Vahvasti toimintaansa kasvattanut Suomen LVIS-Huolto sai nopeaa reagointikykyä ja tukea päätöksentekoon Adminetin ajantasaisella seurannalla. Automatiikka puolestaan on sujuvoittanut kokonaisprosesseja ja vähentänyt toimiston rutiinitöitä.

----

Tuusulan Kellokoskelta ja Joensuusta käsin toimiva Suomen LVIS-Huolto Oy perustettiin vuonna 2009, kun vanhempiensa ilmanvaihtoalan yrityksessä työskennellyt Harri Alastalo päätti toteuttaa haaveen omasta yrityksestä. Ilmanvaihtotöistä alkanut toiminta on vuosien varrella laajentunut, ja nykyään Suomen LVIS-Huolto toteuttaa yrityksille ja julkiselle puolelle lvis-alan asennuksia, huoltoja sekä tarkastuksia hanan vaihdoista isompiin urakoihin.

Tarve ajantasaiselle taloustiedolle

Suomen LVIS-Huollolla tiedostetaan, että menestyvän yritystoiminnan rakentaminen vaatii tuekseen myös hyvän järjestelmän toimintojen hallintaan. Siksi yrityksessä siirryttiin jo varhaisessa vaiheessa perinteisestä taloushallinto-ohjelmasta toimialalle suunniteltuun ohjelmistoon.

– Se oli meille valtava harppaus siinä vaiheessa, kun saimme käyttöön sähköisen laskutuksen ja paperinpyörittelyä vähemmälle, Harri muistelee.

Yritystoiminnan kasvaessa kuitenkin huomattiin, että järjestelmäasioissa pelkkä sähköisyys ei tee autuaaksi, vaan kasvavan yrityksen menestyksekäs johtaminen vaati ajantasaista tietoa ja hallinnollisen työkuorman keventämistä automatisoinnilla.

– Ihan ykkösasia oli kirjanpidon ajantasaisuus. Vaikka käytössämme oli sähköinen järjestelmä, kirjanpidon tietoja jouduttiin aina odottelemaan. Siksi kiinnostuimme Adminetistä, kun siinä tiedot ovat ihan jatkuvasti ajan tasalla, toimistopäällikkö Emmi Alastalo kertoo.

Yrittäjät halusivat ottaa uuden järjestelmän käyttöön askel kerrallaan, joten Adminet otettiin ensin käyttöön Suomen Viemärihuollossa joulukuussa 2017 ja vajaata vuotta myöhemmin myös Suomen LVIS-Huollossa. Adminet on käytössä myös keväällä ostetussa sähköfirmassa.

– Viemärihuolto toimi tavallaan koekaniinina ja ei tullut kerralla niin paljon siirrettävää dataa. Meillä Adminetin käyttö lähti sujumaan hyvin: Käyttöönotto oli hyvin suunniteltu ja siihen liittyvät tehtävät tulivat omalle työpöydälle valmiiksi aikataulutettuna, joten mikään asia ei jäänyt hoitamatta. Saimme myös hyvin tukea, eikä missään vaiheessa tuntunut, että muutoksessa joutuisi olemaan yksin, Emmi toteaa.

Automatiikka helpottaa hallinnon töitä

Järjestelmän vaihdolla tavoiteltiin myös kevennystä yrityksen toimistotöihin, sillä kasvun myötä kuorma oli kasvanut vuosi vuodelta.

– Kyllähän meillä oli toimistolla aika ruuhkaista ja siinä jo mietittiin, pystymmekö enää hoitamaan kaikkia asioita vai pitäisikö palkata toimistolle lisäkäsiä. Adminet on kuitenkin helpottanut toimiston työtä, eikä lisähenkilöitä ole tarvinnut palkata, Harri kertoo.

Emmin mukaan hallinnolliseen työhön helpotusta tuo automatiikka, joka sujuvoittaa ja nopeuttaa kokonaistoimintaa sekä poistaa manuaalisia työvaiheita toimiston rutiineista:

– Vaikka meillä oli sähköistä laskutusta ja muuta jo aiemmin, automatiikka helpottaa kokonaisuuden hallintaa, kun kirjaukset menevät oikeisiin paikkoihin, jokaiselle tulee omat tehtävät etusivulle ja ne siirtyvät valmistuessaan taas seuraavalle. Lomien sijaisuusvalintojen myötä tehtävät eivät jää roikkumaan ja esimerkiksi kirjanpitäjään voi pitää yhteyttä ohjelmiston sisällä. Sen ansiosta kokonaisprosessi etenee järjestelmällisesti ja kaikki tehtävät tulee hoidettua ajallaan.

