Pro Patio vaihtoi samalla uuteen tilitoimistoon, jolle Maestron järjestelmä oli tuttu. Nyt tilitoimisto käyttää Pro Pation järjestelmää omilla käyttäjätunnuksillaan.

Ammattimaista asiakkuudenhallintaa

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän avulla Pro Patio vaalii ja hoitaa nyt aiempaa helpommin asiakassuhteitaan.

”Monessa firmassa osaaminen ja tieto ovat joidenkin ihmisten päissä ja exceleissä. Jos ihminen on lomalla, tietoa ei saa. Meillä asiakastieto ja kaikki muukin tieto on nyt järjestelmässä, ja sieltä kuka tahansa näkee, mitä kyseisen asiakkaan kanssa on aiemmin tehty.”

Vahtolan mukaan uuden järjestelmän hyödyt tulevat monta kautta sen ansiosta, että asiat saadaan hoidettua nyt kertakirjauksilla aina kirjanpitoon asti.

"Iso hyöty on meille asiakastiedon hallinta ja sen hyödyntäminen asiakkuuksien hoidossa. Meidän on helppo seurata asiakashistoriaa, tapahtuipa ostokset verkkokaupassa, laskutuksena tai myymälässä ostoksilla käydessä."

”Henkilökuntamme on ottanut todella hyvin järjestelmän vastaan. He ovat oppineet ja ruvenneet käyttämään järjestelmää niin, että hyötyjä on jo alkanut näkyä”, Vahtola kertoo.

Projektin yhteydessä Pro Patiolle palkattiin myös uusi ihminen, jonka vastuulla on nimenomaan verkkosivujen ja verkkokaupan kehittäminen.

”Verkkokaupan kautta lisämyyntiä pitäisi tulla ennen kaikkea tarvike- ja hoitoainepuolella. Teknisenä ratkaisuna uusi verkkokauppa on parempi kuin aiempi verkkokauppamme, pystymme hyödyntämään sitä markkinointimielessä paremmin”, Vahtola kuvaa.

Käytännössä ostamista on pyritty verkkokaupassa helpottamaan useilla eri tavoilla. Verkkokauppa esimerkiksi tarjoaa automaattisesti tuotteen ostaneelle asiakkaalle oheistuotteita ja tai muita ostokseen liittyviä tuotteita.

Käyttöönotto muutamassa kuukaudessa

Pro Patiossa tietojärjestelmän käyttöönotto on sujunut rivakalla aikataululla: syksyllä tehtiin kaupat, ja järjestelmä otettiin käyttöön verkkokauppaa lukuun ottamatta jo tammikuun alussa.

”Siihen meni ostopäätöksestä vain muutama kuukausi, kun homma jo pyöri. Otimme vuoden vaihteessa käyttöön myös varastovalvonnan. Se oli meille iso homma, jotta saimme kaikki tuotteet perustettua ja saldot inventoitua. Lisäksi tulivat koulutukset ja järjestelmään liittyvät yksityiskohtaiset viilaukset”, Vahtola sanoo.

Kun myös verkkokauppa saatiin avattua heinäkuun lopulla, käsillä on kaikki eväät kasvuun.

Kaiken kaikkiaan Vahtolan mukaan järjestelmän käyttöönotto on sujunut jopa odotuksia paremmin.

”Minulla on kokemusta järjestelmäprojekteista. Kaikista hankkeista, joissa olen ollut mukana, tämä on mennyt ehdottomasti parhaiten läpi. Kaikki eivät aina mene kuin Strömsössä, mutta tällä kertaa meillä ei ollut mitään isoja juttuja, vaan järjestelmä on toiminut heti ensimmäisestä päivästä alkaen”, Vahtola sanoo.

Vahtolan mielestä on tärkeää, että Pro Patiolla on rinnallaan vain yksi toimittajayhteistyökumppani, joka vastaa, että järjestelmä toimii. Sen ansiosta huolia on selvästi vähemmän myös jatkossa, kun järjestelmää viilataan.