Porin Kylmäasennus Oy on vuonna 1987 perheen kesken perustettu kylmäkoneita ja lämpöpumppuja asentava ja huoltava yritys. Toimitusjohtaja Jari Määttä ja hänen isänsä aloittivat toiminnan, minkä jälkeen yritys on lähtenyt rauhassa kasvamaan. Asiakaskunta koostuu niin yritys- kuin yksityisasiakkaista Satakunnan alueella ja tällä hetkellä yrityksessä on töissä neljä kylmäasentajaa yrittäjäperheen lisäksi.

– Tehdään jäähdytysalan töitä laidasta laitaan. Meillä on teollisuudessa asiakkaita ja jonkin verran on tehty kauppoihin ja leipomoihin asennuksia. Yksityisille tehdään paljon ilmalämpöpumppujen ja ilmavesilämpöpumppujen asennuksia.

Admicom Ultima (ent. Adminet) otettiin käyttöön vuonna 2017, kun yrityksen kasvaessa heräsi kiinnostus tuoda toiminta paperin pyörittelystä nykyaikaan.

– Tilanne muuttui 2017, kun toiminta vähän laajeni. Oikeastaan tuntikirjanpito ja työajanseuranta oli suurin syy minkä takia lähdettiin Admicomin matkaan mukaan. Meillä oli siihen asti ollut tilitoimisto, paperilaskut ja kuittirumba. Se oli aika iso juttu lähteä muuttamaan sitä, kun oli muuta mutkaa matkassa. Meillä muuttui yhtiömuoto samalla aikaa kommandiittiyhtiöstä osakeyhtiöksi ja se toi omat lisäkuvionsa muutokseen. Siitä kuitenkin selvittiin ja vaimon kanssa ollaan jälkikäteen puhuttu, että on ollut ehdottomasti hyvä ratkaisu, Määttä kertoo.

Tiedot tilitoimiston takaa omaan taskuun

Aiempi yhteistyö tilitoimiston kanssa ilman Ultimaa oli sujuvaa, mutta seuranta oli työläämpää. Tiedot oli haettava useamman ihmisen kautta ja se hidasti toimintoja, vaikka muuten yhteistyö pelasi hyvin.

– Oli meillä paperit järjestyksessä ja tilitoimistokin oli hyvä, mutta oli se vaivalloisempaa. Jos tarvitsi jotain tietoa menneiltä kuukausilta, niin se työllisti useamman ihmisen. Nyt kun kaikki on tuolla pilvessä ja sieltä osaa hakea niin tieto löytyy nopeasti.

Kun aiemmin tiedot sijaitsivat fyysisesti tilitoimistossa, nyt ne ovat saatavilla ja kirjattavissa taskun pohjalta löytyvällä kännykällä. Näin yrityksen kannattavuuden seuranta on helpottunut, kun tiedot päivittyvät töiden ohessa kirjauksia tehden suoraan ohjelmistoon.

– Ultiman kautta seurattavuus ja työajanseuranta on ihan oma lukunsa. Talousluvut ovat helpottaneet omaa kokonaiskuvaa yrityksen tilanteesta. Pysyy niin sanotusti paremmin kartalla. Ja meillähän on myös kirjanpidonpalvelut Admicomilta. Tiedon löytäminen on ihan huikean paljon nopeampaa, kuin että tiedot olisivat erillisen kirjanpitäjän toimistossa.

Tilitoimistopalvelut ilman Ultimaa eivät välttämättä tule myöskään halvemmaksi, varsinkin jos ottaa huomioon työmäärän mitä se tilitoimiston puolellakin vaatii. Ylimääräinen työ vie monesti paljon aikaa.

– Juttelin yhden tilitoimiston omistajan kanssa ja hän laskeskeli, että jos otettaisiin kaikki nämä eri palvelut mukaan, niin ei se heidänkään kautta paljon halvempaa olisi. Siitä puuttuisi kuitenkin se, että kaikki toimisivat saman ohjelmiston kautta ja silloin tietoja pitäisi siirtää paikasta toiseen.

Työajanseuranta ja laskutus nykyaikaan

Aiempi aikaa vievä paperinen työajanseuranta korvaantui Ultiman työajanseurannalla, jossa monet automaatiot helpottavat niin palkanlaskentaa kuin laskutustakin. Virheiden oikaiseminen on ohjelmiston avulla paljon helpompaa ja niitä myös tulee vähemmän kuin manuaalisella laskemisella.

– Ennen työtuntien kirjaukset tehtiin paperisille tuntilapuille ja ne käytiin ihan manuaalisesti läpi. Veihän se valtavasti aikaa. Myös palkat laskettiin manuaalisesti itse ja virheiden oikaiseminen oli paljon haastavampaa.

Nykyaikainen ohjelmisto on helpottanut paljon muitakin työntekijöistä huolehtimiseen liittyviä rutiineja. Tiedot pysyvät yhdessä paikassa tallessa ja työntekijät voivat tarkastella omia tietojaan reaaliajassa.

– Nykyään palkat tulee työtilausten kautta hyväksyttäväksi. Sen jälkeen ne lähtee suoraan palkanlaskijalle ja palkanlaskija sitten viimeistään huomaa, jos on jotakin erikoista, joka pitää varmistaa. Sinne kertyy työtuntien lisäksi lomasaldot ja lyhennysvapaiden seuranta toimii samassa yhteydessä. Työntekijät saavat sieltä katsella omia työaikasaldojaan ja tietojaan. Se kaikki vähentää sitä omaa manuaalista työtä.

Laskutus on nopeutunut, kun ostolaskujen ja työtuntien kohdistaminen työkohteille on helpottunut. Ennen Ultimaa työ oli manuaalista ja papereiden välillä selaaminen vaati aikansa.

