Mikkelissä toimiva Rakennusliike Matti Nykänen Oy on perheyritys, jonka toiminta käynnistyi Matti Nykäsen aloittaessa yritystoiminnan elinkeinonharjoittajana vuonna 1978. Tänä päivänä vetovastuuta on vähitellen ottamassa nuorempi sukupolvi, kun lapsuudestaan asti yrityksen arjessa kasvaneet pojat ovat ottaneet isomman roolin päivittäisessä toiminnassa. Etelä-Savon alueella toimiva yritys toteuttaa rakentamista laaja-alaisesti parinkymmenen työntekijän voimin.

Kaikki toiminnot yhteen ohjelmaan

Muutama vuosi sitten yrityksessä huomattiin, että toiminnanohjausjärjestelmät yleistyivät kasvavaa vauhtia myös rakennusalalla ja nykyajan ratkaisuilla on mahdollisuus oikeasti helpottaa yrityksen toimintojen hallintaa.

– Tuo havainto avasi silmämme miettimään myös omaa tilannettamme ja millaisia hyötyjä ohjelmistoilla olisi saavutettavissa. Meillä selvästi suurimmat haasteet liittyivät papereiden käsittelyyn ja arkistointiin sekä siitä johtuvaan laskutusviiveeseen, Heikki Nykänen kertoo.

– Asioita jäi jopa laskuttamatta, koska papereita hävisi jonnekin autojen penkkien alle, yrityksen talous- ja palkkahallinnosta vastaava Elina Häkkinen lisää.

Kun erilaisia vaihtoehtoja oli selvitetty, päätettiin yrityksessä ottaa käyttöön Admicom Ultima. Valinnassa isossa roolissa oli kaikkien toimintojen saaminen yhteen järjestelmään.

– Meillä oli aiemmin useita erillisiä ohjelmistoja, mutta ne olivat auttamatta jo vähän vanhanaikaisia. Ultimassa ykkösjuttu on aivan ehdottomasti, että meillä on yksi järjestelmä, jonka sisällä pystymme hoitamaan kaikki asiat ja porautumaan hyvinkin syvälle liiketoimintamme tietoihin. Asioita ei tarvitse enää siirtää paikasta toiseen, vaan tiedot kulkevat koko ketjun läpi kertakirjauksella, Elina toteaa.

– Halusimme helpottaa arkeamme ja lisäksi mahdollistaa yrityksen tilanteen seurannan sekä työkohteiden toteumatietojen hyödyntämisen tulevissa laskennoissa. Itse en ole vielä perehtynyt kovin tarkasti Ultiman sielunelämään, mutta tutustun asioihin pikkuhiljaa ja suurin piirtein olen jo kartalla itselleni tärkeimmistä työkaluista, toimitusjohtaja Matti Nykänen kertoo.

Ultima otettiin käyttöön Nykästen molempiin yrityksiin joulukuussa 2017 ja lukuisista huomioitavista asioista huolimatta muutos pystyttiin viemään läpi sujuvasti.

– Itse olin ollut aikaisemmassa työpaikassani tekemässä vastaavaa uudistusta, joten tiesin mitä se vaatii. Kyllähän kirjanpidon ja laskutuksen tietojen siirrossa tehtiin iso työ, mutta selkeiden ohjeiden avulla kaikki sujui hyvin. Kouluttajamme tekivät kanssamme paljon töitä, ja saimme asiat hoidettua ajallaan ja tarkasti, Elina kertoo.

– Oletin että alussa olisi enemmän käynnistymisongelmia. Tietenkin olin toiveikas ja hienosti se omasta näkökulmastani lähtikin liikenteeseen. Ehkä ohjelmistoja kannattaisi kuitenkin uusia vähän useammin, niin kaikki toimintatavat eivät vaatisi kerralla niin isoa remonttia – tai vaihtoehtoisesti siirtyä sellaiseen ohjelmistoon, jota todella pystyy päivittämään matkan varrella. Tällä hetkellä näyttää, että Ultimasta olemme saaneet juuri sellaisen ratkaisun, Jussi toteaa.