– Lisäksi järjestelmä ohjaa toimintaa ja toimii muistin tukena siinä, että pystymme esimerkiksi pitämään yllä henkilökohtaisia osaamisia ja saamme muistutukset niiden uusimisesta. Samoin järjestelmä muistuttaa myös autojen huolloista ja katsastuksista, joten itse ei tarvitse ihan kaikkea muistaa, Harri lisää.

Eniten rutiinitöiden vähentymiseen vaikuttaa se, että automatiikka tekee kirjauksia, muodostaa raportteja ja lähettää ilmoituksia käyttäjän puolesta.

– Esimerkiksi palkanlaskentaan meni ennen paljon enemmän aikaa, kun jouduimme tekemään käsin kustannuspaikkalaskentaa sekä muodostamaan ja lähettämään itse muun muassa tulorekisteri-ilmoitukset, alv-ilmoitukset ja työntekijäilmoitukset. Nykyään tällaiset asiat hoituvat Adminetissä automaattisesti, joten siinä on säästynyt paljon aikaa. Myös esimerkiksi automatisoitu ostolaskujen käsittelyprosessi ja sujuvampi laskutus nopeuttavat tekemistä toimistolla, Emmi kertoo.

Seurantaan tarkkuutta ja läpinäkyvyyttä

Alun perin Suomen LVIS-Huollolla tärkein syy Adminetin käyttöönotolle oli saada talouden seuranta reaaliaikaan, sillä ilman ajantasaista tietoa on vaikea tehdä päätöksiä.

– Itselläni yrityksen pyörittäminen lähtee siitä, että pitää tietää. Menneille ei voi mitään, mutta on tärkeää, ettei samoja virheitä toisteta. Siksi jokaisen yrittäjän pitää mielestäni tietää, mitä siellä yrityksessä tapahtuu. Adminetistä saa tiedot reaaliajassa ja pystyy seuraamaan kaikkia osa-alueita tarkasti, joten on huomattavasti helpompi tehdä päätöksiä. Mielestäni yksi Adminetin parhaita ominaisuuksia on se, että pystymme reagoimaan asioihin nopeasti: kun kurssikäännöksen tekee ajoissa, vältetään karille ajo, Harri painottaa.

Ajantasaisen tiedon lisäksi yrityksen toimintaa pystytään Adminetissä seuraamaan erittäin tarkalla tasolla, kun haluamiinsa asioihin voi porautua tarvittaessa aina tositetasolle asti.

– Esimerkiksi kulupuolella on helppo verrata tilannetta edelliseen vuoteen, nähdä missä kustannukset ovat nousussa ja pureutua niiden syihin. Jos vaikka autohuollon kustannukset nousevat yhtäkkiä ja aletaan miettiä syitä, niin sieltähän se selitys aina nopeasti löytyy, Harri kertoo.

Adminet on tuonut seurantaan myös läpinäkyvyyttä, kun henkilöstö pystyy seuraamaan omaan työhönsä liittyviä asioita:

– Ohjelmiston vaihdon myötä myös työnjohto on paljon paremmin ajan tasalla, kun he tarkastavat itse ostolaskunsa ja pääsevät seuraamaan työmaidensa tilannetta Adminetissä. Adminet on tuonut taloushallintopuoleen avoimuutta ja varmasti koko henkilöstö tietää nyt paremmin, miten yrityksellä menee, Emmi toteaa.

Harrin mukaan jokaisen yrityksen menestyksekkäässä johtamisessa nimenomaan ajantasainen tieto on avainasemassa:

– Kyllähän reaaliaikaisuuden merkitys on hyvin suuri. Mielestäni jokaisella yrittäjällä pitäisi olla samanlaiset työkalut, jos haluaa menestyä tai mennä jollain tavalla eteenpäin omassa tekemisessään.

Haluatko sinäkin liiketoimintasi seurannan reaaliaikaan?

Jätä yhteydenottopyyntö, niin asiantuntijamme ottaa sinuun pian yhteyttä. Käydään yhdessä läpi, kuinka voisit hyödyntää Adminetin tuottamaa ajantasaista tietoa yrityksesi toiminnan tehostamisessa ja kannattavuuden parantamisessa.

Lataa kannattavuusopas

Oppaasta saat hyödyllisiä vinkkejä kannattavuuden parantamiseen. Lataa ilmaiseksi >>

Lue koko asiakastarina täältä