Tokmannin taloushallinto siirtyi pilveen pikavauhtia
Tokmanni saavutti 100% näkyvyyden laskuihin, kehitti laskujen täsmäytysprosenttia ja näkee nyt laskujen täsmäytysasteet, verkkolaskujen osuuden ja ajallaan maksetut laskut
Vauhdikkaasti kasvanut halpakauppaketju Tokmanni on keskittänyt logistiikkansa Mäntsälään. Kasvava konserni halusi edelleenkin tehostaa tekemistään ja hyödyntää automaatiota myös ostoreskontraosastolla.
Tokmanni-ryhmä on kasvanut suurimmaksi halpakauppaketjuksi Pohjoismaissa, jolla on 192 liikettä Suomessa. Yritys työllistää yli 4 000 työntekijää ja liikevaihto on yli miljardi euroa.
Kun oli aika korvata Citrix-etäkäyttöohjelmisto ajanmukaisella, selainpohjaisella ratkaisulla, Baswaren P2P vastasi parhaiten vaatimuksiin.
Tokmannin haasteet
Laskujen määrä Tokmannilla on kasvanut nopeasti. Tänään yrityksessä käsitellään noin 500 000 laskua vuodessa, sisältäen suoran hankinnan 450 000 ostotilausta.
Tokmannin ostotilaukset ovat Microsoft Dynamix AX -ERP-järjestelmässä ja lähes 70% laskuista täsmäytyy ostotilauksiin. Sähköinen laskutus ei sinänsä ole mitään uutta Tokmannilla. Laskuista 95% tulee sisään sähköisinä. Talossa on ehditty käyttää aikoinaan Rondoakin, ja sitten Baswaren IP-järjestelmää.
Tokmannin ostolaskuprosessit olivat jo pilvessä, mutta oli aika korvata Citrix-etäkäyttöohjelmisto nykyaikaisella, selainpohjaisella ratkaisulla. Tärkein vaatimus oli kehittää laskujen täsmäytysastetta. Tarjouspyynnöt lähetettiin muutamille valituille toimittajille ja loppusuoralle poimittiin kaksi tarkempia neuvotteluja varten, joista yhteistyökumppaniksi valittiin Basware.
Kuinka Tokmanni saavutti 100% näkyvyyden laskuihin Baswaren avulla
Tokmanni aloitti laskujenkäsittelyjärjestelmän korvauksen uudella ja ensimmäinen askel oli kerätä talon sisältä vaatimukset sekä toiveet uuden järjestelmän suhteen.
Tokmanni ja Basware saivat projektin maaliin etuajassa, kiitos molempien yritysten sitoutuneiden projektitiimien. Oikeat ihmiset oikeissa rooleissa olivat tärkeä tekijä menestyksen kannalta.
Vaikka järjestelmän ominaisuutta vaatia kaikkien ostotilausten validointia ennen hyväksymistä pidettiin erinomaisena toimintona, se oli monille Tokmannin myymälöille aivan uutta. Tästä syystä toteutettiin laaja koulutusprosessi, jossa varmistettiin että validoijat ymmärsivät hyväksynnän työnkulkuja ja tuntevat olonsa varmaksi järjestelmän käytössä.
Suosittelija:
”Onnistumisen kannalta on tärkeää, että oikeat ihmiset toimivat oikeissa asemissa. Kiitän vieläkin Baswaren konsultteja, jotka löysivät nopeasti ratkaisun kaikkiin käänteisiin projektin aikana”
Heli Tolonen, talouspäällikkö, Tokmanni Oy
Basware - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Basware - Muita referenssejä
Tilaaja suosittelee!
Basware - Muita bloggauksia
ite wikin yrityshaku »
Kaikki it-alan työpaikat »
ite wikin referenssihaku »
Kaikki it-alan tapahtumat »
ite wikin julkaisuhaku »
