Veljekset Lehtinen Maalausliike Oy:llä on vaikuttava historia, sillä yrityksellä on takanaan enemmän vuosia kuin itsenäisellä Suomella. Veljekset Lehtisen erityisosaamista ovat vaativat maalaustyöt, mutta ny­kyään asiakkaita palvellaan laajemmin myös korjausrakentamisen tarpeissa noin kymmenen oman timpurin ja kahdenkymmenen maalarin voimin. Lisäksi toimistolla työskentelee kol­me työnjohtajaa, konttoripäällikkö ja toimitusjohtaja. Pitkä historia näkyy toiminnassa yhä tä­näkin päivänä, sillä pisimmät asiakas­suhteet ovat kestäneet jo yli 70 vuotta.

Katso video

Koko liiketoiminta yhteen järjestelmään

Veljekset Lehtinen on perinteikäs yri­tys, mutta vanhanaikainen se ei ole, sillä yritys on pystynyt uusiutumaan maailman muuttuessa. Yrityksen toi­minnanohjauksessa otettiin harppaus nykyaikaan vuonna 2015, kun vanha yritysohjelmisto vaihdettiin Admicom Ultimaan (ent. Adminet). Taustalla vaikutti halu saada toiminnot yhteen automatisoituun järjestelmään, jolla päästään eroon turhasta manuaalisesta työstä.

– Halusimme saada mahdollisim­man vähillä kirjauksilla datan yhteen järjestelmään, jonka puitteissa pystym­me hallitsemaan kaiken liiketoiminnan pyörittämisessä tarvittavan aineiston, toimitusjohtaja Kari Väisänen kertoo.

Väisäsen mukaan erityisesti lasku­tuskäytännöt vaativat päivittämistä nykyaikaan:

– Aiemmin laskuttaminen tapah­tui pitkälti iltaisin ja viikonloppuisin. Siinä oli monenlaista lippua, lappua ja muovitaskua, josta keräsimme kolmen hengen tiimillä laskutustietoja. Meil­lä on noin 1700 kohdetta vuodessa ja sitä kun lähdetään manuaalisesti per­kaamaan, niin ei siihen oikein mikään aika riitä. Jotenkin tuntui, ettei tässä ole mitään järkeä ja asioita pitää saada vietyä nykymaailman suuntaan, jotta saamme tehokkaammilla rutiineilla enemmän aikaa oikeisiin töihin asia­kasrajapinnassa.

Laskutuskäytännöt ovatkin muut­tuneet Ultiman myötä merkittäväs­ti.

– Sellainen näppityö on jäänyt pois, kun tekijät merkitsevät suoritteensa itse kohteelle ja myös ostolaskut koh­distuvat niille. Näpyttelemisestä eroon pääsyn vaikutus on ollut meillä ainakin kolme henkilötyövuotta, joten aika merkittäväs­tä muutoksesta on kyse, Väisänen korostaa.

Automatisoiduilla laskutusrutiineilla on vaikutusta myös rahan­kiertoon ja sen merki­tys korostuu entisestään nykypäivänä, kun kolmenkymmenen päivän mak­suajat alkavat olla monessa kohtaa enemmän sääntö kuin poikkeus.

– Siihen maksuajat ovat jo monessa rakennusliikkeessä menneet eli käytän­nössä urakoitsijat rahoittavat projektin. Kuukausi on aika pitkä aika odotella rahoja, mutta ainakin pystymme rea­goimaan nopeasti ja saamme valmiis­ta töistä laskut äkkiä eteenpäin, työnjohtaja Mika Kiuru toteaa.

Seuranta auttaa tulevaisuuden suunnittelussa

Veljekset Lehtisellä työnjohto vastaa kohteiden toteuttamisesta tarjouslas­kennasta loppulaskutukseen. Niiden hallintaa on helpottanut yhden järjes­telmän sisällä tapahtuva kokonaisuu­den hallinta.

– Oleellisin ja tärkein asia omasta näkökulmastani on se, että asioita ei ole enää pilkottu eri paikkoihin, vaan pystyn hallitsemaan kokonaisuuden yhdellä ohjelmalla ja kirjautumisella. Laskutusta helpottaa kustannusten kir­jautuminen heti oikeille kohteille. Automaattikir­jausten ansiosta myös pidempien projektien katteita ja edistymistä pystytään seuraamaan jo projektin aikana, Kiu­ru kertoo.

