Tehokasta hankintaa Finavialla
Määrätietoinen hankintatoimen kehittäminen on tuonut säästöjä prosessikustannuksissa sekä mahdollistanut volyymialennukset ja yhtenäisen toimintatavan. Hankintajärjestelmän laajamittainen käyttö varmistaa sopimusostot ja on tuonut hankintoihin läpinäkyvyyden ja seurattavuuden.
Finavialla on 25 lentoasemaa ympäri Suomea. Vuonna 2008 aloitettiin hankintojen kartoitus, koska haluttiin kehittää hankintatoimea konsernitasolla. Hankinta oli hyvin hajautettua ja jokainen lentoasema teki hankintansa itse. Osalla toimittajista saattoi olla 25 Finavia nimistä asiakasta.
”Hajautettu toiminta lisäsi prosessikustannuksia, kun jokaisella lentoasemalla oli oma tapansa toimia”, toteaa hankintajohtaja Ismo Karjalainen. Kartoituksen tuloksena päätettiin tehostaa hankintatoimea ja palkattiin henkilö kehittämään hankintatoimea. Hyvin pian huomattiin, että ilman hankintajärjestelmää on hankalaa saada keskitettyä hankintoja ja saada läpinäkyvyyttä ostoihin. Ensimmäisenä lähdettiin kehittämään materiaalihankintoja ja niiden kotiinkutsuja.
Hankintatoimen kehittäminen on tuottanut tuloksia
80 katalogia helpon hankinnan mahdollistajina
Hankintatoimen kehittäminen on tuottanut tuloksia
”Nyt meillä on konsernissa yksi tapa hankkia. Toimittajamäärä on vähentynyt huomattavasti. Vuonna 2008 toimittajia oli 8 627 toimittajaa ja vuonna 2013 toimittajien määrä oli 3 492”, iloitsee Ismo Karjalainen. Vastaavasti myös ostolaskujen määrä on vähentynyt huomattavasti. Vuonna 2008 ostoreskontra käsitteli 80 156 ostolaskua ja vuonna 2013 ostolaskuja oli 46 070. Pienentynyt ostolaskujen ja toimittajien määrä on tuonut prosessisäästöjä. Hankintatoimen kehittä misessä talous ja hankinta ovat tehneet jatkuvasti yhteistyötä.
Hankintajärjestelmän kautta tehdään yli 80 % hankinnoista
Hankintajärjestelmän kautta tehdään yli 80 % hankinnoista
Hankinnat haluttiin tehtäväksi hankintajärjestelmän kautta, jotta varmistetaan sopimusostot ja saadaan läpinäkyvyys ja seurattavuus hankintoihin. Finavia on halunnut tuoda hankintajärjestelmän positiivisella tavalla esille henkilöstölleen.
”Haluamme, että henkilöstö suhtautuu positiivisesti hankintajärjestelmäämme ja järjestelmäkehitystä tehdään yhdessä käyttäjien kanssa”, toteaa Ismo Karjalainen hymyillen. Osana hankintajärjestelmän käyttöönottoa järjestettiin nimikilpailu. Finavia hankintajärjestelmä onkin nimeltään Finha. Lisäksi on jatkuvasti palkittu henkilöitä, jotka omalla positiivisella toiminnallaan edesauttavat hankintajärjestelmän käyttöä. Hankintajärjestelmän käyttöä seurataan ja jokainen lentoasemapäällikkö saa kvartaaleittain raportin siitä miten oma lentoasema on sijoittunut verrattuna muihin lentoasemiin ja mikä on ollut hankintajärjestelmän käyttöaste. Käyttöaste mitataan tarkistamalla kuinka suuri osa laskusta on tilauksellisia tai sopimuksellisia. Tarkastelu on reilua ja oikeudenmukaista ja esimerkiksi kuukauden katkot huomioidaan. Käyttäjillä on myös yksi aina miehitetty puhelinnumero Finha-tukitiimille, josta he saavat apua aina arkisin toimistotyö aikaan. Käyttäjien palautetta kuunnellaan ja jopa 90% kehitysehdotuksista onkin pystytty toteuttamaan.
