Tämän päätöksen satoa korjattiin kesällä 2023, kun Odoon versio 13 päätettiin päivittää versioon 16. Kolmen version yli päivitys on melko iso harppaus, mutta koska alun perin oli pidättäydytty mahdollisimman tiukasti Odoon vakio-ominaisuuksissa, oli päivitys kohtuullisen helppo. 

Yksityiskohtainen testausprotokolla varmistaa sujuvan käyttöönoton

SprintIT on tehnyt kymmeniä versiopäivityksiä erityyppisille asiakkaille. Prosessi on hiottu sujuvaksi ja asiakkaalle helpoksi seurata. Asiakkailta suurta kiitosta on saanut tarkistuslistat, joilla varmistetaan, että kaikki tehtävät tehdään oikea-aikaisesti eikä mitään unohdu. 

Päivitysprojekti aloitetaan listaamalla kaikki käytössä olevat vakio- ja lisämoduulit. Tässä vaiheessa tarkastetaan, että kaikki moduulit ovat edelleen tarpeen ja tehokkaassa käytössä. Jos jotain moduulia ei juuri kukaan käytä, siitä on hyvä luopua kokonaan päivityksen yhteydessä. 

Tärkeä vaihe on erikseen ostettujen lisämoduulien läpikäynti. Jos versiopäivitys tehdään monen version yli, kuten tässä tapauksessa 13:sta 16:een, saattaa lisämoduulien toiminnallisuudet löytyä uudemman version vakiotuotteesta. Nanten-lattiapinnoitteet pystyikin luopumaan muutamista lisämoduuleista. Siinä säästyi silkkaa rahaa ja ennen kaikkea työtä. Lisäksi järjestelmäympäristö siistiytyy ja yksinkertaistuu.

Kaikkien IT-projektien onnistumisen edellytys on hyvä projektisuunnitelma ja viestintä projektitiimin kesken. Myös muun organisaation ajan tasalla pitäminen ja kouluttaminen uuteen järjestelmään on tärkeää muutosvastarinnan vähentämiseksi. 

Päivitysprojektin aikataulutuksessa huomioitiin luonnollisesti henkilökunnan muiden töiden aikataulut, kiiresesongit ja kesälomat. Testaukselle varattiin reilusti aikaa, koska testausta tehtiin muun työn ohessa. Myös varasuunnitelmat mahdollisten virhetilanteiden varalle oli valmiina olemassa. Vanha järjestelmä pidettiin varmuuden vuoksi aktiivisena uuden version käyttöönoton jälkeen, mutta siihen ei tarvinnut turvautua. 

Uusia prosesseja testaillaan huoletta testiympäristössä

“Tämä meidän uusi versio 16 on huomattavasti nopeampi, ja sen käytettävyys on entistäkin parempi. Visuaalisuus ja värit helpottaa silmäilyä ja asioiden löytämistä nopeasti”, kertoo Rastas.

Nanten-lattiapinnoitteille Odoo 16:ssa yksi parannus ylitse muiden oli vakio-Odooseen tulleet hälytysrajat. Automaattiset hälytysrajat helpottavat ostajien työtä ja ovat isoksi avuksi MRP:ssä eli materiaalien tarvelaskennassa.  

“Odoon testiympäristö on myös todella kätevä. Voimme rauhassa opetella ja testailla eri toimintoja ja prosesseja testiympäristössä. Ei tarvitse pelätä, että kokeilut ja opettelu saisi tuotantokoneiston solmuun.”

Pitkiä perinteitä kantava Nanten-lattiapinnoitteet on vuoden 2023 alusta osa Fescon-konsernia.