Helsinkiläinen Sähköurakointi Vehkanen Oy on vuoden 2013 alussa perustettu perheyritys, joka tarjoaa monipuolisia sähköalan palveluita pääkaupunkiseudulla. Yrityksen osaamiseen kuuluvat muun muassa sähköasennukset uudiskerrostaloihin, pienimuotoisempi saneeraustoiminta ja yksilöllisten sähkösuunnitelmien laatiminen.

Sähköyrityksen pyörittämisen lisäksi Kimmo Vehkasta on pitänyt kiireisenä myös putkialan yritys Pasilan LVIS-Palvelut Oy, jonka toiminnassa hän on mukana yhteistyökumppaninsa kautta. Yritys toimii pääkaupunkiseudulla ja on erikoistunut LVIS-asennuksiin ja -huoltoon.

Säästöä ohjelmiston vaihdolla

Sähköurakointi Vehkasen alkutaipaleesta lähtien yrityksessä oli ollut käytössä taloushallinnon ohjelmisto, ja kirjanpidosta vastasi tilitoimisto. Vehkanen kertoo olleensa tyytyväinen järjestelyyn, eikä ollut harkinnut muutosta tilanteeseen. Kuitenkin Admicomin myyjän otettua eräänä päivänä yhteyttä, Vehkanen alkoi tarkastella tilannetta uudelleen.

– En millään tavalla etsinyt uutta ohjelmistoa yritykseen, mutta kun Admicomista otettiin yhteyttä ja ehdotettiin demoa, aloin tutustua Admicom Ultima Lite -ratkaisuun tarkemmin. Huomasin, että sehän on paljon kehittyneempi, pidemmälle viety ja valmiimpi kuin siihen asti käytössä ollut ohjelmisto. Olin tavallaan aika sokeana ollut tyytyväinen edelliseen järjestelmään, joka oli ollut hyvä vuosia sitten kun otimme sen käyttöön, mutta aloin ymmärtää ettei se ollut pysynyt muutoksessa mukana.

Vehkanen rupesi ynnäilemään ohjelmisto- ja tilitoimistokustannuksia ja huomasi, että toiminnallisuuden lisäksi ohjelmiston päivittäminen toi merkittäviä säästöjä.

– Laskin, että ennen kaikkea säästän aika paljon rahaa ohjelmiston vaihtamisella, koska tilitoimiston kirjanpitokulut alkoivat olla jo sen verran korkeita kuukausitasolla.

Ohjelmiston vaihtaminen epäilytti, mutta kannatti

Ultima Lite otettiin Sähköurakointi Vehkasella käyttöön vuoden 2019 alussa. Uuden ohjelmiston käyttöönotto sujui melko vaivattomasti ja Admicomin päästä on saatu tukea myös käyttöönoton jälkeen.

– Minuun pidettiin hyvin yhteyttä ja sain koulutuksen uuteen ohjelmistoon. Jos itselleni on matkan varrella tullut kysymyksiä, olen aina saanut vastaukset niihin.

Yritysohjelmiston uusiminen on iso päätös, eikä se Vehkasellekaan ollut helppoa.

– Ei ollut helppo vaihtaa ohjelmistoa, koska olin kuitenkin tyytyväinen edelliseen järjestelmään. Samoin kirjanpitäjästä luopuminen tuntui ihan hirveältä aluksi, koska meillä oli ollut sama kirjanpitäjä alusta asti ja hommat hoituivat hyvin. Olin kyllä epäileväinen sen suhteen, toimiiko Ultima Lite niin hyvin kuin minun oli annettu ymmärtää. Näin jälkikäteen olen kuitenkin tyytyväinen, sillä kaikki toimii hyvin ja taloudellinen säästökin on merkittävä.

Vehkanen lisää, että Ultima Litellä myös taloushallinto hoituu helposti.

– Aiemmin yrityksen palkat, lomarahat ja muut niihin liittyvät maksut olivat kirjanpitäjällä, koska koin ne itse hankalana. Nyt olen pyörittänyt näitä Ultima Litellä, ja palkat ja maksut ovatkin olleet sen kautta hyvin yksinkertaista hoitaa itse. Eikä minulla ole ollut mitään vaikeutta esimerkiksi laskujen tiliöinnissäkään.

Tehokkuutta arjen toimintoihin

Tätä nykyä Ultima Lite on Sähköurakointi Vehkasella laajassa käytössä. Vehkanen kiittelee sitä, että Ultima Lite ei vaadi ulkopuolisten ohjelmien asentamista tietokoneelle, vaan toimii pilvipalveluna pelkän nettiyhteyden avulla.

– Ohjelmiston nettipohjaisuus on merkittävä ero edelliseen järjestelmään. Vanha järjestelmä oli sellainen, että piti ladata ohjelmat koneelle ja niiden kautta käytettiin, joten ohjelma toimi hitaasti ja takkusi välillä. Ultima Lite on selkeästi nopeampi, eikä mietiskele. Kun järjestelmä toimii heti viimeisen päälle, lisää se omaakin tehokkuutta ja nopeutta toimistolla.

Ultima Liteen siirtymisen myötä yrityksen toiminnot saatiin entistä tehokkaammin yhteen järjestelmään, mikä on helpottanut kokonaisuuden hallintaa.

– Minulle on tärkeää, että on yksi järjestelmä, jossa kaikki toiminnot ovat samassa. Se yksinkertaistaa asioita, kun tietoja voi siirrellä järjestelmän sisäisesti. Esimerkiksi tarjouslaskennasta saadut tarjoukset voi siirtää suoraan kohteen seurantaan. Helpottaa asioita, kun kaikki klikkaa yhteen.

Laskutus on tehostunut uuden ohjelmiston ansiosta, sillä työt ja tarvikkeet siirtyvät laskulle suoraan. Hyväksynnän jälkeen lasku lähtee automaattisesti.

– Tietysti kassa on parempi siinä mielessä, kun laskut lähtevät nopeammin ja tulee laskutettua tasaisemmin.

Helpotusta on saatu myös seurantaan, koska tieto yrityksen maksetuista ja maksamattomista laskuista on nähtävissä milloin tahansa rahoitusennusteelta.

– Seuranta on tarkempaa kuin aiemmin. Rahoitusennusteen ansiosta näkee, milloin pitäisi tulla rahaa ja milloin lähteä rahaa. Nyt on tiedossa esimerkiksi, jos pitää laskuttaa enemmän, koska rahoitusennuste näyttää, että ensi viikolla on odottelemassa maksettavia laskuja. Ennen vanhaan jouduin erikseen käydä selailemassa laskujen eräpäiviä.

Työmaiden seuranta on tehostunut, sillä projektin seuranta on reaaliaikaista ja projektinvalvonta on liitetty suoraan kirjanpitoon. Projektin tietoja voi tarkastella raporteista jo projektin aikana.

– Totta kai se aiheuttaa vähemmän stressiä, kun tietää miten työmaat menee – ollaanko miinuksella vai plussalla ja pitääkö tehdä asioille jotakin.

Työmaiden laskuttamisessa Vehkanen on ottanut käyttöön maksuerätaulukot, joita voi käyttää suoraan maksuerälaskutukseen ja tarvittaessa liittää valmis maksuerätaulukko urakkasopimuksen liitteeksi. Projektin aikana kaikki ostot kohdistuvat suoraan kuluksi kohteelle.

– Maksuerätaulukkojen luominen ja toimivuus on sen verran hyvä, että olen vasta nyt Ultima Liteen siirryttyäni alkanut käyttää niitä. Aikoinaan käytin pelkästään Excel-taulukoita. Nyt pystyn jakamaan urakan osiin ja samaan aikaan seuraamaan sen edistymistä. Seuranta lähtee urakoissa muutenkin ihan alkupisteestä, kun tarjouslaskennasta saadut keikat menevät suoraan seurannan puolelle.

Automatiikasta apua kasvun tueksi

Ultima Lite automatisoi rutiinityötä ja hoitaa suurimman osan työstä käyttäjän puolesta. Automatisoinnista on ollut hyötyä yrityksen arjessa.

– Se on vain positiivista, että asiat menevät automaattisesti. Esimerkiksi nytkin ostotuotteet ovat menneet suoraan lähetteelle, mikä on todella hyvä ja nopeuttaa laskutusta. Mielestäni on vain pelkkää plussaa, jos asioita saa automatisoitua enemmän, koska se helpottaa aina totta kai meidän yrittäjien arkea.

Automatisoitu järjestelmä toimii Vehkasen näkökulmasta hyvänä apuna niin kokeneemmalle kuin aloittavalle yrittäjälle.

– Jos on vanhempi yrittäjä, joka haluaa kokeilla uutta, painavat Ultima Litessä säästöt ja ohjelmiston helppous. Aloittavalle yrittäjälle siitä taas on apua yrityksen kasvukivuissa: jos hommaa kirjanpitäjän, niin ehkä kokonaiskuvan näkeminen jää hieman vajaaksi. Kirjanpitäjältä raportit tulevat vähän jäljessä. Ultima Litellä taas näkee ajantasaisesti, miten yritys pyörii, rahavirrat, rahoitusennusteet ja muut. Voisikin sanoa, että se on nykypäiväinen järjestelmä, joka toimii täydellisesti ilman kirjanpitäjääkin. Pasilan LVIS-Palveluiden kohdallakin me otimme Ultima Liten suoraan käyttöön, koska tarkoituksena on kasvaa putkipuolella ja haluttiin heti alkuun homma kuntoon ohjelmiston osalta.

Tulevaisuudessa Ultima Litellä tulee olemaan merkittävä rooli sekä Sähköurakointi Vehkasen että Pasilan LVIS-Palveluiden kasvun tukemisessa.

– Uskon, että Ultima Lite tulee tukemaan kasvua tosi paljon. Se on mielestäni sen verran pitkälle viety ja hyvin toteutettu järjestelmä. Sitähän se Admicomin myyjäkin aikanaan hehkutti ja kyllä hän oli ihan sanansa mittainen.