”Haluamme, että henkilöstö suhtautuu positiivisesti hankintajärjestelmäämme ja järjestelmäkehitystä tehdään yhdessä käyttäjien kanssa”, toteaa Ismo Karjalainen hymyillen. Osana hankintajärjestelmän käyttöönottoa järjestettiin nimikilpailu. Finavia hankintajärjestelmä onkin nimeltään Finha. Lisäksi on jatkuvasti palkittu henkilöitä, jotka omalla positiivisella toiminnallaan edesauttavat hankintajärjestelmän käyttöä. Hankintajärjestelmän käyttöä seurataan ja jokainen lentoasemapäällikkö saa kvartaaleittain raportin siitä miten oma lentoasema on sijoittunut verrattuna muihin lentoasemiin ja mikä on ollut hankintajärjestelmän käyttöaste. Käyttöaste mitataan tarkistamalla kuinka suuri osa laskusta on tilauksellisia tai sopimuksellisia. Tarkastelu on reilua ja oikeudenmukaista ja esimerkiksi kuukauden katkot huomioidaan. Käyttäjillä on myös yksi aina miehitetty puhelinnumero Finha-tukitiimille, josta he saavat apua aina arkisin toimistotyö aikaan. Käyttäjien palautetta kuunnellaan ja jopa 90% kehitysehdotuksista onkin pystytty toteuttamaan.
80 katalogia helpon hankinnan mahdollistajina
Alusta alkaen tiedostettiin, että tuotekatalogien avulla varmistetaan sopimusten mukainen hankinta ja helpotetaan kotiinkutsuja sekä alennetaan käyttäjien muutosvastarintaa. Katalogien avulla oikean tuotteen/palvelun löytyminen ja etsiminen on helppoa. Tilaaja näkee heti mm. kuvat, tekniset tiedot ja myyntierän, jolloin virheiden määrä vähenee. Tämän lisäksi tiliöinti on automaattista ja hinta oikein, mikä mahdollistaa laskun ja tilauksen täsmäytyksen. Finavialla hyödynnetään niin sisäisiä kuin ulkoisiakin katalogeja. Sisäisessä katalogissa toimittaja toimittaa tuoteluettelon Finavian hankintajärjestelmään. Ulkoisessa katalogissa taas toimittajan kauppapaikka on integroitu osaksi Finavian hankintajärjestelmää. Käyttäjät näkevät kuitenkin vain Finavian sopimustuotteet ja -hinnat, eivät toimittajan koko tuotevalikoimaa.
Tällä hetkellä ulkoisia punch out toteutuksia on 7 kappaletta ja loput 80 tuotekatalogia ovat sisäisiä. Toimittajan valikoiman haastavuus ja laajuus määrittää kumpi toteutus valitaan. Finavialla ei ole ollut vaikeuksia saada toimittajia toimittamaan katalogeja tai tekemään punch out liittymiä. Toimittajille kerrotaan jo tarjouspyyntövaiheessa, että Finavia haluaa sopimustuotteet katalogimuodossa ja asia varmistetaan sopimusneuvotteluissa. Tämän lisäksi Finavialla on selkeät ohjeet toimittajille eri vaihtoehdoista ja siitä miten katalogit tulee luoda ja toimittaa. Sisäisten katalogien sisältö päivitetään noin 2—4 kertaa vuodessa.
Tällä hetkellä ulkoisia punch out toteutuksia on 7 kappaletta ja loput 80 tuotekatalogia ovat sisäisiä. Toimittajan valikoiman haastavuus ja laajuus määrittää kumpi toteutus valitaan. Finavialla ei ole ollut vaikeuksia saada toimittajia toimittamaan katalogeja tai tekemään punch out liittymiä. Toimittajille kerrotaan jo tarjouspyyntövaiheessa, että Finavia haluaa sopimustuotteet katalogimuodossa ja asia varmistetaan sopimusneuvotteluissa. Tämän lisäksi Finavialla on selkeät ohjeet toimittajille eri vaihtoehdoista ja siitä miten katalogit tulee luoda ja toimittaa. Sisäisten katalogien sisältö päivitetään noin 2—4 kertaa vuodessa.
