"Adminetillä saan seurannasta aiempaa enemmän irti ja pystyn seuraamaan toimintaa tarkasti kohteittain, toimipisteittäin ja yritystasolla. Nyt uskaltaa sanoa, että tuli vaihdettua parempaan." - Pekka Tukiainen

-----

Pekka Tukiainen perusti Rakennus­toimisto Taitoneliön Turkuun 1980-lu­vun lopussa. Yritys keskittyy korjaus­rakentamiseen ja on kasvanut vuosien varrella kolmen hengen pienyrityk­sestä noin 70 rakennusalan ammat­tilaista työllistäväksi toimijaksi. Nykyään yrityksellä on Turussa sijaitse­van päätoimipaikan lisäksi aluekont­tori Hämeenlinnassa. Noin 13 miljoo­nan liikevaihtoa tekevän yrityksen kovin kasvu on tehty vuoden 2010 jälkeen, kun se ryhtyi panostamaan linjasaneerauksiin.

Johdolle tarkempaa seurantatietoa

Laadukkaan ja asiakaskeskeisen te­kemisen lisäksi Taitoneliö varmistaa kilpailukykynsä pysymällä jatkuvasti ajan hermolla toimialan muutoksista ja kehittämällä omaa toimintaansa. Yrityksen toiminnanohjaukseen saa­tiin uutta puhtia reilu pari vuotta sit­ten, kun vanha ohjelmisto korvattiin Adminetillä.

– Emme olleet edelliseen ohjelmaan oikein tyytyväisiä, kun toimittajasta ei kuulunut ikinä mitään, mutta jokaisesta pienestäkin pyynnöstä seurasi iso lasku.

Muiden saman kokoluokan yritys­ten suositusten perusteella Adminet otettiin käyttöön vuoden 2015 lopus­sa. Tukiaisen mukaan käyttöönotto vaati opettelua, mutta ajan ja koke­muksen myötä uuteen toimintata­paan päästiin vähitellen sisälle.

– Itse olen vähän huono näissä tieto­konehommissa, joten ensimmäisen kol­men kuukauden jälkeen haaveilin vielä paluusta entiseen ohjelmaan, puolen vuoden jälkeen alettiin olla tasoissa ja vuoden jälkeen pystyi jo toteamaan, että missään nimessä ei palattaisi enää vanhaan.

Tukiainen hyödyntää Adminettiä lähinnä yrityksen johtamiseen seuran­tatyökalujen avulla. Muut arjen rutiinit ovat sihteerin ja työnjohdon hoidetta­vana.

– Adminetillä saan seurannasta aiempaa enemmän irti ja pystyn seu­raamaan toimintaa tarkasti kohteit­tain, toimipisteittäin ja yritystasolla. Aiemmin seuranta vaa­ti enemmän ponniste­luja, nyt näen parilla klikkauksella esimerkik­si kohteen ulkopuoliset palvelut: keitä toimittajia kohteessa on ollut, mitä he ovat laskuttaneet ja mistä kulut muodostuvat.

Ajansäästöä toimistotöihin

Tukiainen arvioi, että Adminetin nä­kyvin vaikutus on toimiston rutiini­työstä vapautunut aika. Sille on myös ollut tarvetta, sillä vuodenvaihteessa toinen yrityksen kahdesta toimisto­työntekijästä siirtyi uusien haasteiden pariin. Jäljelle jääneen työntekijän kuorman helpottamiseksi yrityksen kirjapito ulkoistettiin onnistuneesti paikalliseen tilitoimistoon.

– Uusi tilitoimistokumppanimme on ihmetellyt, kuinka automaattisesti kaikki toimii. Ilmeisesti Adminet on siis kirjanpidollisesti aika hyvä järjestelmä.

Taitoneliön taloushallinnon koko­naisuudesta vastaa Marika Wellenius, joka hoitaa niin ostolaskuihin, myynti­laskuihin, palkanlaskentaan, henkilös­töasioihin kuin muihin toimistorutii­neihin liittyvät asiat.

– Vuoden vaihteen muutosten myötä oma työkuormani kasvoi, mut­ta onneksi Adminet säästää työaikaa. En minä olisi millään pärjännyt yksin edellisen ohjelman aikaan, Wellenius kertoo.

Suurin vaikutus ajankäytön kan­nalta on ollut työntekijöiden tuntikir­jausten sähköistämisellä ja palkanlas­kennan automatisoinnilla.

– Nyt pääsen palkanlaskennasta astetta helpommalla. Nykyään työnte­kijät täyttävät tuntinsa sähköisesti, kun ennen sain paperiset tuntikortit kirjat­tavaksi kahden viikon välein. Tuntien syöttö on jäänyt pois ja minä käyn vain läpi, että kaikki kirjaukset ovat kohdil­laan ja teen tarvittaessa korjaukset. Myös palkkoihin liittyvät tilitykset, ku­ten ay-jäsenmaksut ja ulosottoasiat on automatisoitu. Ennen tällaisten asioi­den tilityksestä piti huolehtia säännölli­sesti itse, mutta nyt Adminet hoitaa ne puolestani, Wellenius kertoo.

