Taloushallintoala on tunnettu vaihtelevasta työrytmistään ja laaja-alaisista työtehtävistään. Itsensä johtaminen on arvokas taito, kun hektisyys ja useiden eri työtehtävien hallinnointi haastaa asiantuntijaa. Miten johtaa omaa työtänsä niin, että tekeminen säilyisi tehokkaana, kiinnostavana ja sopivan haastavana?

Asiantuntijamme Satu Perämäki tarttui vieraskynään ja käy kattavasti Taloushallintoliiton artikkelissa läpi keinoja, jolla oman työn johtamista voi tukea. Tämä teksti Starian blogissa on lyhennelmä Taloushallintoliitolle alun perin kirjoitetusta artikkelista.

Oman työn suunnittelu

Taloushallinnon alalla työmäärät jakautuvat yleensä kuukausi- ja vuositasolla vaihtelevasti. Omien töiden etukäteen suunnittelu auttaa hallitsemaan sellaisia työpäiviä ja viikkoja, joille kertyy kiireellisiä työtehtäviä. Suunnittele tulevia työtehtäviäsi realistisesti, mieti mitä asioita sinun pitää hoitaa tällä viikolla tai tässä kuussa? Mitkä työtehtävät voit tehdä myöhemmin? Mitä työtehtäviä on odotettavissa tiettyyn aikaan vuodessa? Suunnittele kirjallisesti oman työsi vuosikello ja mieti, voitko tehdä jotain etukäteen helpottaaksesi kiireistä aikaa? Jokaisen työpöydälle ilmestyy aika ajoin myös työtehtäviä, joiden hoitaminen ei ole omalla osaamisalueella tai kuulu työtehtäviin. Tällöin kannattaa pohtia voiko tehtävän delegoida jollekin toiselle tai kuuluuko se ylipäätään asiakkaalle tarjottavaan palvelukokonaisuuteen.

Kalenteri monikäyttöisenä työkaluna

Kiireisimpinä ajankohtina voi työpöydälle kertyä paljon muistettavaa ja työn tekeminen saattaa tuntua painostavalta, kun työtehtäviä ohjautuu useista eri lähteistä. Tällöin on turvallisinta ulkoistaa muistinsa kalenteriin, sekalaiset muistilaput eivät toimi työajan järjestelyssä. Varaa työtehtävälle realistinen aika kalenterista hyvissä ajoin ennen sen eräpäivää, näin hahmotat myös työpäiviesi kulun helpommin. Mieli rauhoittuu, kun annat itsellesi luvan keskittyä vain yhteen asiaan eikä sinun tarvitse miettiä muuta työlistaa. Omaa kalenteria on hyvä suunnitella etukäteen viikko- ja päivätasolla.

Sähköpostiliikenne ajatuksen keskeyttäjänä

Asiakas on yleensä tyytyväinen, kun hänen yhteydenottoonsa reagoidaan nopeasti. Ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista, että ajatuksesi katkeaa jokaisen viestin kohdalla, joten varaa kalenterista jokaiseen päivään hetki, jolloin käyt läpi sähköpostia. Kohtelias vaihtoehto on myös vastata sähköpostin lähettäjälle, että viesti on saapunut perille ja palaat siihen tiettynä ajankohtana. Näin viestin lähettäjä tietää tulleensa huomioiduksi.

Olennaisuus ratkaisee

Alamme pursuaa uutta tietoa ja huomioon otettavia poikkeuksia. Työssämme tulee ottaa huomioon useita eri seikkoja samanaikaisesti, mutta on myös paljon asioita, jotka eivät ole kyseisessä työtehtävässä olennaisia. Keskittämällä huomionsa olennaisiin tehtäviin helpottuu kiireen tunne huomattavasti. Miksi murehtia esimerkiksi tilinpäätöskiireessä omiin ajatuksiin tullutta kehitysmeno-ongelmaa, joka ei liity tämänhetkiseen työtehtävään ollenkaan? Veroilmoitusta tehdessä ei kannata siirtää ajatustaan tulevaan järjestelmämuutokseen tai etsiä tietoa perintöverotuksesta. Näillekin haasteille voit varata kalenteristasi oman ajan.

Osaamattomuuden tunne voi ahdistaa ja viedä keskittymiskyvyn turhaan

Taloushallinnon alalla lait ja tulkinnat muuttuvat kaiken aikaa, joten rehellisesti voidaan todeta, että kukaan meistä ei osaa kaikkea. Voi olla vapauttavaa hyväksyä se totuus, että ei itse tiedä tai ymmärrä joitakin työhönsä liittyviä kysymyksiä. Oman osaamattomuuden harmittelu voi pahentaa stressin tunnetta ja haitata keskittymiskykyä. On täysin sallittua kertoa ääneen, että ei ymmärrä jotakin asiaa. Miten sitten oppia lisää itselle vieraasta asiasta? Tässä avainasemaan nousee oma mielenkiinto uuden oppimiseen ja taito käyttää erilaisia lähteitä. Avun pyytäminen kokeneemmalta kollegalta voi tuoda mukanaan vastauksen, mutta kannustettavaa on myös tutkia asiaa hieman itse. Tässä artikkelissa ei pureuduta tiedon etsinnän saloihin syvällisesti, mutta huomionarvoista tiedon etsimisessä on sen moninainen laatu. Alalta löytyy erityyppisiä kirjoituksia, joten tiedon etsimisessä kannattaa keskittyä virallisiin, luotettaviin lähteisiin ja dokumentoida niiden pohjalta tekemänsä kirjaukset kirjanpitoon.