Nopeutta ja tarkkuutta taloushallintoon

Kaikkien toimintojen saaminen yhteen reaaliaikaiseen järjestelmään on tuonut isoja muutoksia varsinkin talous- ja palkkahallinnon rutiineihin.

– Paperikirjauksista eroon pääseminen on ollut iso asia. Kun työntekijät merkitsevät tuntinsa suoraan kohteelle, niitä ei tarvitse enää kerätä papereilta ja tarkistaminen on paljon helpompaa, kun tunnit ovat järjestelmässä valmiina oikeilla kohteilla, Elina kertoo.

Suurin osa yrityksen tarvikehankinnoista tehdään suoraan työmaille ja oikealle kohteelle kohdistuvat ostolaskut helpottavat myös tarvikkeiden edelleen laskutusta.

– Tuntikirjausten lisäksi ostolaskuilta tulleet ja varastosta otetut tarvikkeet näkyvät valmiina tilauksilla. Tämän kokonaisuuden ansiosta pystymme toimimaan itsekin todella hyvin reaaliajassa ja laskut saadaan maailmalle nopeasti. On hienoa, ettei tarvitse odotella ja selvitellä mitään. Se on helpottanut minun elämääni huomattavasti, Elina toteaa.

– Kun kaikki kirjaukset tehdään sähköisesti oikealle työkohteelle, ne myös menevät laskutukseen eivätkä jää harhailemaan mihinkään paperin reunaan, Matti lisää.

Työmailta ylijääneiden tai isommissa erissä varastoon ostettujen tarvikkeiden hinnoittelussa hyödynnetään Ultiman yleistä hinnastoa.

– Varastosta käytettyjen tuotteiden hinnoittelua on helpottanut tosi paljon, että meillä on aina käytössä iso tuotevalikoima, josta voimme hakea laskua tehdessä tuotteille ajantasaisen hinnan monelta tavarantoimittajalta. Rakennusalan muissa ohjelmistoissa tällaista mahdollisuutta ei ole, Heikki toteaa.

– Vähän aikaa sitten tuli esimerkiksi vastaan LVI-tuote, jossa ihan hiuksenhieno nimike-ero tarkoitti usean kympin eroa tuotteen metrihinnassa. Jos meillä ei olisi ollut mahdollisuutta tarkistaa juuri oikean tuotteen ajantasaista hintaa, olisi väärällä hinnoittelulla tullut takkiin ja aika lujaa, Elina kertoo.

Lyhytkestoisten työtilausten ohella laskutukseen on saatu helpotusta myös urakoiden osalta, kun maksuerälaskutus hoituu sujuvasti.

– Maksuerät on helppo hyväksyttää ennakkoon sähköpostilla ja kuittauksen jälkeen lasku lähtee matkaan haluttuna ajankohtana. Tarvittaessa maksueriä voi muokata ja laskutuksen tilannetta on helppo seurata. Maksuerälaskutus on hoidettu Ultimassa tosi fiksusti ja sen ansiosta on helppo suunnitella itsekin asioita eteenpäin, Heikki kertoo.

Laskutuksen ja tuntikirjausten lisäksi myös muut työmaiden asiakirjat hallitaan nykyään sähköisesti, minkä ansiosta kaikki tarvittavat asiakirjat ovat helposti löydettävissä niihin liittyviltä kohteilta.

– Esimerkiksi kaikki työmaaperehdyttämiset, rakennusvalvonnan vastaanottokäyntien pöytäkirjat ja muut dokumentit saadaan liitettyä kohteen alle. Lisäksi työmaapäiväkirjojen hallinta on kätevää, kun valvoja voi omilla tunnuksillaan käydä lukemassa päiväkirjat ja kuitata ne Ultimassa, Heikki kertoo.

Helpompaa kohteiden hallintaa

Työmaiden arkeen Ultima on tuonut helpotusta muun muassa automatisoidulla verottajan ilmoitusvelvollisuuden raportoinnilla, jonka vaikutus näkyy toimistolla asti.

– Ultima on tosi hyvä systeemi työmaiden kulunvalvontaan, työntekijäluetteloiden hallintaan ja lopulta verottajalle lähtevien ilmoitusten hallintaan. Meillä on työmailla käytössä kulunvalvontaboksit, joihin kirjaudutaan Valttikorteilla. Kirjautuminen on todella yksinkertainen käyttää ja järjestelmä muodostaa itse ilmoitukset verottajalle sekä ilmoittaa jos tiedoissa on jotain hämminkiä, Heikki kertoo.

