Teknologia kehittyy huikeaa vauhtia ja se haastaa organisaatiot työskentelemään uudella tavalla ja tehokkaammin. Ohjelmistojen ominaisuudet ja mahdollisuudet ovat valtavat verrattuna siihen miten organisaatiot ovat pystyneet hyödyntämään nykyistä teknologiaa. Toiminnanohjausjärjestelmän selkeä ja tehokas implementointi, antaa mahdollisuuden pysyä edistyksen aallonharjalla.

Vaikka teknologia on muuttunut dramaattisesti kahden vuosikymmenen aikana, ERP-käyttöönoton hallinta ei ole muuttunut kovinkaan paljon. ERP-toimittajat mainitsevat pilvi-ERP-järjestelmät, ketterät käyttöönoton menetelmät ja ennalta määritetyt ratkaisut esimerkkeinä, jotka takaavat menestyksen, mutta kuitenkaan projektin toteutus ei aina onnistu toivotulla tavalla. Lisäksi on tullut monia uusia hienoja parannuksia kuten, IoT, blockchain, ohjelmistorobotiikka (RPA), koneoppiminen ja tekoäly (AI).

ERP-käyttöönoton ei pitäisi olla rakettitiedettä tai vaikea utopinen tavoite, jonka vain harvat ja valitut organisaatiot voivat saavuttaa. Menestyksen saavuttaminen on yksinkertaisempaa kuin miltä se näyttää, mutta se vaatii organisaatioita haastamaan tavanomaiset työskentelytavat, joita ERP-toimittajat ja suuret ERP-järjestelmien integraattorit ylläpitävät. Toisin sanoen se vaatii erilaista ajattelutapaa.

Ohessa 10 vaiheinen menetelmä menestyneen ERP-järjestelmän toteutukseen:

1. Määritellään ERP-projektin visio ja strategia

Selkeän strategian määritteleminen ja sen soveltaminen käytäntöön on yksi ensimmäisistä vaiheista ERP:n onnistuneelle käyttöönotolle. Suurin osa yrityksistä aloittaa digitaalisen muutoksen tai ERP-käyttöönoton, koska heidän on pakko, joko siksi, että heidän olemassaoleva järjestelmänsä on vanhentunut ja / tai koska he ovat kasvaneet ulos sen ominaisuuksista. Nämä syyt pelkästään eivät kuitenkaan ole riittävän hyviä syitä järjestelmän vaihtoon.

Riippumatta siitä, kuinka kiireellisesti sinun pitää vaihtaa nykyinen järjestelmäsi, menestykseen tarvitaan selkeä visio ja strategia. Näkemyksen on mentävä paljon pidemmälle kuin “korvaa nykyinen järjestelmämme” ja syvennettävä tarkempia tavoitteita. Esimerkiksi ohessa on joitakin yleisempiä ja hieman hyödyllisempiä tavoitteita:

• asiakaskokemuksen parantaminen
• järjestelmätoimintojen vakiointi
• myyntiprosessien joustavuuden maksimointi
• varastotasojen optimointi
• raportointi.

Nämäkin tavoitteet ovat vasta alkua. Johtoryhmien on myös tarkennettava, mitä nämä tavoitteet tarkalleen ottaen tarkoittavat ja miten ne liittyvät ERP-käyttöönottoon. Esimerkiksi mitä haluamme tarkalleen standardoida? Mitkä ovat vahvuutemme kilpailijoihin nähden? Mitkä ovat ERP-ohjelmiston rajoitukset ja heikkoudet?

2. Älä käytä liikaa aikaa valintaan

ERP-valintaprosessilla on taipumus johtaa puolueellisiin toimittajien analyyseihin ja projekti jää helposti vaiheeseen. Toimittajat sanovat yleensä “kyllä” ohjelmisto-ominaisuuksia koskeviin kysymyksiin riippumatta siitä, kuinka hyvin organisaation tarpeet täytetään. ERP-konsultit ja sisäiset projektiryhmät saattavat tarjota vaillinnaisia ja puolueellisia analyysejä, jotka tekevät päätöksenteosta entistäkin vaikeampaa.

Koska useimmilla organisaatioilla aika ja resurssit ovat rajallisia, jokainen valintaprosessiin investoitu euro ja tunti on pois kriittisestä toteutusvaiheesta. Siksi on tärkeää valita ohjelmistotoimittaja mahdollisimman tehokkaasti. Yritys voi halutessaan käyttää riippumattoman ERP-konsultin apua saadakseen puolueettoman näkökulman järjestelmä- ja kumppanivalintaan. Näissä tapauksissa on hyvä huomioida, että ulkopuolisen tahon käyttäminen saattaa pidentää valintaprosessiin vaadittavaa aikaa.

