OSTP Finland Oy Ab kuuluu OSTP-konserniin. Aiemmin, ennen vuotta 2013, OSTP oli osa Outokumpua ja tällöin käytössämme olivat Outokummun tietojärjestelmät. Irtautumisen yhteydessä tuli selkeä tarve hankkia omat tietojärjestelmät, joista HR-järjestelmä oli yksi tärkeimpiä, kertoo OSTP:n Site HR Manager Ulla Kauppi.

HR-järjestelmän hankinnassa painotettiin sopivuutta juuri tämän kokoiselle yritykselle sekä mahdollisuutta laajentaa järjestelmää tulevaisuudessa myös konsernin muihin yksiköihin, Kauppi kertoo. Toinen meille tärkeä asia oli käyttäjäystävällisyys ja mahdollisuus joustavasti räätälöidä järjestelmää omiin tarpeisiimme. Haimme myös kokonaisvaltaista ratkaisua, joka toimisi hyvin HR master datana. Valitsimme Sympa HR:n, koska koimme, että järjestelmä vastaa juuri määrittelemiämme tarpeita – erityisesti helppokäyttöisyys ja pilvipalvelu houkuttelivat. Sympa HR oli valintahetkellä myös markkinoiden kustannustehokkain ratkaisu.

Tärkeimmät järjestelmälle asetetut tavoitteet olivat käyttäjäystävällisyys ja kokonaisvaltaisuus sekä luonnollisesti myös kustannustehokkuus. Käytännön tasolla meillä on tavoitteena viedä mahdollisimman monta prosessia yhteen järjestelmään. Tällä hetkellä Sympa HR käytössä jo varsin laajasti: henkilö-, työsuhde- ja palkkatiedot, työsopimukset ja työtodistukset, lomat ja poissaolot, tehtävänkuvat, valmistautuminen kehityskeskusteluun ja varsinainen kehityskeskustelu, osaamisen arviointi, koulutukset, koulutuksiin ilmoittautuminen, työluvat (esim. työturvallisuuskortti, tulityökortti, trukkilupa), työvälineet (esim. tietokoneet, puhelimet, käyttöoikeudet), lähtöhaastattelu sekä varhaisen tuen mallin keskustelulomake. Tulevaisuudessa on tavoitteena saada vielä rekrytointi mukaan, ja varmasti keksimme paljon muutakin käyttöä Sympa HR:lle.

Käyttöönotto kahdessa vaiheessa

Käyttöönottoprojekti jaettiin kahteen vaiheeseen, mikä oli erittäin hyvä ratkaisu. Käyttöönoton ensimmäinen vaihe oli meidän kannaltamme haastava kiireellisen aikataulun vuoksi. Järjestelmän piti olla käytössä henkilö-, työsuhde- ja palkkatietojen osalta neljässä kuukaudessa, kesäkuussa 2014, ja tämä käyttöönotto sisälsi myös liittymän ulkopuoliseen palkanlaskentajärjestelmään. Kiitos Sympan osaavan projektipäällikön, Tuomas Makkosen, onnistuimme tässä käyttöönotossa paremmin kuin hyvin. Toki lähdimme siitä, että hyödynnämme mahdollisimman pitkälle Best Practice -prosesseja ja mietimme mahdollisia järjestelmän räätälöintitarpeita myöhemmin. Ensimmäisen vaiheen jälkeen jatkoimme muiden toiminnallisuuksien määrittelyä ja kaikkineen järjestelmä oli valmis toukokuussa 2015. Erinomaista kustannustehokkuutta projektiin toivat Lync-neuvottelujen hyödyntäminen ja se, että projektipäälliköllä oli lähistöllä toinen käyttöönottoprojekti menossa.

Koko organisaation työkalu

Sympa HR otettiin OSTP:lla ensin käyttöön HR:ssä ja seuraavaksi järjestelmän käyttöä laajennettiin esimiehille. Esimiesten antaman positiivisen palautteen perusteella tehtiin nopea päätös ottaa järjestelmä käyttöön myös toimihenkilöiden osalta. Aivan kaikkien työntekijöiden käyttöön emme ole vielä käyttöä laajentaneet, mutta varmasti pohdimme sitäkin mahdollisuutta tulevaisuudessa, Kauppi tarkentaa.

Olemme erittäin tyytyväisiä uuteen HR-järjestelmäämme – erityisesti sen raportointiin, käyttäjäystävällisyyteen ja siihen, että voimme itse helposti kehittää järjestelmää eteenpäin – näin olemme jo tehneetkin. Ja tiedämme, että jos emme jotain osaa, niin voimme aina kysyä apua hyvin toimivasta Sympan tukipalvelusta.