Tilitoimistot ja yritysten talousosastot käsittelevät vuosittain lukemattoman määrän ostolaskuja. Nämä prosessit vievät paljon aikaa ja resursseja, joten niitä tehostamalla on mahdollista saada aikaan tuntuvat hyödyt.

Ostoreskontran hoito on yritysten taloushallinnon suuritöisin ja aikaa vievin osuus. Tilitoimistojen ja yritysten välillä voidaan edelleen nähdä suuria eroja ostoreskontran hallinnan suhteen, mutta tosiasiat puhuvat puolestaan; automatisointi vähentää inhimillisiä virheitä, lyhentää reskontran hoitoon käytettävää aikaa ja säästää kustannuksia. Ostoreskontran toimintaa voi ja kannattaa tehostaa riippumatta yrityksen koosta ja projektiin käytettävissä olevista varoista. Kaiken kokoisille yrityksille ja laskumassoille löytyy omia, tehokkaita ratkaisuja.

Tilisanomien artikkelissa asiantuntijamme Satu Perämäki käy kattavasti läpi ostoreskontran tehostamiseen liittyviä näkökulmia. Tämä teksti Starian blogissa on lyhennelmä Tilisanomien alkuperäisestä artikkelista.

Miksi kaikkien kannattaisi tehostaa ostoreskontraansa?

Mikäli reskontraa hoidetaan täysin manuaalisesti, keskivertokirjanpitäjä käsittelee asiakkaidensa ostolaskuja ja niihin liittyviä kirjauskysymyksiä yli puolet työajastaan. Reskontran tehostamisella tai jopa automatisoinnilla tuo aika saadaan siirretyksi suurelta osin muihin työtehtäviin, uusiin asiakkuuksiin tai asiantuntijapalveluiden tarjoamiseen. Rahassa tuo säästetty aika tekee suuria summia vuositasolla, joten yritys voi säästää tehostamiseen mahdollisesti käytetystä investoinnista huolimatta selvää rahaa. Reskontran hoitamisen automatiikka poistaa käytännössä kokonaan näppäilyvirheiden mahdollisuudet ja ajatusvirheet. Näin saadaan ajan ja rahan rinnalle vielä luotettava kumppani, joka on väsymätön ja salamannopea työkaveri.

Aloita perusasioista

Reskontraprosessien kehityksessä on ensin hyvä koota tilannekatsaus nykyhetkestä. Mihin yrityksen taloushallinnossa menee aikaa? Todennäköisesti yksi vastauksista on ostoreskontran hoito. Missä toiminnoissa ostolaskuprosessia voisi tehostaa? Entä miten tekemisen laatua voisi parantaa? Keskusteluissa olisi tärkeää olla mukana yrityksen johdon lisäksi päivittäin ostoreskontran parissa työskenteleviä sekä käytettävistä ohjelmistoista vastaavia henkilöitä. Yhdessä löydetään yleensä erilaisia kompastuskiviä, jotka vievät työaikaa ja aiheuttavat erheitä kirjauksissa.

Nykytilanteen kartoituksen jälkeen kannattaa olla rohkea ja suunnitella, miten reskontran hoito sujuisi ideaalitilanteessa. Tavoitteiden ollessa tiedossa, voi yllättyä miten moni niistä on toteutettavissa!

Reskontran tehostamisen eri tasoja

Reskontraprosessin hiomiseen voi käyttää paljon resursseja, mutta tehostamisen voi toteuttaa kevyemminkin. Kaikenkokoisille reskontrille on tarjolla erilaisia vaihtoehtoja. Yrityksen sisällä ei myöskään välttämättä tarvitse olla ohjelmistojen asiantuntijaa tai robotiikan osaajaa, ulkopuolisia palveluntarjoajia löytyy erilaisiin tarpeisiin.

1. Reskontran tehostamista suunnittelevan tärkein ja turvallisin kumppani on tarpeeksi edistyksellinen ja yhteistyökykyinen ohjelmisto.

Onko reskontraa hoitavalla yrityksellä käytössään ohjelmisto, joka taipuu ostolaskujen käsittelyn automatisointiin? Miten palveluntarjoajasi voi muuten auttaa prosessin tehostamisessa?

2. Reskontran tehostamisen perustana toimii sähköisten ostolaskujen suosiminen.

Reskontran automatisointi vaatii ostolaskujen osalta laskujen tietoja sellaisessa muodossa, että tekoäly voi niitä ymmärtää. Sähköisiltä ostolaskuilta tieto saadaan rakenteellisessa muodossa tekoälyn hyödynnettäväksi.

3. Ostolaskujen käsittelyn tehostaminen ja automatisointi ovat merkittävimmät ja hyödyllisimmät tehostamiskeinot.

Mikäli on mahdollisuus panostaa vain yhteen asiaan, kannattaa panostaa tähän prosessiin. Ostolaskujen käsittelyyn voidaan lisätä automaatiota aina perustietojen tarkistuksesta itsenäiseen tiliöintiin ja maksatukseen asti.

4. Kaikki muut reskontratyötä tukevat automaatiot.

Käytännössä miltei kaikkea reskontraan liittyvää täsmäytystä ja toistuvaa toimintoa voidaan automatisoida. Automatisoituihin muihin prosesseihin kannattaa panostaa, mikäli yrityksen ostolaskujen tiliöinnin automatisointi on jo hyvällä mallilla.