3. Vahva toteutus on parempi kuin täydellinen ERP-järjestelmän valinta

Edellisen kohdan pohjalta useimpien organisaatioiden on parempi sijoittaa enemmän tehokkaaseen ERP-käyttöönottoon kuin käyttää aikaa ja rahaa täydellisen ERP-järjestelmän etsimiseen. Analysoimalla liian monia vaihtoehtoja liian kauan, tuottavuus laskee ja liiketoiminta kärsii.

Tyypillisesti on havaittu, että useimmilla organisaatioilla on realistisesti kolme tai viisi käyttökelpoista vaihtoehtoa, joista he voivat valita omien tarpeidensa pohjalta. Mitä nopeammin saat listattua oman organisaatiosi tarpeet, sitä vähemmän käytät aikaa sellaisten järjestelmien analysointiin, jotka eivät olisi alunperinkään sopineet yrityksellesi. Kun olet tehnyt päätöksesi organisaatiosi ERP-tarpeista, eteneminen seuraavaan vaiheeseen on nopea. Aikaa ei kannata käyttää kuukausia analysoimalla järjestelmiä, jotka kaikki todennäköisesti toimivat melko hyvin organisaatiossasi.

4. Huomioi, että ei ole helppoja ratkaisuja

Olemme kaikki ihmisiä ja kuulemme mitä haluamme kuulla. Kun kuulemme, että jokin uusi, vallankumouksellinen teknologia tai järjestelmä on avain viime vuosien ERP-käyttöönoton ongelmien ratkaisemiseen, on luonnollista, että kuuntelemme tarkkaan ja aloitamme analysoinnin.

Seuraavat seikat on kuitenkin hyvä huomioida. Ei ole nopeaa tai helppoa ratkaisua menestykseen. Olipa kyse alan toimintamalleista, ketteristä toteutusmenetelmistä tai hienoista uusista ohjelmistoista, käyttöönotto ei ole koskaan helppoa. Sen sijaan tärkeää on keskittyä toteutuksen muihin kuin teknologisiin näkökohtiin, joita käsittelemme seuraavissa kappaleissa.

5. Aloita realistisilla ERP-käyttöönoton odotuksilla

ERP-epäonnistumisia analysoitaessa on havaittu, että epärealistiset odotukset ovat ensimmäisiä epäonnistumiseen johtaneista ketjureaktioista. Kun tiimi odottaa, että käyttöönotto saadaan päätökseen käyttämällä vähän aikaa, rahaa ja resursseja, johtaa se väistämättä myöhemmin huonoihin tuloksiin.

Tarkastele ensin ERP-toimittajan tai järjestelmäintegraattorin ehdottama toteutussuunnitelma. Määritä sitten alueet, jotka he ovat aliarvioineet tai jättäneet kokonaan pois. Ja mikä tärkeintä, hanki puolueeton arvio suunnitelmastasi ennen kuin sitoudut siihen.

6. Pidä ERP-käyttöönottoa liiketoiminnan muutoksena – ei teknologiaprojektina

Niin hienoa kuin teknologia onkin, sillä on tapana helposti vaikeuttaa asioita tarpeettomasti. Kerta toisensa jälkeen näemme organisaatioiden jumiutuneen ongelmiin yrittäessään selvittää monimutkaisia teknologia kysymyksiä, kuten räätälöinti, integrointi ja ohjelmistojen yhteensovittaminen. Nämä asiat ovat suurelta osin merkityksettömiä isommassa mittakaavassa.

Sen sijaan, että monimutkaistettaisiin ja panostettaisiin liikaa investointeihin toteuttamisen tekniselle puolelle, suosittelemme käyttämään enemmän aikaa, rahaa ja keskittymään ERP-käyttöönoton ei-teknisiin näkökohtiin. Asiat, kuten selkeä strategia, organisaation muutosten hallinta ja tehokas liiketoimintaprosessien hallinta ovat paljon tärkeämpiä menestystekijöitä.

7. Valmistaudu hyvin toteutukseen

Ennen kuin ryhdyt toteuttamaan ERP-käyttöönottoa, on tärkeää saada projektisuunnitelma järjestykseen. Aivan kuten rakennettaessa uutta taloa, et voi odottaa, että pääurakoitsija, sähköasentajat, putkimiehet ja katontekijät ilmestyvät paikalle määrittelemättä ensin yksityiskohtaista suunnitelmaa rakennuksen toteuttamiseksi.