– Minun työtäni on helpottanut hirveästi, ettei tarvitse enää laskea ylittyykö urakkarajat ja raportoida niitä, koska Ultima seuraa rajoja ja lähettää ilmoitukset automaattisesti. Totta kai myös virheen mahdollisuus pienenee, kun asioita ei tarvitse tehdä käsin, Elina lisää.

Kuljetusyrityksen puolella maa-ainekset on saatu tarkemmin hallintaan, sillä Ultimaan on luotu suoritteet niiden käytön seurantaan.

– Meillä on useita monttuja ja paljon eri kiviaineksia, joiden seurantaa ja hallintaa varten Ultimaan on luotu omat suoritteet. Täytyy antaa täydet kymmenen pistettä siitä, kuinka maa-ainesten seuraaminen ja kirjaaminen on meille toteutettu, Elina toteaa.

– Tämän toimintatavan ansiosta pystymme seuraamaan murskattujen kiviainesten menekkiä ja riittävyyttä. Esimerkiksi villapaketit on helppo laskea, mutta täytyy olla aika kova jätkä, jos osaa silmämääräisesti sanoa murskekasasta sen määrän. Ultimasta pystymme seuraamaan kiviainesten määrää kullakin hetkellä ja arvioimaan niiden riittävyyttä, Heikki kertoo.

Sähköinen kirjaaminen helpottaa myös maa-ainesten käyttöön liittyvää raportointia.

– Kun pystymme merkitsemään oikean noutopaikan ja lajikkeen sähköisesti ilman erillisiä manuaalisia kirjauksia, saamme ainesten riittävyysseurannan lisäksi Ultimasta tiedon ympäristöviranomaisen maa-ainesilmoituksiin. Enää ei tarvitse selvittää manuaalisesti, paljonko maa-aineksia on käytetty missäkin ja koostaa niitä Exceliin, Jussi kertoo.

Ajansäästöä ja vapautta työntekoon

Yrityksessä oli tärkeää saada ohjelmiston vaihdolla lisää vapaa-aikaa ja joustavauutta työntekoon.

– Alun perin yksi iso osatekijä Ultiman valinnassa oli mahdollisuus hallinnoida asioita muualtakin kuin yhdestä kiinteästä pisteestä ja halu saada enemmän vapaa-aikaa erityisesti pitemmän työuran tehneille. Aika hyvin sitä on saatukin ja nykyään asioita pystyy hoitamaan vaikka istuessaan ongella laiturinnokassa, Heikki kertoo.

– Työnteon paikkasidonnaisuus on ollut aikaisemmin se iso haaste ja minulle oli oikeastaan kynnyskysymys saada joustavuutta työntekoon. Ultiman myötä tämä asia on muuttunut paljon. Kun avaan aamulla silmät, ensimmäisenä ei tarvitse lähteä toimistolle, vaan voin hoitaa tietyt asiat rauhassa kotoa ilman keskeytyksiä, Elina toteaa.

– Samalla toiminnan tarkkuus on mielestäni parantunut, kun kaikki tiedot on helppo tarkistaa Ultimasta, eikä tule kaksinkertaisia kirjauksia tai muitakaan virheitä, Jussi toteaa.

Uudella sähköisellä toimintatavalla on pystytty säästämään sekä aikaa että kustannuksia.

– Nykypäivänä rakennustyömaiden hallinnointi on aika raskasta, mutta Ultimalla olemme pystyneet säästämään aikaa hallinnon töistä. Ajansäästö on ollut isossa roolissa tässä muutoksessa ja se muodostuu monista pienistä asioista, esimerkiksi laskujen sekä tunti- ja tarvikekirjausten käsittelyyn liittyvien työvaiheiden automatisoinnista. Kun ohjelma tekee aika paljon kirjanpidon kirjauksia puolestamme ja pystymme hoitamaan jäljelle jäävät asiat itse, olemme saaneet ulkopuoliset kirjanpitokulut pois, Heikki kertoo.