Missä kaikessa automatisointi sitten voi auttaa ja mitä robotti oikeastaan tekee?

Automatisointi ja tekoäly auttavat yritystä ostoreskontraprosessin alusta loppuun. Mitä enemmän tekoälyä yrityksessä hyödynnetään, sitä enemmän toimintoja saadaan automatisoiduksi.

Ohjelmistojen mukanaan tuomien perusautomatisointien lisäksi tekoälyä voidaan lisätä prosesseihin myös erillisillä roboteilla. Robotti toimii käytännössä niin, että sille opetetaan haluttu prosessi, jota se toistaa määriteltyjen periaatteiden mukaisesti ja halutulla aikataululla. Ohjelmistoroboteille soveltuvat parhaiten manuaaliset, säännönmukaiset ja isoja volyymejä käsittelevät prosessit. Joskus robotiikan käyttöönoton perusteena voi kuitenkin ison laskumassan sijaan olla prosessin sensitiivisyys ja virheherkkyys. Ohjelmistorobotti toimii väsymättä, luotettavasti ja tietoturvallisesti, kirjoittaa lokia toiminnastaan ja tuottaa halutun kaltaiset loppuraportit käyttäjälleen tarkasteltavaksi. Robotit voivat toimia joko ihmisen käynnistäminä tai ilman ihmistä ajastettuina.

Ohjelmistorobotiikalla toteutettuja prosesseja ostoreskontratapahtumien piirissä ovat esimerkiksi seuraavat:

• uuden toimittajan perustaminen
• toimittajien ennakkoperintärekisteritietojen tarkastaminen halutulla syklillä
• maksuerien muodostaminen
• maksuerien kuittaaminen
• hyvitys-veloitusparien kohdistaminen
• sähköpostin liitetiedostoina saapuvien ulkomaisten ostolaskujen sisäänluku järjestelmään.

Lisäksi kuukausiraportointiin liittyviä työvaiheita, jotka liittyvät ostoreskontraan:

• käyttöomaisuuskirjanpidon täsmäytys
• alv-ilmoitus ja alv-maksu
• kausien sulkeminen
• kuukauden katkon aikana kierrossa olevien
• ostolaskujen jaksotuskirjaus
• pankkitilien täsmäytys
• tase-erittelyt.

Ostoreskontran automatisointi helpottaa myös yrityksen sijaistamista ja työnkiertoa.

Tehokkuus, laatu ja dokumentointi

Automatisointiin panostettu pääoma tuottaa itsensä väistämättä ajan myötä takaisin. Ihmisten työaikaa tarvitaan aineistojen sijasta vain tarkistustoimenpiteisiin, joten vapautuvaa resurssia voidaan käyttää muualla.

Yleisesti ottaen automatisoidut työvaiheet ovat laadultaan erinomaisia. Alun testausvaiheen jälkeen suurin osa automatisoiduista toiminnoista on noin 95 prosentin tarkkuudella oikeassa. Laadun varmistamiseksi työn jälkeä seurataan, ja toimintaa kehitetään tarvittaessa. Automaation mukanaan tuoma aikasäästö riippuu automatisaation määrästä ja automatisoitavasta prosessista. Voidaan kuitenkin todeta, että esimerkiksi ihmisen käsittelemään ostolaskuun menee yleensä manuaalityönä noin 3–5 minuuttia per lasku, joten automatisoinnin avulla 100 ostolaskun käsittelyssä voidaan säästää jopa noin kuusi tuntia työaikaa!

Automatisoitu prosessi jättää aina toiminnastaan jäljen, joka voi olla myös tosite tai raportti käyttäjälle. Ohjelmistorobotti kirjoittaa aina toiminnastaan lokia ajon yhteydessä, mutta lisäksi loppukäyttäjälle voidaan toimittaa halutun kaltaisia raportteja esim. sähköpostilla. Reskontran toimintoja automatisoidessa kannattaa käydä läpi erilaisten tilanteiden raportointitarpeet ja varmistaa, että automatisoitu prosessi tallentaa tarvittaessa itse lain vaatiman liitteen muodostamalleen tositteelle.

Muutos vaatii sitoutumista mutta on ehdottomasti vaivan arvoista

Kuten kaikki uudistukset työympäristössä, ostoreskontran tehostaminen vaatii jonkin verran sitoutumista ja malttia. Tekoäly ei ole täysin itsenäinen, vaan vaatii rinnalleen edelleen ihmisen, joka seuraa päätasolla apurinsa tekemiä tiliöintejä ja muita prosesseja. Tekoäly myös vaatii hieman aikaa oppiakseen, joten ensimmäiset käyttökuukaudet kannattaa varustautua hiomaan prosessia mieleisekseen. Lopputulos kuitenkin korvaa vaivan, sillä automatisointi auttaa käsittelemään aiemmin useita tunteja vieneitä prosesseja muutamissa sekunneissa. Mihin sinä käyttäisit liikenevät työtuntisi jatkossa?

Starian asiantuntija tekstin takana:

Satu Perämäki (Financial Consultant, KLT) on verotuksen ja kirjanpidon asiantuntija, joka myös kouluttaa Starialla molempia aihealueita. Sadun tavoitteena on työssään opastaa monimutkaisia asioita toisille niin, että ne olisivat helpommin ymmärrettäviä ja selkeitä. Tutustu myös muihin asiantuntijoihimme.