Uusi dokumenttienhallintajärjestelmä ja -prosessi tuovat laatua, tehokkuutta ja turvallisuutta Vestian toimintaan
Kotitalouksien jätehuollon käytännön järjestelyt 16 kunnan alueella Keski- ja Pohjois-Pohjanmaalla hoitava Vestia määritteli dokumenttienhallinnan kehittämisen vuoden 2023 tärkeimmäksi järjestelmäkehityskohteekseen. Varsinaista dokumenttienhallintajärjestelmää ei aikaisemmin ollut, vaan dokumentteja säilöttiin monessa paikassa esimerkiksi yhteisillä verkkolevyillä ja henkilökunnan omilla koneilla.
Vestian toiveena ja tavoitteena oli tehokkaan ja helppokäyttöisen dokumenttienhallintajärjestelmän lisäksi saada määritellyksi selkeä ja yhtenäinen prosessi dokumenttienhallintaan ja käyttäjille tukea ja koulutusta itse prosessiin.
”Tiedon ja datan määrä kasvaa yrityksissä ja tätä kautta sen hallinnan merkitys kasvaa koko ajan. Lähdimme kehitystyöhön aika haastavastakin tilanteesta ja tarve yhtenäistämiselle ja tehokkaalle prosessille ja järjestelmälle oli suuri”, sanoo Vestian kehitys- ja HSEQ-päällikkö Riikka Saari.
Valmiit ja joustavat palvelumallit takaavat projektin sujuvuuden
Tämäntyyppisissä järjestelmänkehitysprojekteissa systemaattinen tiedonkeruu ja jäsennelty eteneminen on tärkeää. Näin pystytään keskittymään projektin kannalta olennaisiin asioihin ja toisaalta etenemään jouhevasti, kun tiedonkeruussa päästään eteenpäin ja projektin kannalta tarvittavat yksityiskohdat alkavat olla selvillä.
”Tällaiset projektit edistyvät aina vaihe vaiheelta, kun asiakas selvittää kehittämiseen liittyviä keskeisiä asioita. Fluentian palvelumalli on tällaisissa tilanteissa asiakkaalle reilu ja kustannustehokas – projekti etenee, mutta kustannuksia ei selvityksen ajalta tule. Asiantuntijamme on kuitenkin aina tarvittaessa asiakkaan tukena”, selvittää Fluentian CTO Tomi Leppälahti.
Tehokkaalla määrittelyllä sulavaan toteutukseen
Projekti käynnistettiin kattavilla haastatteluilla. Haastatteluissa käytiin tarkasti läpi eri tyyppisten dokumenttien tuottamiseen, säilyttämiseen, käyttöoikeuksiin, hakemiseen ja muihin käyttötapauksiin liittyviä toimintapolkuja huomioiden yrityksen tarpeet ja organisaatiorakenne. Näiden perusteella määritettiin dokumenttienhallinnan prosessit, jotka dokumentoitiin kattavaksi ohjeistukseksi.
Vestialla on käytössään Microsoftin järjestelmät, joten itse dokumenttienhallintajärjestelmäksi valikoitui luontevasti kustomoitu SharePoint-sivusto. Projektissa luotiin myös selkeät mallit dokumenttien elinkaarelle, mukaan lukien automatisoitu arkistointimalli, jonka toteuttamisessa hyödynnettiin Microsoftin Power Automatea.
Uuden dokumenttienhallinnan sulava käyttöönotto varmistettiin koulutuksilla, joissa käytiin läpi sekä suunniteltu dokumenttienhallinnan prosessi, että miten prosessin eri osat käytännön tasolla järjestelmässä tehdään.
”Projekti vastasi tarpeisiimme todella hyvin. Selkeän ja tehokkaan dokumenttienhallintamallin ja -järjestelmän avulla tiedot ovat nyt helposti käsillä, kun niitä tarvitsemme. Mallin avulla toiminnan tehostumisen lisäksi myös toimintatavat pysyvät yhtenäisinä ja eri dokumentaatioille rakennettiin selkeät vastuutahot. Uusi järjestelmä pitää huolta myös dokumenttien tietoturvasta ja niihin liittyvistä käyttöoikeuksista ja ottaa huomioon lain edellyttämät vaatimukset. Yhteistyö Fluentian asiantuntijoiden kanssa sujui erinomaisesti ja projekti eteni jouhevasti organisaatiomme tilanteet ja aikataulut huomioiden. Erityisesti järjestelmällinen ja tehokas määrittely ansaitsee kiitoksen”, Saari kiittelee.