Itseopiskelu laajentaa osaamistasi ja auttaa uralla eteenpäin

Miten jaksaa tutkia ja opiskella uutta työn ohella? Alamme luonteesta löytyy vastaus; jatkuva muutos ja erilaiset tulkinnat samankaltaisista tilanteista selviävät vain tutkimalla ja opiskelemalla uusia asiakokonaisuuksia. Oman työn johtaminen on siis myös oman ammattitaidon kehittämistä. Opiskelun ei tarvitse tarkoittaa kokonaisten tutkintojen suorittamista. Päivittäin opimme tekemällä ja tekemistä voimme tukea vastaantulevien asioiden itsenäisellä tutkimisella. Kannattaakin asennoitua opiskeluun ikään kuin työtä helpottavana tekijänä: oppiessa saamme tukea tuleviin haasteisiimme. Myös monet työnantajat tunnistavat opiskelun tärkeyden ja tarjoavat työntekijöilleen sopivia koulutuksia.

Tekniset taidot ja erilaiset järjestelmät

Joskus oman työn johtaminen ei onnistu, koska työaikaa kuluu itsestä johtumattomiin, teknisiin ongelmiin. Ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn yleistyttyä ja järjestelmien kehityttyä, ei nykyisin ole tarkoitus täyttää työaikaa manuaalisilla työvaiheilla. Koetko omaavasi tarpeelliset tekniset taidot pystyäksesi tehokkaaseen työhön? Järjestelmien käytön haasteisiin kanssa kannattaa pyytää apua ajoissa. Jos taas huomaat järjestelmässä olevan kehittämisen varaa, keskustele oman järjestelmäntarjoajasi kanssa. Ajan säästö voi olla prosentuaalisesti huomattava, kun työkalut ovat kunnossa.

Toiminnanohjausjärjestelmästä tukea oman työn suunnitteluun

Mikäli käytössäsi on jokin työaikaa ja asiakastyötä hallinnoiva järjestelmä, saat tukea oman työn suunnitteluun kätevästi järjestelmän kautta. Omaa viikoittaista ja kuukausittaista työmäärää voi suunnitella esimerkiksi työmääräyksillä. Toiminnanohjausjärjestelmästä saat myös tärkeää dataa asiakastasolla; paljonko aikaa on käytetty asiakkaiden töihin? Mitkä seikat lisäävät tiettyjen asiakkaiden työtunteja? Hyvät selitykset tuntikirjausten yhteydessä auttavat dokumentoimaan tiettyjen asiakkuuksien työllistävyyttä ja kehittämään asiakkuuden tehokkuutta. Hyvä dokumentointi ja selitykset auttavat myös asiakkaan laskutuksen perustelussa.

Iloa ja innostuneisuutta

Oman työn johtaminen koostuu useista eri osa-alueista. Kaikille meille soveltuvat erilaiset johtamisen menetelmät ja työssä kokemamme stressi ilmenee eri tavoin. Tosiasia kuitenkin on, että ilman omaa järjestelmällisyyttä ja mielenkiintoa työtämme kohtaan, jää jäljelle yleensä turhan kiireinen ja väsynyt asiantuntija. Innostava ja sopivasti kuormittava työ luo positiivisuutta myös työn ulkopuoliseen elämään.

Vinkkejä oman työn johtamiseen:

• Kokeile rohkeasti oman työsi tueksi erilaisia työn johtamisen välineitä
• Arvioi itseäsi työsi tekijänä -> Missä olen onnistunut? Mihin käytän turhaa aikaa? Missä kaipaisin apua?
• Keskustele oman esihenkilösi kanssa oman työsi johtamisesta ja pyydä palautetta myös häneltä
• Tee itsellesi realistisia tavoitteita, joiden täyttymistä seuraat aktiivisesti
• Suhtaudu avoimen kiinnostuneesti uusiin haasteisiin työssäsi, negatiivisuus luo stressiä
• Hyväksy muutos – alamme toimintatavat ovat jatkuvassa muutoksessa ja edellyttävät asiantuntijoilta positiivista asennetta muutoksiin
• Ota työtehtäväkohtainen ja asiakaskohtainen työajanseuranta käyttöön
• Käytä hyväksi mahdollista joustavaa työaikaa -> tasoita lyhyemmillä työpäivillä kiireisempiä ajanjaksoja
• Muista vapaa-aika ja huolehdi omasta jaksamisestasi!

Starian asiantuntija tekstin takana:

Satu Perämäki on verotuksen ja kirjanpidon asiantuntija, joka myös kouluttaa Starialla molempia aihealueita. Sadun tavoitteena on työssään opastaa monimutkaisia asioita toisille niin, että ne olisivat helpommin ymmärrettäviä ja selkeitä. Tutustu myös muihin asiantuntijoihimme.

Satu Perämäki

Financial Consultant, KLT, Staria