Taloushallinnon tuottavuusparannuksia prosessityöllä

Turva- ja talotekniikan maahantuoja- ja asiantuntijayritys Hedengren kaipasi apua taloushallinnon tehostamiseen. Yhdessä Aitomationin kanssa toteutetut automaatiot johtivat tuottavuusparannuksiin.

Taloushallinnon tehostamiseen avuksi valikoitui Aitomation

Yhteistyö Aitomationin ja Hedengrenin välillä käynnistyi, kun Hedengren tunnisti tarpeen tarkastella Taloushallinnon prosessien tehostusmahdollisuuksia. Tahtotilana oli laatia kehityssuunnitelma, joka toimisi perustana kestävien muutoksien suunnittelulle, sekä arvioimaan minkälaisilla kehitystoimenpiteillä prosesseihin saadaan parannuksia. Projektin keskiössä oli löytää ne kehityskohteet, joissa mm. automaatiolla voisi tuoda merkittävää lisäarvoa, vähentää manuaalista työtä ja vapauttaa resursseja strategisempiin tehtäviin. Tämä vaati syvällistä ymmärrystä Hedengrenin taloushallinnon prosesseista ja niiden nykytilasta, joiden päälle ratkaisuvaihtehtoja lähdettiin hahmottamaan.

Ratkaisu löytyi prosessianalyysin avulla

Yhteistyön alussa Aitomation toteutti Hedengrenille laajan Taloushallinnon prosessianalyysin, jonka yhteydessä kävimme läpi nykyiset prosessit, tarkastelimme prosessin tietovirrat, sekä tunnistimme prosessien oleellisimmat pullonkaulat. Läpikäynti auttoi hahmottamaan prosessien perusrakenteen ja tunnistamaan merkittävimmät kehityskohteet, jolla oli suurin vaikuttavuus toiminnan tehostamiselle. Analyysityössä keskityttiin Hedengrenin kuuteen ydinprosessiin. Projektin tuotoksiin sisältyi mm. tunnistettujen kehityskohteiden määrittely, priorisointi ja business casen arviointi. Projektin seuraavassa vaiheessa keskityttiin kolmeen kehitysaihioon, jotka Aitomation toteutti. Toteutus keskittyi mm. päivittäin toistuviin ja työprosessina selkeästi kuvattaviin toimintoihin. Ohjelmointirajapintojen puuttuessa toteutuksissa päädyttiin ohjelmistorobotiikkaan. Kaksi ERP:ssä käsiteltävää prosessia liittyi maksuun menevien laskujen niputtamiseen ja viitteiden käsittelyyn. Kolmas toteutus vie ostolaskuja käsittelykiertoon.

Pitkäikäinen automaatioratkaisu ylitti odotukset

Lopputuloksena Hedengrenille tuotettiin paitsi selkeä yleiskuva nykytilanteesta myös konkreettiset suositukset automaation integroimiseksi päivittäisiin taloushallinnon käytäntöihin. Kehityssuunnitelma kattoi paitsi välittömät parannukset myös pitkän aikavälin visiot, jotka tukivat Hedengrenin tavoitteita prosessien kehittämisessä. Projekti ei ainoastaan vastannut alun perin tunnistettuun haasteeseen vaan ylitti odotukset tarjoten kokonaisvaltaisen ratkaisun Hedengrenin taloushallinnon prosessien tehostamiseksi ja tulevaisuuden valmiuksien rakentamiseksi.

Toteutus mahdollistaa vastuuhenkilöiden saavan tiedon prosessin valmistumisesta ajantasaisesti, jolloin seuraava työvaihe voidaan aloittaa. Automaatioista jää arkistoon talteen raportit, joihin voidaan tarvittaessa palata. Ostolaskuautomaatio mahdollistaa sääntöjen muuttuessa taloushallinnon asiantuntijan tehdä itse uusia sääntöjä niin, että itse robottia ei tarvitse päivittää. Dynaamisesti toimiva automaatio on pitkäikäinen ja lähes ylläpitovapaa.