Asiakastarina GLS Denmark

GLS Denmarkilla on Tanskan pakettijakelijoista paras Trustpilot-luokitus: 4,7 pistettä. Yrityksen pääkonttori sijaitsee Koldingissa Etelä-Tanskassa, ja lisäksi yrityksellä on toimipisteet seitsemässä kaupungissa. GLS:llä on noin 1 100 työntekijää, ja sen liikevaihto on noin 2,4 miljardia Tanskan kruunua (n. 322,5 miljoonaa euroa). Yritys kuuluu GLS Groupiin, jolla on toimipisteet 40 maassa.

GLS:llä toteutettiin hiljattain brändiuudistus, ja yritys pyrkii nyt asettumaan kuluttajien asemaan tarjotakseen entistä parempaa palvelua. Yrityksen slogan kuuluu: "Jos se on tärkeää sinulle, se on tärkeää meille". Sloganin myötä GLS asettaa laadun, palvelun ja läpinäkyvyyden etusijalle toiminnassaan.

GLS:n pilvistrategia: kaikki vanhat järjestelmät pilveen vuoteen 2025 mennessä

Pakettijakelija GLS Denmark päätti 2,5 vuotta sitten toteuttaa pilvistrategian. Matka noista ajoista tähän päivään onkin ollut melkoinen: Aluksi yrityksellä ei ollut lainkaan omaa pilviteknologiaosaamista. Nyt sillä on täysin toimiva tuotantoympäristö pilvessä, ja ratkaisu on jo tuottanut liiketoimintahyötyä. Vuoteen 2025 mennessä kaikki vanhat järjestelmät saavat uuden elämän pilvessä.

Ajatus IT-palvelujen siirtämisestä pilveen kumpusi muun muassa pakettitietojen ja skannaukseen liittyvän yrityskohtaisen datan määrän jatkuvasta kasvusta ja siitä syntyneistä suorituskykyhaasteista.

"Uudet tavat hyödyntää dataa kuormittivat fyysistä palvelininfrastruktuuriamme. Toiminnallemme ovat tyypillisiä myös kiirehuiput, ja päiväkohtaista käsiteltävien pakettien määrää on vaikeaa ennustaa. Siksi onkin haastavaa luoda järjestelmä pakettimäärien muutosten hallintaan ilman, että siitä tulee kiirehuippujen mukaan mitoitettu hirviö", selittää GLS Denmarkin Jana Hartwich, joka johtaa IT & Commercial Services -yksikköä.

LUE LISÄÄ: PILVITRANSFORMAATIO

Pilviprojektin käytännön toteutus

Jana Hartwichin mukaan ensimmäinen haaste oli selvittää, millainen pilviratkaisu tarvittiin: missä järjestyksessä tehtävät oli järkevintä toteuttaa ja mitkä projektit soveltuivat parhaiten pilveen vietäviksi.

"Olisimme tarvinneet oppaan tai kartan oikean reitin valintaan, ja alkuvaihe oli pitkälti yritystä ja erehdystä", hän kertoo.

Hartwich uskoo, että monet yritykset eivät ole siirtyneet pilvipalveluihin tai päätöksenteko on hidasta, koska tietoa ja osaamista tämän kokoluokan projektin käytännön toteutuksesta ei yksinkertaistesti ole riittävästi.

"Meidän työntekijämme olisivat tarvinneet tällaista osaamista. Pilvipalvelu kuulostaa mahtavalta idealta, mutta onko se todella niin helppoa kuin väitetään? Kun vastaan tulee ensimmäinen todella monimutkainen haaste, johon on tuhat mahdollista ratkaisua, mieleen nousevat epäilykset."

Innofactorin asiantuntijat tärkeä resurssi GLS:lle

Yhteistyö Innofactorin kanssa on ollut arvokasta kaikin puolin.

"Tarvitsimme apua pilvisiirtymän tarkempaan määrittelyyn ja kokonaisuuden jäsentämiseen. Sparraus aloitettiin governance-rakenteista", Hartwich muistelee.

"Innofactorilla oli kokemusta ja Microsoft-sertifiointi, jotka meiltä tuolloin vielä puuttuivat. Aloitimme melko vaatimattomasti ja pyysimme apua Innofactorilta aina, kun törmäsimme monimutkaisiin ongelmiin."

Hartwich kertoo, että Innofactorin sisäinen verkosto oli tärkeä resurssi GLS:lle.

"Meillä oli pari yhteyshenkilöä, jotka sisäisten verkostojensa avulla pystyivät nopeasti yhdistämään meidät oikeisiin osaajiin. Tämä apu oli todella tehokasta, ja ongelmamme tulivat ratkaistuiksi", hän sanoo.

Työskentelytapana on ollut yhdistää Innofactorin asiantuntijat GLS:n projekteihin. Toisinaan he ovat toimineet teknisinä johtajina, toisinaan vain auttaneet satunnaisesti projektissa.

"Työskentelemme tiiminä, ja Innofactor tuntee tavoitteemme, odotuksemme ja projektin taustasyyt."

