Saramachine on vuonna 2011 perustettu maanrakennusalan yritys ja ensimmäiset viisi vuotta toimitusjohtaja Juho-Antti Sarajärvi teki yrityksessä hommia itsekseen. Vuonna 2016 yritys vaihtui osakeyhtiöksi ja mukaan tuli isommat kokonaisurakat sekä muutama työntekijä.

Saramachinella on ollut viime vuosina vauhdikasta kasvua ja yrityksen liikevaihto kertookin paljon. Liikevaihto on parin vuoden aikana noussut miljoonasta eurosta viiden miljoonan euron paremmalle puolelle.

Toiminnanohjausjärjestelmä kasvun tueksi

Yrityksen taloudenhallinta oli aluksi sitä, että Sarajärvi teki toimistotyöt omin käsin. Alkuun laskutustyönä tapahtuvat työt sai laskutettua vielä paperisena, mutta se vaati paljon aikaa ja tilaa. Yrittäjän vapaapäivät jäivät vähiin.

– Aikaisemmin tuli tehtyä töitä pääsääntöisesti laskutusperusteisesti, ja silloin yksin huolehdin kaikesta palkanlaskennasta lähtien. Piti olla iso työpöytä, jolle kaikki paperit levitettiin ja järjesteltiin. Vapaa-aikaa oli todella rajallisesti, koska työtä oli paljon, Sarajärvi avaa tilannetta ennen Admicom Ultimaa.

Kun yritystoiminnassa lähdettiin rohkeasti kasvamaan ja tavoiteltiin isompia urakoita, todettiin toimistotöiden vievän liikaa aikaa. Uuden työnjohtajan aikaisempi kokemus toiminnanohjausjärjestelmistä tuki järjestelmän hankintapäätöstä.

– Vuonna 2020 oltiin jo vahvasti sitä mieltä, että hankitaan joku toiminnanohjausjärjestelmä. Ollilla olikin aikaisemmasta työstä kokemusta nykyaikaisista järjestelmistä. Siihen aikaan tuli postilaatikkoon Admicomin lehti ja lueskelin sitä eräänä iltana, minkä jälkeen vein sen töihin läpikäytäväksi. Siellä oli juuri näitä vastaavia asiakastarinoita ja sen jälkeen soitettiinkin Admicomin asiantuntijalle.

Alkuun mahdollisen järjestelmän hinta mietitytti, kun tilitoimistonkin laskut olivat lähteneet jo liikevaihdon mukana kasvamaan.

– Tuli mietittyä, että kuinkahan kallis tämmöinen järjestelmä on. Meillä oli aiemmin kirjanpito tilitoimistossa ja sen kautta sähköinen laskutus ja muut. Menihän siihenkin jo useita satasia kuukaudessa, ja kulut kasvoivat koko ajan sitä mukaa, kuin liikevaihtokin.

Mietinnän jälkeen Ultimasta pyydettiin tarjous, jotta hintoja päästiin vertaamaan. Sarajärvi laski vertailuun mukaan tilitoimiston kulujen lisäksi myös manuaaliseen työhön menevän ajan arvon ja totesi, että järjestelmä on kannattava sijoitus tulevaisuutta ajatellen.

– Pyydettiin Ultimasta tarjous ja laskin, että ehdottomasti meidän kannattaa se ottaa. Ultima vähentää ja automatisoi toimistotyötä niin monta päivää kuukausitasolla. Kun kasvuakin on tullut tuossa ohjelmiston hankkimisen jälkeen, niin jokainen voi vaan kuvitella, kuinka paljon enemmän olisi ollut toimistotyötä. Ultima on auttanut meitä pitämään hommat hallinnassa ja toiminnan vahvasti kasvun raiteella.

