Uudet sähköiset viestintäkanavat mahdollistavat nopean, vuorovaikutteisen tiedonkulun. Samalla ne pirstaloivat viestintäkenttää ja vievät tehoa massapostituksilta ja yksi-koko-kaikille-lähestymiseltä. Kun tietoa tulvii ovista ja ikkunoista, harvat viestit ylittävät huomiokynnyksen. Vastaanottaja osaa vaatia räätälöityä tiedonvälitystä ja valitsee tulvasta juuri häntä kiinnostavat aiheet. Miten lähettäjä voi parantaa viestinsä huomioarvoa ja varmistaa, että se läpäisee vastaanottajan kuplan?

Mitä paremmin tunnet kohderyhmäsi, sitä todennäköisemmin saat viestisi perille – kunhan sisällölliset perusasiat, kuten selkeys, tiiviys, johdonmukaisuus ja vastaanottajaa kiinnostava aihe ovat kunnossa. Yllättävä näkökulma herättää kiinnostusta. Nokkeluus viihdyttää ja älyllinen haaste jää mieleen.

Viesti tavoittaa lukijansa varmimmin, kun se saapuu sopivaan aikaan vastaanottajan arvostamassa kanavassa.

Monikanavainen sidosryhmäviestintä tavoittaa yhdellä, eri kanaviin versioidulla viestillä monta vastaanottajaa. Sen sijaan, että toistaisit viestiä samassa kanavassa puuduttavuuteen asti, luota monikanavaiseen viestintään. Tämä ei ole uusi asia – viestintäväyliä on hyödynnetty rinnakkaisesti aina. Lehti-ilmoitusta on tukenut koulutusesite ja oppilaitoksen yhteishakua on mainostettu television lisäksi radiossa.

Edullisten ja ilmaisten kanavien lisääntyminen luo mahdollisuuksia rinnakkaisviestinnälle. Lisäksi sähköisen aineistonhallinnan palvelut ovat tuoneet monikanavajakeluun tarvittavat työkalut kaikkien käyttäjien ulottuville. Teknisen osaamisen kynnys poistuu, kun järjestelmä huolehtii parin napin painalluksella ajastettujen viestien digitaalisesta julkaisusta.

Sisällön kohdentamisen vaatimukset ovat lisääntyneet. Yksi ehdotus ei puhuttele kaikkia kohderyhmiä. Ikä, elämäntilanne, tiedon tarve, viestintäkanava ja lukuisat muut yksityiskohdat sanelevat, mitä ja miten tietoa vastaanotetaan.

Vastaanottajat haluavat tietää, mitä erityistä tarjoat. Myös vuorovaikutteisuus on tärkeää ja siksi lähettäjän tulisi tarjota palautekanava. Lisäksi vastaanottaja haluaa valita, millaisia viestejä ja missä kanavissa hänelle toimitetaan.

Kaikkien kohderyhmäsi jäsenten henkilökohtaisten muuttujien huomioon ottaminen on vaikeaa, jos ei jopa mahdotonta. Olennaisempaa on tunnistaa kohderyhmää yhdistävät kiinnostuksen herättäjät. Jokaisella sidosryhmälläsi, kuten nykyisillä ja tulevilla opiskelijoilla, henkilökunnalla, tutkijayhteisöllä, kansainvälisillä kumppaneilla, yhteistyöyrityksillä, tiedostusvälineillä ja viranomaisilla on tarve erilaiselle tiedolle. Siksi viestin sisältö tulee säätää kohderyhmän mukaan.

Esimerkiksi opiskelijat haluavat kuulla opintojaan koskevista uutisista ja muutoksista heti. Samalla tavoin oppilaitoksen henkilökuntaa kannattaa tiedottaa ennen tiedotusvälineitä, kun haluat huolehtia yhteishengestä ja työnteon sujuvuudesta. Yrityksiä kiinnostaa niiden oman liiketoiminnan kehitys, jonka oivaksi ajuriksi voi osoittautua soveltuvan tieteenalan uusin koulutussuuntaus tai tulevat tutkimukset.

Kartoita oppilaitoksesi sidosryhmät ja räätälöi viestintäsi keihäänkärjet sidosryhmien tiedontarpeen ja kiinnostuksen mukaan. Mieti myös, miten voisit tehostaa ja automatisoida tiedon jakelua, jolloin viestin räätälöinnin kynnys laskee ja viestisi monistuu samalla vaivalla eri kanaviin ja kohderyhmille.

Vuorovaikutteinen viestintä on entistä helpompaa. Viestin lähettäjän ei tarvitse istuskella norsunluutornissaan tähyämässä, osuiko viesti haluttuun maaliin, vaan hän voi tarjota vastaanottajille mahdollisuuden kertoa jo etukäteen kiinnostuksen kohteistaan ja formaatista, jossa tieto mieluiten vastaanotetaan. Tilattu viesti tulee luettua ja sisäistettyä todennäköisemmin kuin satunnainen yhteydenotto.

Jos tarjoat paljon eri kohderyhmiä kiinnostavaa tietoa, kuten eri tieteenalojen tutkimustietoa ja uutisia, sen leviämistä voi tehostaa lisäämällä sähköisen uutiskirjeen tilaukseen aihealuevalinta. Näin lukija voi varmistua, että uutiskirjeesi ei ole pelkkää spämmipostia, vaan sisältää aina jotakin kiinnostavaa. Sähköisen aineistonhallinnan automaattiset julkaisutoiminnot hoitavat tällaisten personoitujen viestien koostamisen ja jakelun käden käänteessä.

Avoin viestintä sitouttaa sidosryhmiäsi: jaa tulevaisuudennäkemyksesi ja tutkimustuloksesi verkostollesi ja synnytä yhteiskunnallista keskustelua. Tekemisen meininki välittyy oppilaitoksesi seinien ulkopuolelle, saat mainehyötyjä ja tunnustusta sekä herätät kiinnostusta kumppanoitua oppilaitoksesi kanssa.

Jotta viestintä ei muistuttaisi karkkien heittelyä pimeään huoneeseen, sen tehoa ja osumistarkkuutta kannattaa mitata. Kerättyyn tietoon perustuvalla ns. dataohjatulla viestinnällä on helppo säätää kohderyhmää, viestien sisältöä tai lähetysaikataulua. Samalla vältät virheiden toistamisen.

Upota viesteihisi toimintakehotuksia. Niiden avulla seuraat, miten ydinviestisi vaikuttaa. Mittaa ja tunnista, milloin sopiva toisto muuttuu rasittavaksi pommitukseksi. Sähköisen aineistonhallinnan työkaluilla viestin vaikuttavuuden seuranta on helppoa. Tunnistat kohderyhmistäsi vastaanottajat, jotka tarvitsevat järeämpiä viestinnällisiä toimenpiteitä, ennen kuin sisältösi huomataan. Voit hienosäätää aikatauluja ja automatisoida viestien jakelua kohderyhmittäin tai halutessasi jopa yksittäisten vastaanottajien tarkkuudella.

Viestintäsi tehostuu ja kehittyy, kun otat käyttöön vaikuttavuusmittarit ja hyödynnät tietoa päätöksenteossasi. Hallittu, etukäteen suunniteltu viestintä puhuu aiheista, jotka valitset itse. Hallitsematon viestintä esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa voi nakertaa julkisuuskuvaasi ja jättää sinut keskustelussa muiden armoille.