– Ajantasaisuuden ansiosta pys­tymme tarvittaessa jo urakan edetessä vaikuttamaan asioihin tai vähintään­kin vetämään johtopäätöksiä tulevaa ajatellen, Väisänen lisää.

Työnjohdolle kohteiden tarkasta seurannasta on hyötyä myös tulevien laskentojen tekemisessä.

– Henkilökohtaisesti seuraan mie­lenkiinnolla toteumia, koska tietoja pys­tyy peilaamaan myös muihin kohteisiin ja ne antavat suuntaviivoja seuraavissa laskennoissa. Saamme tiedoista vink­kejä siihen, kuinka seuraavia laskelmia voidaan muokata yrityksen kannalta tuottoisampaan suuntaan, Kiuru ker­too.

Tarkka ja ajantasainen seuranta on tuonut helpotusta myös yrityksen joh­tamiseen.

– Yrityksen johtamisen näkökulmas­ta on tärkeää, että näemme kokonai­suuksia ja pystymme milloin tahansa ottamaan esiin päivän tilanteen: tu­loslaskelman, taseen, liukuvan tuloslas­kelman ja koko toiminnan kokonaisuu­den. Kyllähän se tekemistä ohjaa, kun näemme aika selvästi mistä yrityksen päätulovirta muodostuu ja tiedämme, missä kannattaa olla aktiivinen, Väisä­nen toteaa.

Työnjohtajat Mika Kiuru (vas.) ja Antti Kilpi sekä toimitusjohtaja Kari Väisänen.

Joustavuutta työntekoon ja resursseja kehittämiseen

Ultiman käyttöönoton myötä Vel­jekset Lehtisellä on saatu joustavuutta työntekoon, kun se ei ole enää aikaan ja paikkaan sidottua.

– Kun homma toimii kokonaisuu­dessaan pilven kautta, töitä voi tehdä helposti ajasta ja paikasta riippumatta. Ultima mahdollistaa minullekin pi­demmän poissaolon toimistolta, koska pystyn seuraamaan tilannetta ja ot­tamaan kantaa asioihin järjestelmän kautta. Koen asioiden hoitamisen sään­nöllisesti loman aikana vähemmän kuormittavaksi kuin sen, että antaisin tekemättömien töiden vuoren kasaan­tua poissa ollessani, Väisänen toteaa.

– Työnjohdon työ on liikkuvaa ja konttori on vain yksi tukipiste. Pääosin työ tehdään kentällä työkohteissa, au­tossa, kotona tai vaikka laiturin nokas­sa. Ultiman myötä olemme vapau­tuneet paikkasidonnaisuudesta, Kiuru jatkaa.

Joustavampien työskentelymahdol­lisuuksien ja tehostuneiden rutiinien myötä yrityksessä on pystytty vapautta­maan resursseja muihin asioihin.

– Olemme käyneet läpi erilaisia joh­tamiseen liittyviä koulutusasioita, pys­tyneet pitämään kehityskeskusteluja ja tehneet strategiatyötä, jota parhaillaan lanseerataan henkilöstölle. Rutiineista vapautuneiden resurssien ansiosta pys­tymme panostamaan entistä enemmän myös tiedonkulkuun yrityksen sisällä, Väisänen toteaa.

– Nyt yritys elää tätä päivää ja parem­man tiedonkulun ansiosta myös henki­lökunta on paremmin perillä yrityksen nykytilasta ja tulevaisuuden suunnitel­mista. Se karsii epätietoisuutta ja luo tur­vallisuutta myös tekijöille kentällä, Kiuru lisää.

Tulevaisuudessa Veljekset Lehtisel­lä tavoitellaan hallittua kasvua, jonka turvin voidaan panostaa henkilöstöön ja yritystoiminnan kehittämiseen. Väi­säsen mukaan vankoilla tukijaloilla on hyvä mennä eteenpäin:

– Jos tiukassa kilpailumaailmassa meinaa kasvattaa yritystä järkevästi ja taloudellisesti, pitää sekä henkilöstön että järjestelmien olla tätä päivää. Jos toiminta on vähänkään muuta kuin isä, poika ja Hiace -pohjalla, ilman niitä ei pärjää. Omassa toiminnassamme olem­me nyt reaaliajassa ja tässä päivässä.