Kirjaukset työmaalta suoraan tarkastettavaksi laskulle

Sarajärvi kokee Admicom Ultiman käyttöönoton käyneen sujuvasti. Koulutukset olivat hyödyllisiä ja monipuolisen ohjelmiston oppii hänen mielestänsä nopeasti, kun sen opiskeluun panostaa. Lisäksi työntekijät kokivat järjestelmän käyttöönoton käytännölliseksi ja tähän päivään kuuluvaksi ratkaisuksi.

– Käyttöönotto sujui aika vaivattomasti. Työntekijöille pidettiin semmoinen iltapäiväkurssi, jossa he oppivat omat perusjutut, eli työajankirjaukset ja laskutustöihin liittyvät asiat. Meillä on semmoinen nuorekas ja nykyaikainen henkilöstö, joilla puhelin on muutenkin jatkuvasti käytössä, niin he ottivat hyvillä mielin uudistuksen vastaan.

Työntekijöillä Admicom Ultima on käytössä jokapäiväisen työn ohella työmaalla tehtäviä kirjauksia varten.

– Käytännössä työntekijät käyttävät sitä työajankirjaukseen sekä kirjaavat mitä tekevät. Esimerkiksi asennustyössä tunnit kirjataan miestyönä ja sitten jos ajetaan konetta, niin konekuski valitsee sinne minkä tyyppistä konetta on ajettu.

Kerran kirjattuna tiedot siirtyvät automaattisesti tarkistettavaksi laskutukseen valitun projektin alle.

– Lisäksi ne menevät automaattisesti tiettyjen kulujen mukaan. Jos on tehty laskutustyötä, työt kirjautuvat laskutushinnalla, ja jos kyseessä on meidän oma urakkatyömaa, kirjautuvat tunnit kuluksi sinne työmaalle, Sarajärvi jatkaa.

Laskutusprosessin yksinkertaistuminen on vähentänyt reilusti laskutukseen kuluvaa aikaa sekä tehostanut yrityksen kassan kiertoa.

– Laskutusprosessi on helpottunut huomattavasti, kun äijät merkkaa suoraan järjestelmään tunnit ja mitä he ovat tehneet. Kirjausten jälkeen näkee mikä on laskutettavaa työtä ja Ultima muodostaa laskun tarkistettavaksi. Laskutus menee ihan muutamalla napin painalluksella ja kassan kierto pysyy parempana.

Vastuu jakautui ja seuranta helpottui

Aika- ja paikkariippumattomuus on Admicom Ultiman selainpohjaisuuden tarjoamia hyötyjä. Ohjelmistoa ei tarvitse erikseen asentaa ja se on helposti saavutettavissa monella laitteella. Jokaista projektia pystyy tarkastelemaan omana kokonaisuutenaan ja sen ansiosta tarvittava tieto löytyy nopeasti.

– Ultimassa on hyvä, kun sinne saadaan kaikki projektit erikseen. On ihan sama mihin vuorokauden aikaan menen niitä katsomaan niin aina tiedän, miten milläkin työmaalla menee. Ultiman avulla työmaiden seuranta on helppoa.

Ohjelmiston avulla yrityksen ajantasainen tilanne on kaikilla vastuuhenkilöillä tiedossa. Näin vastuu jakautuu yrityksessä tasaisemmin ja yrittäjäkin voi tarvittaessa luottaa tiiminsä apuun.

– Ultiman avulla useampi henkilö pystyy helposti seuraamaan yrityksen tilannetta data-analysaattorista. Yrittäjäkin voi olla välillä lomalla, kun yhden miehen takana ei ole kaikki tärkeä tieto. Vaikka kyllähän yrittäjällä saattaa olla lomallakin se tietokone mukana.

Lomaillessakin ohjelmiston paikkariippumattomuus tuo mielenrauhaa, kun hätätapauksessa Ultimasta pystyy tarkastamaan tilanteen reaaliajassa.