Pakettien seurantasovellus todellinen menestys

GLS:n ensimmäinen kunnon pilviprojekti oli uuden pakettien seurantasovelluksen kehittäminen kuluttajien käyttöön.

Hartwich tunnustaa, että projektiin lähdettiin vähän takki auki: Kyseessä oli yhtiön ensimmäinen pilviprojekti, ja kaiken kukkuraksi sovelluksen minimum viable product -versio julkaistiin vain kaksi päivää ennen Black Fridayta vuonna 2021.

"Meitä jännitti, miten sovellus toimisi. Samalla kuitenkin tiesimme, että mahdollisimman suuren suosion saavuttamiseksi sovellus piti julkaista ajankohtana, jolloin se herättäisi kuluttajien huomion mahdollisimman laajasti."

Sovelluksen latausmäärät olivat suuret, ja se pysyi AppStoren suosituimpien sovellusten listalla. Hartwich kertoo, että GLS halusi myös selvittää, miten sovellus toimi, kun sitä oli ladattu 200 000 kertaa, minkä jälkeen kapasiteettia oli tarkoitus kasvattaa.

"Automatisoimme sen ja seurasimme tiiviisti pilviympäristössämme, että sovellus todella toimisi. Ja sehän toimi! Nyt sovelluksella on Tanskassa 750 000 käyttäjää, ja se on ollut todellinen menestys."

Pilvialusta mahdollisti enimmäiskäyttäjämäärän moninkertaistamisen.

"Olisimme voineet suunnitella sovelluksen, mutta sen skaalaaminen tässä mittakaavassa ei olisi ollut mahdollista. Jos sovellus toimisi fyysisillä palvelimillamme, sen enimmäiskäyttäjämäärä olisi jäänyt noin 200 000:n paikkeille."

Pilveen siirtyminen auttoi luomaan uudenlaisen yhteistyökulttuurin

Ennen pilvikumppanuutta Innofactorin kanssa GLS:llä ei ollut lainkaan omaa pilviteknologian osaamista. Hartwich kertoo, että heillä oli perinteinen siiloutunut jako kehitykseen ja käyttöön.

"Pilveen siirtyminen pakotti meidät tekemään yhteistyötä. Kukaan ei onnistu yksin, vaan on työskenneltävä yhtenäisenä tiiminä. Projektin myötä olemme ymmärtäneet tämän. Se oli uutta kaikille, joten lähdimme luomaan uutta yhdessä samalta viivalta. DevOpsin käyttöönoton myötä olemme saaneet aivan uuden tavan ajatella ja tehdä yhteistyötä."

Kuten ajatella saattaa, uusi pilvistrategia on vaatinut totuttelua.

"Meillä oli jonkin verran epäilyksiä ensialkuun, eikä kaikki ole toiminut aivan täydellisesti. Organisaatiomme on kuitenkin ollut valmis muutokseen", Hartwich kuvailee.

"Olemme myös johdonmukaisesti viestineet, että katse on syytä pitää avarana. Microsoft julkaisee jotakin uutta joka päivä, joten meidänkin on opittava uutta päivittäin."

TUTUSTU AZURE-KUMPPANUUTEEN

Ylimmän johdon sitoutuminen välttämätöntä uuden strategian jalkauttamiseksi

Pilvistrategian jalkauttaminen käytäntöön ei olisi onnistunut ilman ylimmän johdon sitoutumista.

"Kuulun itse yrityksen johtoryhmään. Se oli välttämätöntä projektin onnistumisen kannalta. On oltava valmis käyttämään aikaa ja sanottava ei vanhoille fyysisille palvelinprojekteille."

"Meillä, kuten monilla muillakin, on pitkä lista vanhoja korjattavia asioita, ja tämän listan toteuttamiselle olen sanonut ei lähes kahden vuoden ajan. Sillä ei varsinaisesti heru irtopisteitä operatiivisen toiminnan puolelta. Olen kuitenkin vakuuttunut siitä, että tämä on oikea tapa toimia, ja sen ensimmäiset projektimme ovat todistaneet."

Huomio asiakkaissa ja palvelun parantamisessa

Pilvisiirtymän edetessä GLS keskittyy asiakkaisiinsa yhä enemmän.

"Asiakkaitamme ovat sekä pakettien vastaanottajat että lähettäjät. Jatkossa keskitymme miettimään, miten voimme parantaa palveluamme. Meillä on yhä paljon vanhoja operatiiviseen toimintaan liittyviä ratkaisuja, jotka pitää optimoida. Jatkossa tasapainottelemme uusien ratkaisujen kehittämisen ja vanhojen ratkaisujen pilveen siirtämisen välillä", Hartwich kertoo.

Hartwichin mukaan GLS:n suurin haaste juuri nyt on aika.

"Tiedämme varsin hyvin, mitä aiomme tehdä. Innofactorin konsultti auttaa meitä pilkkomaan tietokantamme pienempiin osiin ja siirtämään sen pilveen. Vanhoja paikallisia tietokantojamme ei siirretä pilveen sellaisenaan, sillä se ei jalosta dataa, liiketoimintalogiikkaa tai sovelluksia. Niistä tulee skaalattavia, mutta se on myös kallista."