– Vaimon kanssa aamusta tarkistetaan ostolaskut läpi ja hän sitten kyselee, jos kirjauksissa on jotakin mitä pitää siirtää oikeille työtilauksille. Työtunnit kirjataan suoraan työtilauksille ja jos niissäkin sattuu olemaan jotain epäselvää, pystyn korjaamaan niitä. Pyritään tietysti siihen, että laskuttamattomia tunteja ei olisi. Tämmöiset jutut oli paljon hankalampi tarkastaa silloin paperiaikaan, Määttä kertoo.

Paperimäärä ei enää työllistä useampia ihmisiä ja siirto Ultiman automatiikan pariin on helpottanut yrityksen arkea runsaasti.

– Kyllä me ollaan oltu tyytyväisiä. Jos nyt ajattelee, että pitäisi palata takaisin paperisiin laskuihin, työajanseurantaan, tiliotteisiin ja muihin niin olisi se valtavasti työläämpää, Määttä lisää.

Helppous tuo huolettomuutta arkeen

Raporttien seuranta Ultimassa tuo varmuutta tuleviin työrupeamiin ja tilanteita on nykyään helpompi ennustaa aiempien tietojen avulla. Se auttaa yrityksen muuttuvien tilanteiden ennakointia, kun taloustilanne on hallinnassa.

– Päivittäin tulee raportteja seurattua. Jos vaikka tilauskirja näyttää ensin tyhjältä, niin on ihan kiva katsoa, kuinka tuota puskuria on kertynyt sinne turvaksi. Lisäksi se takaa paremmat yöunet, kun historiaa tarkastellessa huomaa, että tyhjäkin tilauskirja voi täyttyä nopeasti, Määttä sanoo.

Lisäksi tietojen nopea saatavuus takaa, että yllättävätkin pyynnöt on helpompi toteuttaa. Ei tarvitse alkaa kyselemään tietojen perään toimistoista tai etsimään kansioista.

– Joskus jos vaikka pankki pyytää jonkun välitilinpäätöksen tai tilinpäätöksen, niin nehän saa tosi helposti ohjelmistosta. Ja se on vielä täysin reaaliaikaista tietoa.

Yrityksen asiakaspalvelu ja -tyytyväisyys on parantunut, kun asiakkaille pystytään vastaamaan nopeasti ja tarjoamaan nykyaikaista palvelua. Reagointi on helpompaa ja nopeampaa, kun kaikki tieto on välittömästi saatavilla.

– Onhan paperittomuus tätä päivää. Aika iso osa meidän asiakkaista jo vaatii, että laskutuksen täytyy olla sähköisessä muodossa. Ja esimerkiksi jos joku virhe tulee ja tehdään hyvityslasku, niin onhan se nyt huikeasti helpompaa tehdä sähköisessä muodossa valmiilla ohjelmalla. Varsinkin kun vertaa siihen, että alkaisi niitä postittelemaan tai selvittämään erikseen tilitoimiston kanssa, että missä alkuperäinen lasku on.

Tietojen helppo saatavuus ja tallessa pysyminen helpottaa myös tilintarkastuksia. Tositteita ei tarvitse säilyttää pahvilaatikoissa ja kansioissa varmuuden vuoksi. Ohjelmiston pilvipohjaisuus takaa, että tiedot eivät ole myöskään tietyn tietokoneen kovalevyllä jumissa.

– Tilintarkastus on helpottunut huomattavasti. Ei tarvitse papereita toimittaa osoitteesta toiseen ja kaikki pysyvät varmasti pilvessä tallessa.

Talousluvuista turvaa tulevaisuuteen

Ultiman automatiikka on tuonut moneen yrityksen arkiseen rutiiniin tehokkuutta. Esimerkiksi työtilaukselle automaattisesti kertyvät tiedot ovat helpottaneet päivittäistä toimintaa ja sen tarkastelua.

– Yksi parhaimmista ominaisuuksista on varmaan se työtilaukselle tapahtuva tiedonkeruu. Sinne saadaan yhdistettyä asentajia, tunnit, tarvikkeet ja siltä pohjalta laadittua lasku työlle. Myös reaaliaikaisuus on saanut seurattavuuden sille tasolle, että pystytään tekemään vertailua aikaisempiin vuosiin ja tilauksiin.

Määttä suosittelee Ultimaa mielellään yrityksille, joilla on paljon pienempiä työtilauksia ja perheen ulkopuolisia työntekijöitä. Tiedot pysyvät kaikista merkatuista tunneista tallessa eivätkä ne jää laskuttamatta, vaikka laskuttaisikin vähän myöhemmin.

– Kyllä ainakin meidän kokoiselle mikroyritykselle uskallan suositella ja jos on ulkopuolisia työntekijöitä, niin ilman muuta, koska tämä kasvattaa toimintaa tehokkaammaksi. Lisäksi kun on pienempiä asiakkaita niin ohjelmisto auttaa pitämään kirjaa niistä ja ne on helppo laskuttaa yhdellä kertaa. Ja on se seurattavuus hyvä, kun tietää miten paljon on tulossa rahaa ja mihin sitä menee.

Määttä on harkinnut siirtävänsä yrityksen vetovastuuta seuraavalle innokkaalle tekijälle seuraavien vuosien aikana. Onneksi Ultiman avulla yrityksen myyntiä pohtivien yrittäjien on helppo antaa totuudenmukainen kuva taloustilanteesta ja tilauskannasta mahdollisille kiinnostuneille.

– Kun tuota ikää alkaa jo olemaan, niin ajatuksena on viimeistään viiden vuoden päästä luovuttaa jollekin vetovastuuta. Jos kaikki menee hyvin, hän vielä toteaa.