– Sieltä pystyy tarkastamaan akuuttihommat. Ei ole yhteen paikkaan tai koneeseen sidottu. Kyllä se on tätä päivää, kun on tärkeimmät tiedot saatavilla missä vain ja milloin vain. Lomallakin jos tulee yllättävä tuska kesken kaiken, että ei tiedä miten siellä on mennyt, niin voi käydä nopeasti tarkistamassa. Sen jälkeen voi pyyhkäistä otsalta hiet ja jatkaa rauhassa lomailua.

Arki helpottui monella tapaa

Sarajärvi pohtii, että ainakin noin puolikkaan toimistohenkilön työmäärä säästyy nyt Ultiman avulla. Yrityksiltä velvoitetaan nykyään jo lain puitteissa montaa eri raporttia, ilmoitusta ja muuta seurantaa.

– Työmaalla kun pitää työmaapäiväkirja täytellä, niin tässä ohjelmistossa ne oli valmiina käytettäväksi. Samoin MVR-mittaus on erittäin kätevä. Senkin pystyy kännykällä tekemään työmaalla kierrellessä, Sarajärvi kertoo.

Automaatiot ovat yrityksen arjen tukena monessa asiassa ja vähentävät muistin varaan jääviä asioita. Muun muassa verottajalle automaattisesti lähtevät veroilmoitukset auttavat yritystä välttämään ikävät unohdukset.

– Yksi hyvä juttu on automaattiset verottajailmoitukset, sillä meillä monesti kuuluu urakkaan myös tiedonantovelvollisuus verottajan suuntaan. Tähän liittyen on myös hienoa, että Ultimasta voi tarkistaa tilaajavastuut. Kerran AVI-tarkastaja kävi ja kysyi, että onko teillä tallennettuna tilaajavastuuraportit kaikista alihankkijoista, joiden kanssa olette toimineet. Ne olivat siinä työn ohessa vähän jääneet huomiotta, mutta kun tutkittiin Ultimaa hieman tarkemmin, niin nehän löytyikin sieltä.

Työmaiden arjessa toimintaa helpottaa myös kalustonhallinta, jota yritys hyödyntää työkoneiden kulujen seuraamisessa. Työntekijät merkkaavat kalustonhallintaan työkoneiden käytön työmaalle tai -kohteelle, jolloin sitä pystytään seuraamaan reaaliajassa.

– Kalustonhallintaan on kaivinkoneet, pyöräkuormaajat ja tämmöiset luotu mistä päivittäin tulee kuluja. Sinne on määritelty päiväkohtainen vuokrahinta, ja jokaisen koneen kulut menevät oikeille työmaille tai -kohteille.

Yrityksen kokonaiskuva haltuun

Ultiman ominaisuuksista etusivu saa molemmilta, Sarajärveltä ja Koivukankaalta kehuja. Selkeästä näkymästä saa nopeasti koonnin yrityksen akuuteista asioista ja rahatilanteesta.

– Etusivu on Ultiman paras ominaisuus, sillä se kertoo yrityksen tilanteen yleiskuvan. Siinä kun tietokoneen avaa, niin saman tien selviää, mikä tilanne meillä on yrityksessä kuukauden päästä. Siinä myös kerrotaan, kuinka paljon tekemättömiä tehtäviä on ja onko uusia laskuja.

Sarajärvi suosittelee Ultimaa yleisesti kaikenkokoisille yrityksille ja varsinkin omalla kokemuksellaan maanrakennustöiden parissa toimiville. Admicom Ultima on auttanut yritystä hallitsemaan useampia työmaita samaan aikaan ja huolehtimaan paremmin yrityksen kokonaistilanteesta.

– Suosittelen Ultimaa varsinkin heille, joilla on samantyyppistä toimintaa kuin meillä. Mekin otettiin Ultima juuri oikeaan aikaan käyttöön. Sanotaan niin, että sopivassa määrin kokeiltiin sillä entisellä kaavalla, niin tietää mitä sekin on. Silloin ei mitenkään olisi pystynyt olemaan seitsemää työmaata yhtä aikaa päällä.