Tyhjästä on tyhmä maksaa, eli milloin integraatio ei kannata?

Integraatioon ei kannata lähteä, ellei siitä ole selvää hyötyä. Yrityksestä ja integraatiosta riippuu, mitä se hyöty käytännössä on. 

Tavoiteltuja hyötyjä voivat olla esimerkiksi tuplatyön poistaminen, inhimillisten virheiden väheneminen, yhtenäistetyt toimintamallit tai raportoinnin keskittäminen yhteen järjestelmään. Nämä kaikki tietysti tarkoittavat viime kädessä samaa: automatisoitua työprosessia eli ajan- ja kustannusten säästöä.

Jos esimerkiksi harkitset verkkokauppaintegraatiota, mieti montako tilausta verkkokaupastasi päivässä tulee ja paljonko aikaa sinulla menee, kun naputtelet saldovähennykset käsin järjestelmääsi. Jos verkkokauppatilauksia tulee vain muutama viikossa, integraatio todennäköisesti käy kohtuuttoman kalliiksi. Ja jos verkkokauppa tulevaisuudessa lähtee lentoon, integraation voi aina hankkia myös myöhemmässä vaiheessa!

Aina integraatio ei ole paras ratkaisu suurillakaan myyntimäärillä: jos omissa prosesseissa on paljon poikkeuksia ja poikkeuksen poikkeuksia, integraatio ei aina järkevällä tavalla pysty ottamaan näitä erityistapauksia huomioon.

Kun integraatio on suunniteltu siirtämään tietoa automaattisesti tiettyyn aikaan päivässä, voi olla vaikea muistaa, että asiakas b:n osalta tiedon a saa siirtää vain kerran viikossa, ja asiakas c ilmoittaa tekstarilla tj:lle, koska tiedon a saa siirtää. Toisaalta tällaisessakaan tilanteessa ei välttämättä kannata heiluttaa heti hyvästejä unelmalle integraation tuomasta helpotuksesta: voisiko ehkä yrityksen prosesseissa olla virtaviivaistamisen varaa? Jos prosesseja voisi yhdenmukaistaa, ei integraatio välttämättä olekaan enää kaukaa haettu idea.

Mitä tekisit ylimääräisellä päivällä viikossa, eli milloin integraatio todellakin kannattaa?

Pienikin yritys, jonka verkkokaupasta tulee vaikkapa viisi tilausta päivässä, voi jo hyvillä mielin harkita integraatiota. Jos manuaalista työtä poistuu viikossa jopa yhden työpäivän verran, integraation kustannus on täysin perusteltu. Jos saldojen päivittämiset ovat täysin muistin varassa ja siksi olemassa riski yli saldojen myymisestä, ei yrityksessä välttämättä edes uskalleta pitää kaikkia tuotteita verkkokaupassa. Kun integraatiolla voidaan poistaa tämä riski, liikevaihto kasvaa suoraan integraation ansiosta.

Kassajärjestelmään integroitu kuljetuspalvelu voi myös säästää valtavasti työaikaa. Ilman integraatiota jokainen asiakkaille lähtevä toimitus naputellaan ensin kassajärjestelmään ja sen jälkeen vielä kuljetuspalvelun portaaliin, josta tulostetaan lähetystarrat paketin päälle. Integraatiolla tuplatyöt poistuvat: tilauksen tiedot siirtyvät automaattisesti rahdinkuljettajan portaaliin ja kaikki tarvittavat paperit ja osoitetarrat saa tulostettua samalla kertaa. Ja jos paketteja lähtee vaikkapa 2 000 kuukaudessa, aikaa voi säästyä vaikka yhden ihmisen koko kuukauden työtuntien verran! Ulkoistetun varaston integraatiossa on vastaava mahdollisuus merkittävään ajansäästöön: jos samat 2 000 tilausta keräillään ulkoisesta varastosta ja varastosaldot täytyy pitää ajan tasalla omassa järjestelmässä käsipelillä, jopa räätälöity integraatio maksaa itsensä säästetyssä ajassa takaisin jo muutamassa kuukaudessa.

Entäpä sitten taloushallinnon integraatio? Yksinkertaisimmat taloushallinnon ja kassajärjestelmän väliset integraatiot ovat hyvin edullisia, ja vaikka kirjanpitotositteen viennin automaatio ei säästäisi aikaa kuin puolisen tuntia kuukaudessa, se poistaa virheen mahdollisuuden ja on siksi lähes yritykselle kuin yritykselle kannattava investointi. Laajempi taloushallinnon integraatio on hintavampi, mutta jos myyntireskontran hoidon voi integraation avulla ulkoistaa tilitoimistoon sen sijaan, että pitäisi palkkalistoilla (vaikka osa-aikaistakin) reskontranhoitajaa, rahallinen säästö on merkittävä. Vertaa vaikka reskontranhoitajan vuosipalkan todellisia kustannuksia ja mieti, kuinka paljon tilitoimisto maksimissaan voisi reskontranhoidosta vuodessa veloittaa. Niinpä, ero on merkittävä!

Pienikin yritys voi hyötyä oikein valituista laskutuspalvelu– ja taloushallinnon integraatioista, mutta integraatioiden merkitys tietysti kasvaa volyymin myötä. 

Integraatiolla kuorit kermat päältä

Kun yritykset lähtevät digitalisoimaan prosessejaan, niiden tarvitsemat ohjelmistokokonaisuudet voivat olla hyvinkin laajoja ja keskenään erilaisia. Usein paras vaihtoehto onkin valita alan huippuratkaisut ja integroida ne toisiinsa. Saat valmiin paketin käyttöösi ehkä vähän hitaammin, mutta lopputulos on varmasti sinun yrityksellesi toimiva vaihtoehto ja ominaisuuksiltaan ylivoimainen yleisohjelmistoon verrattuna.

Summa summarum: integraatio ei ratkaise kaikkia ongelmia, ei ole aina se edullisin vaihtoehto ja vaatii aina huolellista valmistelua ja hyvää yhteistyötä osapuolten välillä. Mutta integraatio voi helpottaa elämää, poistaa virheitä ja tehostaa prosesseja merkittävästi.