Vastaavasti et halua myöskään, että järjestelmäintegraattorin konsultti ilmestyy, käynnistää projektin ja alkaa testata järjestelmää ilman selkeää ohjausta. Tämä on erittäin kallis ja tehoton tapa hallita käyttöönottoa. Mikä vielä pahempaa, se johtaa siihen, että järjestelmäintegraattori ottaa haltuunsa toteutuksen eikä sisäinen tiimisi.

8. Hyödynnä oikea ERP-projektitiimi

Haluat parhaan A-ryhmän ERP-käyttöönoton projektitiimiksi. Kun kyseessä on sisäinen tiimisi, he ovat ihmisiä, joita on yleensä vaikea irrottaa heidän omista työtehtävistään. He kuitenkin yleensä ymmärtävät nykyisen toiminnan hyvin, mutta heillä on myös visio siitä, miten asioita voitaisiin parantaa tulevaisuudessa.

Kun on kyse ulkoisista projektitiimin jäsenistä, haluat ensisijaisesti olla tarkka missä kohtaa projektia heitä kannattaa käyttää. On selvää, että valitsemiesi ohjelmistojen toiminnallisten ja teknisten asiantuntijoiden tarve on tärkeä, mutta muut roolit ovat vieläkin tärkeämpiä. Esimerkiksi organisaation muutosten hallinta, liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelu ja strateginen yhdenmukaistaminen ovat vain muutama kriittisistä asioista, joita useimmat järjestelmäintegraattorit eivät kuitenkaan käsittele.

9. Panosta vahvasti organisaatiomuutoksen hallintaan

Lukemattomat tietohallintojohtajat ja projektiryhmän jäsenet, ovat todenneet projektin jälkeen, että he olisivat käyttäneet enemmän aikaa organisaation muutoksenhallintaan. Mikä tahansa summa, jonka aiot käyttää muutoksenhallintaan nyt, ei todennäköisesti riitä. Ajattelet varmasti, että tiimisi on innoissaan muutoksesta – mitä he todennäköisesti ovatkin, muutoksen hallinnasta tulee ehdottomasti kriittinen asia jossain vaiheessa matkan varrella. Se voi vaatia ajan ja resurssien ohjaamista yrityksen muusta toiminnasta, mutta se on lopulta erittäin hyvä sijoitus yrityksen menestyksen kannalta.

10. Toteuta itsenäinen toiminnanohjausjärjestelmän toteutuksen laadunvarmistus- ja riskinhallinta

Toimittajan tai järjestelmäintegraattorin itsearvio ohjelman toimivuudesta ja sopivuudesta yrityksellesi ei välttämättä kerro aina koko totuutta. He eivät välttämättä halua jakaa liikaa tietoa projektiriskeistä tai haasteista, joita saattaa matkan varrella ilmetä.

Organisaatiot tarvitsevat avoimuutta ja rehellisen arvioinnin siitä, mikä menee hyvin ja missä on parannettava. Jos projektitiimisi odottaa, kunnes riskien tuomat haasteet näkyvät, on yleensä liian myöhäistä lähteä korjaamaan tilannetta. Tästä syystä riippumaton kolmas osapuoli – jolla ei ole mitään menetettävää riskien tunnistamisessa ja lieventämisessä – voi olla erittäin hyödyllinen.

Tärkeimmät opit

Toivottavasti sinäkin olet samaa mieltä, että näiden askelien toteuttaminen ei ole niin vaikeaa. Nämä vaativat vain tarkkuutta ja fokusta oikeaan tekemiseen. Ei ole mitään oikeaa kaavaa, joka takaisi menestyksen. Voit tutustua aiheeseen vielä syvemmin lukemalla blogimme – 5 merkkiä, jotka kertovat siitä että on aika vaihtaa taloushallinnonjärjestelmä tai lataa oppaamme Kuinka toteutan ERP-projektin onnistuneesti – 14 muistettavaa asiaa. Näiden muutamien vinkkien avulla voit edesauttaa projektin onnistumista. Onnea muutosmatkaan!

Haluatko kuulla aiheesta lisää? Ota yhteyttä ja etsitään ratkaisut liiketoimintanne tarpeiden tukemiseksi.

Kai Kortteinen

Senior Sales Executive

kai.kortteinen@staria.com

+358 44 7609 432