Monipuolinen ja innostava työympäristö
Keskitetty hankinta, selkeät prosessit ja hankintajärjestelmä varmistavat, että hankintatoimella on kaikki tarvittavat keinot ja välineet toiminnan jatkuvaan kehittämiseen.
”Tämä pitää työnkuvan mielenkiintoisena. Työ on vastuullista ja mielekästä”, toteaa Finavian hankintajärjestelmän järjestelmä vastaava Sanna Valkeinen.
Hankintatoimi on organisoitu niin, että hankinnan parissa työskentelevillä on monipuolinen työnkuva. Hankintaosasto vastaa hankintaohjeistuksesta ja -prosesseista. Finha-tiimi tukee, neuvoo ja kouluttaa käyttäjiä ja toimii yhteystyössä hankintaosaston kategoriaostajien kanssa. Hankintajärjestelmä, järjestelmän kehitys ja muiden järjestelmien liittymärajapinnat ovat myös Sannan ja Finha-tiimin vastuulla. Kategoriaostajat ja hankintatiimit, jotka on koottu liiketoimintojen vastuuhenkilöistä, vastaavat sopimusneuvotteluista ja toimittajavalinnoista. Hankintatiimit varmistavat kaikessa toiminnassa liiketoimintalähtöisyyden, koska hankintatiimissä on mukana aina joku liiketoiminnasta. Itse ostaminen on hajautettu, koska hankintajärjestelmän avulla käyttäjät voivat tehdä kotiinkutsuina tarvitsemansa hankinnat.
Jatkokehitystoimenpiteet
Jatkokehitystoimenpiteet
”Seuraava kehitystoimenpiteemme on lisätä laskujen ja tilauksien täsmäytysprosenttia. Jos lasku ja tilaus ei täsmää, etsimme juurisyyn ja puutumme siihen”, kertoo Sanna Valkeinen. Tämän lisäksi tehostetaan sopimuspohjaisten hankintojen käsittelyä ja ohjataan toimittajia lähettämään verkkolaskuja. Finavia vastaanottaa jo yli 70% ostolaskuistaan verkkolaskuina, mutta jatkuvasti kehittyvälle organisaatiolle tämä ei vielä riitä. Otamme syksyllä tapahtuvan hankintajärjestelmän versiopäivityksen jälkeen mahdollisesti käyttöön Basware Portalin, joka mahdollistaa toimittajille mm. tilausvahvistuksen lähettämisen portaalin kautta ja käänteiset tilaukset.
Vinkit hankintatoimen kehittämiseen
- Varmista riittävät resurssit
- Johdon tuki, ylimmän johdon tulee ymmärtää hankintaprosessin arvo
- Hyvin jäsennelty organisaatio
- Kuvatut ja jalkautetut hankintaprosessit
- Kuuntele liiketoimintayksiköitä ja heidän tarpeitaan
- Yhteistyö ostoreskontran ja laskutuksen kanssa on avain menestykseen
- Perusta yhteistyöfoorumi, jossa päätetään mitä kehitetään
- Selkeät vastuut, jokaiselle pienellekin tehtävälle pitää olla selvä vastuu
Vinkit katalogien määrän lisäämiseen ja niiden tehokkaaseen hyödyntämiseen
- Vaadi katalogeja jo tarjouspyyntövaiheessa
- Esitä toimittajille selkeästi katalogien hyödyt ja mitä niiden tuottaminen vaatii
- Varmista, että eri vaiheiden keskustelu tehdään kyseisestä asiasta tietävien henkilöiden kanssa
- Oma osaaminen kuntoon
Basware - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Basware - Muita referenssejä
Tilaaja suosittelee!
Basware - Muita bloggauksia
ite wikin yrityshaku »
Kaikki it-alan työpaikat »
ite wikin referenssihaku »
Kaikki it-alan tapahtumat »
ite wikin julkaisuhaku »