"Strategiamme on pilkkoa mahdollisimman suuri osa paikallisista ratkaisuistamme pienempiin osiin vuoteen 2025 mennessä. Suurin haaste on, miten nopeasti pystymme toteuttamaan tämän", Hartwich toteaa.

Tavoitteena siirtää kaikki ratkaisut pilveen

GLS:n tavoitteena on siirtää kaikki pilveen. Hartwich toteaa, että joitakin ratkaisuja ei ehkä pystytä siirtämään, mutta niitä on hyvin vähän.

"Meillä on yleinen Microsoft-strategia. Olemme juuri ottaneet käyttöön Microsoft CRM:n, ja seuraavaksi vuorossa ovat Business Central, Power BI ja vastaavat. Tavoitteena on siis siirtää kaikki klienttipuolen ratkaisut pilveen."

"On järkevää siirtää pilveen mahdollisimman paljon. Kun käytämme esimerkiksi Power BI:tä, kaikki data siirretään pilveen suorituskykysyistä. Paikallisesti säilytettävää dataa jää hyvin vähän, Hartwich toteaa."

Uudelleenkäyttö on kullan arvoista

Pilveen siirtyminen on jo tuottanut hyötyä. Hartwich nostaa esiin valvonnan ja suorituskyvyn automatisoinnin.

Markkinoilletuloajasta ei vielä voi sanoa mitään, sillä se on tulevaisuuden asia.

"Olemme rakentaneet paljon infrastruktuuria koodina, jota voidaan käyttää uudelleen pilvessä. Siitä on etua, kun tarkoituksena on siirtää näinkin paljon dataa pilveen."

"Seuraavaksi vuorossa on koneoppimisen tarkastelu. Algoritmeihin on liittynyt melkoisia haasteita, sillä ne vaativat valtavasti fyysistä palvelinkapasiteettia. Ongelman ratkaisemiseksi voimme luoda pilveen fiksuja ja paremmin toimivia ratkaisuja. On erittäin hyödyllistä, että pystymme työskentelemään tällaisten dataprojektien parissa nopeammin ja helpommin kuin aikaisemmin."

Hartwich nostaa esiin myös tietoturvan, johon GLS on keskittynyt paljon viimeksi kuluneena vuonna.

"Tietoturvahaasteita on nyt helpompi hallita, kun mahdollisimman suuri osa palveluista on Microsoftilta. Voimme käyttää Microsoftin normeja ja parhaita käytäntöjä."

"Innofactorin asiantuntijat ovat aina auttaneet ratkaisemaan pilvisiirtymään liittyviä haasteita. He ovat olleet kuin hyvä ystävä, jolle voi soittaa milloin vain, kun jokin menee pieleen", Hartwich toteaa lopuksi.

Näin se tehtiin

Innofactor toimitti GLS:lle seuraavat ratkaisut ja palvelut:

• GLS:n pilveen siirtymisen määrittäminen ja jäsennys.
• Valikoitujen projektien tekninen johto, projektinjohto sekä projektien ja työpajojen toteutus.
• GLS:n teknisten haasteiden ratkaiseminen sitä mukaa kun niitä on tullut vastaan.
• Turvallisen ja skaalautuvan Microsoft Azure -alustan luominen, joka mahdollistaa DevOps-periaatteiden ja -työkalujen mukaisten pilvipohjaisten sovellusten kehittämisen.
• Nykyisten sovellusten mukauttaminen Azurea varten Azure-resurssien avulla.
• AKS:n (Azure Kubernetes Service) käyttöönotto tehokkaasti skaalautuvien digitaalisten palvelujen tueksi.
• Pilvipohjaisen data-alustan luominen ja paikallisen datan migraatio pilveen.

Jana Hartwichin kolme vinkkiä pilvisiirtymään

• Tarvitset uskoa projektiisi ja työntekijöitä, jotka todella pystyvät muuttamaan työskentelytapojaan. Tämä on ratkaisevaa. Mukaan kannattaa ottaa ne, jotka ovat valmiita syventymään uuteen maailmaan. Pilviratkaisu ei ole Plug & Play. Siinä on enemmän kyse muutosjohtamisesta kuin teknologiasta ja tekniikasta.
• Kun matkaan tulee mutkia eikä ongelmia pystytä ratkaisemaan ajan tai osaamisen puutteen vuoksi, pyydä apua. Asiantuntija korjaa parhaimmillaan vain parissa tunnissa ongelman, jonka ratkaisemiseen sisäisillä resursseilla saattaa hyvinkin mennä kolme viikkoa.
• Pysy jatkuvasti ajan tasalla siitä, mitä uusia työkaluja on saatavilla. Jos pidät itsepäisesti kiinni kaksi vuotta aiemmin tehdyistä päätöksistä etkä uskalla muuttaa mieltäsi, teet ison virheen.