HAASTE

Projekti, johon osallistui henkilöitä useammasta organisaatiosta, kehitti Postin johdolla uutta pakettien lokerikkoratkaisua markkinoille. Projektin edetessä havaittiin tarve tehostaa partnereiden yhteistyötä ja kiihdyttää projektin etenemistä. Symbiota pyydettiin fasilitoimaan työpaja, jossa saataisiin luotua uusia ideoita ja polkaistua vauhtia projektiin. Symbion Design Sprint soveltuu erinomaisesti tällaiseen haasteeseen, koska sen avulla voidaan yhdessä luoda ja testata uusia ideoita hyvin nopeasti.

RATKAISU

Viiden päivän mittainen Design Sprint käynnistettiin hyytävän kylmänä tammikuisena aamuna ja projektitiimi oli odottavaisella mielellä mitä viikon aikana tulisi tapahtumaan. Yleensä Design Sprint menetelmä soveltuu parhaiten pienille (7-10 henkilöä) ryhmille, mutta tällä kertaa osallistujia oli yli 20 useasta eri organisaatiosta. Tämä oli selkeä haaste työpajan fasilitoinnille, mutta valmistelimme työpajan huolella ja muokkasimme Design Sprintin rakennetta niin, että se soveltui myös isommalle ryhmälle.

Viikon aikana työskentelyhuoneen seinät täyttyivät kovaa vauhtia tekstistä, piirroksista ja post-it lapuista. Työpajan aikana 1) asetettiin pitkän aikavälin tavoite ja muodostettiin yhteinen näkemys haasteesta, 2) valittiin mihin ongelmaan ideoinnissa keskitytään, 3) luotiin uusia ideoita ratkaisuksi, 4) tehtiin kaksi karkean tason prototyyppiä, ja 5) testattiin prototyyppejä viidellä loppukäyttäjällä. Ja koska osallistujia oli suuri määrä, saimme vielä lisäksi hahmoteltua sekä arkkitehtuurivaatimuksia että mahdollisia liiketoimintamalleja uudelle ratkaisulle.

HYÖDYT

Design Sprintin päätuotokset olivat kaksi prototyyppiä, niistä saatu palaute testaajilta, sekä hurja määrä muita ideoita, joita voidaan hyödyntää myöhemmin. Testauksessa ilmeni sekä asioita jotka olivat kiinnostavia ja hyödyllisiä testaajien käyttäjän näkökulmasta että asioita jotka koettiin turhiksi. Näiden palautteiden avulla projektin jatkokehitystä voidaan ohjata entistä paremmin. Vastaavasti arkkitehtuuri ja liiketoimintamallikuvaukset auttavat ymmärtämään ratkaisun teknologiatarpeita ja sen ansaintamallia.

Asiakkaat olivat tyytyväisiä sekä Design Sprintin tuotoksiin että työpajan organisointiin. ”Erittäin hyvä fasilitaattori ja tehtävämenetelmät olivat osuvia. Mielestäni parasta oli, että saimme vauhtia projektiin ja että kaikki projektin osallistujat olivat täysillä mukana tekemisessä. Suosittelen kyllä Symbiota Design Sprinttien vetäjäksi.”, Jari Paasikivi Postilta kommentoi sprintin jälkeen.

Fasilitaattorin näkökulmasta oli miltei maagista nähdä kuinka hyvin design-menetelmät toimivat suuressakin ryhmässä. Symbiolla on kokemusta design-menetelmien soveltamisesta hyvin erilaisiin tilanteisiin ja haasteisiin, aina muutaman tunnin työpajoista viikon mittaisiin Design Sprintteihin. Tästä projektista saimme arvokkaan kokemuksen siitä kuinka design-metodeja voidaan hyödyntää yhteistyön tehostamisessa ja projektien vauhdittamisessa.