Suosittelija:
”Projekti vastasi tarpeisiimme todella hyvin. Selkeän ja tehokkaan dokumenttienhallintamallin ja -järjestelmän avulla tiedot ovat nyt helposti käsillä, kun niitä tarvitsemme. Mallin avulla toiminnan tehostumisen lisäksi myös toimintatavat pysyvät yhtenäisinä ja eri dokumentaatioille rakennettiin selkeät vastuutahot. Uusi järjestelmä pitää huolta myös dokumenttien tietoturvasta ja niihin liittyvistä käyttöoikeuksista ja ottaa huomioon lain edellyttämät vaatimukset. Yhteistyö Fluentian asiantuntijoiden kanssa sujui erinomaisesti ja projekti eteni jouhevasti organisaatiomme tilanteet ja aikataulut huomioiden. Erityisesti järjestelmällinen ja tehokas määrittely ansaitsee kiitoksen.”
Riikka Saari, Vestian kehitys- ja HSEQ-päällikkö
Tiedot
Tilaaja: | Vestia Oy |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Tietohallinto |
Erikoisosaaminen
Ohjelmistokehitys | |
Käyttöliittymäsuunnittelu | |
Dokumenttien hallinta | |
Käyttäjähallinta |
Toimialakokemus
Raaka-aineet ja energia |
Teknologia
Microsoft |
Omat tagit
Fluentia - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Fluentia - Muita referenssejä
Fluentia - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - DevOps Engineer
- Laura - Senior ohjelmistokehittäjä
- Laura - Product Designer, Game Development Tools & UX
- Nordea - Technology Business Risk Manager
- Nordea - Senior IT Analyst in SWIFT area
- Frends iPaaS - Global Digital Marketing Manager | 4.5K-5.3K€/month
- Laura - Senior developer
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- TNNet Oy - TNNet on huomaamaton taustavoima JYP:in takana
- TNNet Oy - TNNet tuntee Viherlandian IT-infran 20 vuoden ajalta
- Nodeon - Ratikka luo kasvua Vantaalle
- Sulava Oy - Business Finland: Tavoitteena puhdas Azure-pohjainen pilviympäristö
- Wunder - Metsanhoidonsuositukset.fi – onnistunut digiloikka painetuista oppaista innovatiivisiiin rajapintaratkaisuihin
- Wunder - Tikkurila – Sirpaleisesta saumattomaan digiin
- Wunder - Ara uudisti sivustonsa yhdessä Wunderin kanssa
Tapahtumat & webinaarit
- 20.09.2024 - AamuAreena 20.9.2024: Data-avaruudet ja niiden hyödyntäminen
- 26.09.2024 - Green ICT -osaaminen tulevaisuudessa – mitä tietoja ja taitoja tarvitsemme? Green ICT -ekosysteemitapaaminen 26.9.
- 10.10.2024 - Palvelumuotoilu johtamisessa ja transformaatiossa
- 10.10.2024 - Miten tekoäly mullistaa digitaalisen asiakaskokemuksen?
- 30.10.2024 - Nordic NetSuite Summit 2024
- 19.11.2024 - The Future of Software - Embracing Collaboration in an AI-Powered World
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Timeless Technology - ControlByWeb® Quick-Connect Sensor™, X-QCS-T, lämpötilan valvontaratkaisu palvelinhuoneisiin ja datakeskuksiin.
- Codemate - Codemate ja Upsert yhdistyvät saman brändin alle
- Codemate - Delivery Lead Mikael Komu ei ole miettinyt työpaikan vaihtoa 14 vuoteen
- Timeless Technology - Uusia Perle Systems IOLAN SCR Secure OOBM konsolipalvelimia jopa 56 konsoliportilla.
- TNNet Oy - NIS 2 - Mitä on odotettavissa?
- TietoPiiri Oy - Tietopiiri Oy ja järjestön varainhankinnan osaaminen
- Maxtech - Aluerajoitettu työaikakirjaus tekee työajanseurannasta hallittavampaa
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |