Vuonna 1992 perutettu tamperelainen Sähköansio Oy on sähköurakoinnin asiantuntija, jonka osaamiseen kuuluvat muun muassa saneeraussähkötyöt, tietoverkot ja KVR-urakointi. Pirkanmaan alueella toimivan yrityksen toiminta on kasvanut vuosien varrella ja viime vuonna liikevaihto nousi lähelle kolmea miljoonaa. Sähköansio palvelee asiakkaitaan 14 vakituisen asentajan voimin, joista moni on viihtynyt talossa jo pitkään.

Kaikki palvelut saman katon alle

Vuoden alussa uusi vuosi toi Sähköansiolle mukanaan myös uudet kujeet, sillä tammikuussa yritys alkoi käyttää Admicom Ultima toimintojensa hallintaan. Tarve muutokselle lähti erityisesti halusta saada tuntikirjaukset sähköiseen muotoon.

– Ennen kaikkea olimme etsineet järkevää ratkaisua tuntikirjausten hallintaan ja aiemmin jopa kehittäneet omaa sähköistä tuntikirjausjärjestelmää. Yritin etsiä meille järkevää ratkaisua ja päätös lähti jalostumaan Ultiman suuntaan, kun sen mobiilitoiminnot uudistuivat viime vuonna, toimitusjohtaja Rainer Koivunen kertoo.

Kun päätös Ultiman käyttöönotosta syntyi lokakuun 2017 lopussa, haluttiin uusi järjestelmä myös nopeasti käyttöön.

– Meitä vähän varoiteltiin, että aika tiukan aikataulun olette käyttöönottoon halunneet, mutta mielestäni käyttöönottoprosessi meni jouhevasti. Järjestelmän muuttaminen toiseksi on aina aika iso homma, mutta tämä meni aika kivuttomasti ja koulutukset olivat hyviä. Eniten huoletti kuinka vanhemmat asentajat sisäistävät uuden toimintatavan, sillä osa kertoi koulutuksessa pitelevänsä nyt ensimmäistä kertaa älypuhelinta kädessään, mutta sekin on mennyt suht kivuttomasti ja sujuu nykyään ihan mallikkaasti.

Ultiman käyttöönoton yhteydessä myös yrityksen palkanlaskenta- ja kirjanpitopalvelut siirrettiin Admicomin omaan tilitoimistoon. Koivusen mielestä on tärkeää, että kaikki palvelut saadaan yhdeltä palveluntarjoajalta.

– Kun kaikki palvelut ovat yhden katon alla kirjanpitoa ja projektinseurantaa myöten, ei tule mitään rajapintaongelmia tai ylimääräistä tiedonsiirtoa. Mielestäni tilitoimistopalvelu on toiminut hyvin ja olemme saaneet sieltä aina tarvittavat neuvot.

Sähköisillä kirjauksilla nopeutta tekemiseen ja tarkkuutta seurantaan

Tuntikirjausten saaminen sähköiseen muotoon on tuonut yrityksen arkeen juuri sen muutoksen, jota järjestelmän vaihdolla alun perin haettiinkin.

– Suuri plussa tässä asiassa on se, että asentajat tekevät kaikki kirjaukset mobiililla joka päivä ja tiedot siirtyvät automaattisesti oikeaan paikkaan. Riittää että me tarkistamme tiedot ja sitten ne ovatkin jo palkanlaskijalla. Lisäksi esimerkiksi lisätöiden kirjaukset menevät automaattisesti lisätyölaskulle. Se nopeuttaa huomattavasti meidän tekemistä.

Sähköinen toimintavan vaikutus näkyy myös keikkatöiden hallinnassa.

– Meidän hommaa on helpottanut huomattavasti, että työnjohtaja pystyy lähettämään järjestelmästä tilaustiedot asentajalle, joka merkitsee työmaalla tunnit ja tarvikkeet sekä kuittaa tilauksen valmiiksi. Laskutusta nopeuttaa, kun ei ole paperinipussa töitä ja tarvikkeita selvitettävänä ja koneelle näpyteltävänä. Ennen laskutus oli ihan liian myöhässä, eikä meillä ole pankin oikeuksia tai tarkoitus rahoittaa mitään. Nyt saamme laskut matkaan käytännössä jo ennen kuin edes palkkoja maksetaan.

Koivusen mukaan muuttuneen toimintatavan suurin hyöty näkyy toimistolla.

– Paperikirjauksessa jonkun pitää aina noutaa lappuja työmailta sekä syöttää tiedot tietokonejärjestelmään, jotta ne saadaan laskutukseen ja palkanlaskentaan. Suurin hyöty tulee siitä, ettei kenenkään tarvitse enää näpytellä tietoja papereilta sähköiseen muotoon. Pääosin kirjaukset kohdistuvat työtilauksille jo tilausvaiheessa. Tekemisemme on nopeutunut ja toimiston kuorma helpottunut, kun emme joudu tekemään kaksin- tai kolminkertaista työtä.

Sähköiset kirjausrutiinit ja tietojen siirtyminen automaattisesti hyödynnettäväksi muillakin liiketoiminnan osa-alueilla on tuonut helpotusta myös seurantaan.

– Aikaisemmin meillä oli sellainen ongelma, että projektinseuranta tuli aina jonkin verran myöhässä. Ultiman suuri etu on, että näemme projektien tilanteen ajantasaisesti. Kun laskutus, ostotapahtumat, tunnit ja kaikki muukin kirjautuu automaattisesti, seuranta on käytännössä koko ajan reaaliajassa – ja niin sen pitääkin olla. Nyt pystymme ennakoimaan paljon paremmin yrityksen rahavirtaa ja myös työmaiden etenemistä, kun Ultima laskee niiden valmiusasteet.

Toimintojen seurantaan Koivunen käyttää erityisesti Ultiman porautuvaa raportointityökalua data-analysaattoria.

– Data-analysaattori on hyvä työkalu, koska sen avulla pystymme seuraamaan tilannetta reaaliajassa niin yritystasolla kuin projekteittain, tai vaikka työnjohtotasolla, ja pureutumaan lukuihin tarkasti. Saamme helposti tiedon myös laskuttamattomista töistä ja pystymme varmistamaan, että kaikki tulee laskutettua. Lisäksi on helppo seurata, onko laskutus kohdallaan, eli olemmeko toimineet pankkina vai pystyneet laskuttamaan oikea-aikaisesti.

Paremmin organisoitua arkea

Ultima on tuonut Sähköansiolle mukanaan useita arjen hallintaa helpottavia muutoksia töiden resursoinnista alkaen.

– Enää ei tarvitse tehdä moninkertaista työtä pitämällä yllä omia kalentereita lomien suunnittelua ja töiden resursointia varten. Esimerkiksi pekkaset, lomat ja muut poissaolot syötetään kerran järjestelmään ja hyväksynnän jälkeen ne ovat kalenterissa kaikkien työnjohtajien nähtävissä, joten resursointi helpottuu huomattavasti ja ylimääräinen työ poistuu tästäkin asiasta.

Tehokkuutta on tullut myös ostotoimintaan, kun sitä on pystytty sujuvoittamaan toimivalla ovt-tilauskanavalla. Suurin hyöty ostojen hallinnassa näkyy kuitenkin prosessin loppupäässä, kun laskut saapuvat sähköisesti tarkastettavaksi aina oikealle henkilölle.

– Nykyään teemme kaikki tarvikehankinnat ovt-muodossa Ultimasta ja tarvikkeet toimitetaan suoraan työmaille. Se helpottaa ja nopeuttaa tilauksen tekemistä ja antaa työnjohdolle aikaa keskittyä oikeisiin asioihin. Meille oli myös erittäin tärkeää, että asiat tulevat tarkistukseen aina juuri oikealle henkilölle. Projektia hoitava työnjohtaja tietää itse parhaiten, mitä on milloinkin tilannut. Nyt ostolaskut ja asentajien tunnit menevät suoraan oikealle henkilölle tarkastettavaksi ja tulevat vasta sen jälkeen minulle hyväksyttäväksi.

Helpotusta arjen hallintaan on saatu myös Ultiman kaluston hallinnalla, jonka avulla pystytään seuraamaan kaluston käyttöä ja varmistamaan huoltotoimenpiteiden hoitaminen ajallaan.

– Kaluston hallinta on ollut positiivinen ominaisuus ja olen kokenut, että se on hyvä autojen, kalliimpien puristustyökalujen ja muiden isompien työkalujen seurantaan. Nyt Ultima muistuttaa kustakin autosta vastaavaa henkilöä huolloista ja katsastuksista. Kaluston huoltomuistutusten lisäksi on hienoa, että Ultima muistuttaa myös tulityökorttien ja työturvakorttien uusimisesta, koska eihän jonkin viisikin vuotta voimassaolevan kortin uusimista muuten pysty muistamaan.

Arkea tehostavien sovellusten lisäksi Koivunen on ollut tyytyväinen mahdollisuuteen hoitaa asioita ajasta ja paikasta riippumatta sekä Admicomin kehittämisasenteeseen.

– Se on plussaa, että Ultima toimii pilvipalveluna, koska selainkäyttöisyys on VPN-yhteyksiin verrattuna luotettavaa ja nopeaa. Nyt pystyn tarvittaessa vaikka kotoa tai mökiltä hoitamaan asioita. Olemme myös pistäneet aktiivisesti kehitysehdotuksia ja on ollut positiivista huomata, että Admicomilla on selvästi halu kehittää ohjelmistoa ja toiveisiimme on reagoitu nopeasti. Kokonaisuudessaan on sellainen tunne, että kyllä kannatti lähteä muutokseen. En ole katunut hetkeäkään.