Wellenius kokee, että Adminet on säästänyt aikaa erityisesti palkkahal­linnosta, mutta myös muista toimis­ton rutiineista.

– Adminet on niin automatisoitu ohjelma, että se on vaikuttanut ajan­käyttööni paljonkin ja säästänyt aikaa kirjauksista muuhun työhön. Myös myyntilaskutus sujuu kätevämmin ja esimerkiksi urakkalaskutus on maksu­erätaulukon syöttämisen jälkeen erit­täin nopeaa ja helppoa.

Helpotusta työnjohdolle

Työnjohdon näkökulmasta Adminet helpottaa työmaiden seurantaa, kun tiedot saadaan käyttöön tarkasti ja ajantasaisesti.

– Reaaliaikaisuus helpottaa kustan­nusten hallintaa, kun kohteiden kuluja ja tuottoja päästään seuraamaan no­peammin. Ajantasaisen tiedon avulla saamme varmistettua, että työmaat ovat tuottavia, Hämeenlinnan toimin­noista vastaava aluepäällikkö Juha Heinonen kertoo.

Heinosen mukaan Adminet hel­pottaa arkista tekemistä esimerkiksi verottajan ilmoitusvelvollisuuden ra­portoinnissa.

– Olemme useissa kohteissa pääto­teuttajana ja verottajan raportoinnin hoitaminen Adminetillä on helppoa. Ei meidän tarvitse tehdä mitään erillistä raportointia, vaan Adminet huomaut­taa mahdollisista virheistä ja muuten koko asiaa ei tarvitse miettiä.

Adminetin käytöstä on Taitoneliöl­lä tullut osa työnjohdon jokapäiväistä arkea ja käyttökokemuksen myötä sii­tä saadaan koko ajan enemmän irti.

– Lähtökohta on, että ohjelman pi­tää olla meitä varten eikä meidän ohjel­maa varten, eli sen pitää helpottaa mei­dän arkityötä. Tämän ikäinen äijä ei ole syntynyt atk-laite kädessä, joten olihan tässä aluksi opettelemista, mutta mie­lestäni Adminet on ollut meille toimiva ratkaisu ja olen tykännyt siitä.

Vieläkin Adminetistä tulee vastaan uusia helpottavia ominaisuuksia. Vä­hän aikaa sitten Heinonen esimerkiksi huomasi, että sairaalapuolen kanssa sovitut YSE-laskut voi hoitaa Admine­tillä huomattavasti aiempaa helpom­min, sillä se laskee sovitut yleiskulu­prosentit automaattisesti.

– Kuukausilaskutuksessa voi olla neljä sivua pelkkää tavaraa, joista pi­tää käydä läpi jokainen rivi, jakaa se kateosuudella ja kertoa YSE-osuudella. Onhan se käsin hirveää nappuloimista ja virheen mahdollisuus aika iso. Nyt mietin, käytänkö edelleen koko päivän aikaa ja teen tolkut­toman ison homman käsin, vai luotanko järjestelmään ja vain tarkistan tiedot ja saan laskun matkaan kymmenessä minuu­tissa. Ajattelin olla laiska ja luottaa sii­hen, että kone laskee minua virheettö­mämmin.

Hyvää palveluasennetta ja kehitystä

Taitoneliöllä ollaan oltu erityisen tyy­tyväisiä Admicomilta saatuun tukeen ohjelmiston käytössä.

– Vuoden vaihteessa lähtenyt työ­kaverini oli varsinainen atk-ekspertti ja käännyin aina hänen puoleensa on­gelmatilanteissa. Nyt kun tuota tukea ei enää ole, käännyn useammin Ad­micomin asiakastuen puoleen, mutta onneksi tukipyyntösysteemi toimii lois­tavasti ja vastaukset tulevat nopeasti. Iso plussa myös siitä, että kynnys kysyä apua ongelmatilanteissa on niin mata­la, Wellenius toteaa.

Yrityksessä arvostetaan myös hen­kilökohtaista yhteydenpitoa ja ohjel­man jatkuvaa kehittymistä.

– Adminet elää ja kehittyy meidän mukana. Ohjelmiston kehitys ei ole py­sähtynyt missään vaiheessa ja tuki on ollut todella hyvää. Kun asioita käy­dään kanssamme läpi ja opimme lisää, pääsemme koko ajan yksinkertaisem­min asian ytimeen. Olen ollut tosi tyy­tyväinen siihen, ettei meitä ole unohdettu, vaan Admicom on ollut mukana arjes­samme myös kaupan jälkeen. Se on tässä parasta, Heinonen kertoo.

Toimitusjohtaja Tukiainen on sa­maa mieltä:

– Minusta on hienoa, että meitä on kuunneltu ja Adminettiin on tehty toi­veestamme monia muutoksia. Myös jälkihoito on ollut äärettömän hyvä, eikä meitä ole kaupanteon jälkeen vain unohdettu. Uskon, että se on Admico­min vahvuus. Omalle myyjällemme täytyy antaa iso kiitos siitä, että hän välillä kyselee kuulumisiamme. Täytyy arvostaa, että tuollaista tänä päivänä yleensä vielä on.

Lataa tiivis tietopaketti rakentamisen ratkaisuistamme >>