Tiedonohjaus luo pohjan toimintamallin muutokselle ELY-keskuksissa ja TE-toimistoissa
“Rakennamme ELY-keskuksissa ja TE-toimistoissa valmiuksia sähköisille palveluille ja prosesseille. Käynnissä on iso toiminnallinen muutos, jonka tueksi tarvitsimme yhteisen ymmärryksen tiedonohjauksen nykytilasta ja kehittämistarpeista. Tähän saimme merkittävää apua Tiedolta”, kertoo Varsinais-Suomen ELY-keskuksen kehittämispäällikkö Pekka Lausti.
ELY-keskusten ja TE-toimistojen tavoitteena on siirtyä sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin ja kehittää sähköisiä asiointipalveluja. Esimerkiksi sähköisillä tuki- ja lupahakemuspalveluilla kansalainen tai yritys voisi helposti ajasta ja paikasta riippumatta jättää tukirahoitushakemuksen tai ilmoittaa vaikka järven ruoppauksesta. Näiden asiakirjatietojen syntyminen, käsittely ja mahdollisimman automaattinen kulkeminen tietojärjestelmissä vaatii tiedonohjausta.
“Halusimme tiedonohjausselvityksellä varmistaa, että tarvittava tieto kulkee eri tietovarastoista sitä tarvitseville mahdollisimman oikea-aikaisesti ja automaattisesti, ilman päällekkäistä työtä. Koska resurssimme pienenevät jatkuvasti, on tärkeää toimia tehokkaasti ja selkeyttää toimintaa”, Lausti tarkentaa.
Konsultoinnista kokonaiskuva nykytilasta ja kehitystarpeista
Pekkanen kiittelee ulkopuolisen konsultin panosta, joka on auttanut ELY-keskuksia ja TE-toimistoja ymmärtämään tiedonohjauksen merkityksen. Enää sitä ei mielletä erilliseksi osaksi, vaan tiedonohjaus nähdään osana toiminnallisia prosesseja. Myös Pekkasen oma työpanos on määritelty uudelleen. Aiemmin muiden töiden ohessa hoidetulle tiedonohjaukselle on nyt varattu riittävästi työaikaa.
Selvitystyö herätti myös miettimään synergioita eri vastuualueiden ja hallinnonalojen välille samanlaisten palveluprosessien osalta, kuten lupa- ja rahoitusprosessit.
Sähköistäminen ja toimintatapojen muutos käsi kädessä
Tiedonohjauksen tilannekuva on ollut avainasemassa toimintamallin muutoksen eteenpäin viemisessä. ELY-keskusten prosessien päällekkäisyyksien ja erojen esiin tuominen tarjoaa Laustin mukaan pohjan yhteiseen kehittämiseen.
“On esimerkiksi saatettu kirjata samoja asioita eri tarkkuudella. Tiedonohjaus tehostaa toimintaa ja tuloksena on myös parempi läpinäkyvyys ja vertailtavuus”, Lausti kuvaa.
Vanhasta tavasta poisoppiminen ei ole kuitenkaan ollut helppoa. Monella on Laustin mukaan ollut vielä epävarmuutta, voiko esimerkiksi paperin todella hävittää skannauksen jälkeen. ELY-keskukset ovat siirtämässä merkittävän osan paperiarkistoistaan sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin sähköisen luvan myötä, mikä tuo jatkossa kustannussäästöjä.
Suosittelija:
“Tiedon konsultointituki antoi meille selkeän kokonaiskuvan. Se nosti esiin päällekkäisyyksiä ja miten prosessissa toimitaan versus miten niissä pitäisi toimia. Tämä on luonut hyvän pohjan käynnistää tiedonohjauksen kehityshankkeita.”
Anneli Pekkanen, asianhallinta- ja virastopalvelukeskuksen johtava asianhallinnan asiantuntija
Tietoevry - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Tietoevry - Muita referenssejä
Tilaaja suosittelee!
Tietoevry - Muita bloggauksia
ite wikin yrityshaku »
Kaikki it-alan työpaikat »
ite wikin referenssihaku »
Kaikki it-alan tapahtumat »
ite wikin julkaisuhaku »
