Viiden Tähden Rakentajat P. Inkinen Oy toimii 15 työntekijän voimin pääkaupunkiseudun alueella tehden pääasiassa uudisrakentamista, mutta myös saneerauskohteita. He tekevät myös Honkarakenteelle aliurakkana hirsirakentamista ympäri vuoden mahdollisuuksien mukaan, jolloin tarvittaessa toimivat pääkaupunkiseudun ulkopuolellakin.

Ajansäästöä ja työn helppoutta

Ennen Admicom Ultimaa yrityksellä oli käytössään rakennusyrityksille suunnattu kirjanpito-ohjelma, sekä erillinen ohjelma tuntileimauksiin. Työmaaseuranta puuttui kokonaan. Koska tieto ei kulkenut järjestelmästä toiseen saumattomasti, oli iso ponnistus kasata manuaalisesti tiedot ja koostaa niistä raportit.

– Nyt Ultima käyttäessä oikein muistelee, miten aikaisemmin joutui asioita hoitamaan, niin olihan se järjetön savotta. Tallensin ostolaskuja omalle tietokoneelle, tulostin niitä ulos ja käytin pdf-työkaluja, joilla maalailin oikeita rivejä, koska samalla laskulla saattoi olla asioita monelle eri tilaajalle. Sieltä piti valita, että tämä rivi tänne ja tuo rivi tuonne ja niitä kun liitteli, niin oli se ihan älytöntä. Siksi laskutusvälit menivätkin tosi pitkiksi, kun tiesi kuinka iso homma se oli ja sitä vain lykkäsi eteenpäin. Pahimmillaan saattoi olla 50-100 ostolaskua tietokoneella odottamassa, että laskutan ne eteenpäin, kertoo yrityksen toimitusjohtaja Petri Inkinen.

Vaikka yrittäjillä usein kerääntyy ostolaskuja kiireiden vuoksi, on Ultiman toimintaperiaatteen ansiosta niiden käsittely huomattavasti helpompaa ja nopeampaa.

– Itseasiassa käsittelin tuossa äsken 86 ostolaskua ja siirsin ne työtilauksille. Aikaa ei mennyt kuin tunti. Ja tiedän, että ne varmasti siirtyvät oikein. Kun minulle tulee ostolasku, käyn läpi, mitkä rivit kuuluvat millekin työtilaukselle. Kun laitan rastin ruutuun, siinä vaiheessa tiedän, että asia on nyt hoidettu.

Muuttunut toimintatapa tuo helppoutta ja selkeyttä yrittäjän arkeen.

– Laskut löytyvät aina oikean työtilauksen perästä ja kyllä se rauhoittaa tosi paljon. Kaikki tulee laskutettua oikein ja saa laskutettua koko ajan pois, eikä niitä kerää sellaista järjetöntä kasaa jonnekin paikkaan. Nykyään kaikki tekeminen on itselle tosi paljon selkeämpää. Kun työaikakirjanpitokin on samassa, kaikki tiedot siirtyvät työtilausten taakse ja menevät oikein.

Kaikki tiedot helposti samasta paikasta

Ultimaa on kehitetty vuosien saatossa vastaamaan entistä paremmin asiakasyritysten tarpeita. Koska erilaisia tarpeita on monia, on sen ansiosta järjestelmässä useita erilaisia sovelluksia. Kaikkia toimintoja ei ole pakko ottaa kerralla käyttöön, vaan oman tarpeen mukaan kasvattaa järjestelmää sitä mukaa, kun käytössä olevat sovellukset tulevat tutuiksi. Nyt Inkisellä on takana kaksi vuotta Ultiman käyttäjänä ja uusia tarpeita alkaa esiintyä.

– Minä käytän Ultimaa loppujen lopuksi aika suppeasti siihen nähden, miten sitä voisi käyttää. Minulla on ollut aika vähän aikaa paneutua näihin asioihin. Jo silloin kun otin Ultiman käyttöön, sanoin kouluttajallemme, että aluksi otamme perusasiat haltuun, eli ne toiminnot, mitä olen aina tarvinnut ja katsotaan sitten siitä eteenpäin lisää. Jos olisin ottanut liikaa kerralla opetteluun, niin olisi jäänyt joka asia puolitiehen. Näillä sovelluksilla olen pärjännyt tähän asti, mutta nyt alkaa tulemaan pikkuhiljaa tarvetta ottaa vähän lisää sovelluksia, kuten data-analysaattori ja muita.

Työmailla on enenevissä määrin lomakkeita, turvallisuusohjeita sekä kaavakkeita, joiden tulisi olla heti löydettävissä. Ultimassa kaikki työmaan tiedostot löytyvät helposti työmaan takaa yhdestä paikasta.

– Lisään koko ajan lomakkeita Ultimaan. Menee koko ajan tämä rakentaminen enemmän papereiden pyörittelyyn ja sähköpostien lähettelyyn, kuin itse rakentamiseen. On hyvä, että työmaaperehdytyskaavakkeet, luovutuskaavakkeet ja tällaiset saa Ultimasta suoraan työmaan taakse. Sieltä tulee aina oikean työmaan tiedot ja ne jäävät aina sinne työtilauksen taakse. Turvallisuussuunnitelmat ynnä muut löytyvät sieltä, joten se on todella helppoa, kun kaikki löytyy yhdestä paikasta.

Mielenrauhaa yrittäjälle

Moni yrittäjä joutuu tasapainoilemaan, kuinka jakaa aikansa työmaan ja toimistotöiden välillä. Ultiman avulla toimisto kulkee aina mukana, oli kyseessä rakennustyömaa tai mökki luonnon rauhassa.

– Ei oikeastaan isompaa hyötyä voi ollakaan, kuin se, että oma hommani on helpottunut julmetun paljon. Kaikki on selkeytynyt. Ei tarvitse empiä, vaan koska kaikki on verkossa, pystyn heti tarkistamaan, jos joku asia tulee mieleen tienpäällä. En ole sidoksissa mihinkään paikkaan.

Yrittäjän on vaikea irrottautua yrityksen toiminnasta kokonaan lomallakaan, mutta toimiston kulkiessa mukana, pystyy tarpeelliset asiat hoitamaan mistä tahansa.

– Olen sivusta seurannut, kuinka yrittäjät lomalla stressaavat, kun pitäisi soitella sinne ja tänne. Itselläni on helppo, kun kaikki on verkossa ja pääsen salasanan kautta käsiksi tietoihin heti. Se on todella helppoa. Vaikka lomalla ei pitäisi töitä tehdä, mutta mielestäni se vähentää lomalla työskentelyä, kun pystyy pikkuasian tarkistamaan itse yhdestä paikasta heti. Enemmän työtä aiheuttaa, jos joutuu soittamaan monta ihmistä läpi, kuka nyt on työmaalla, tarkista tuo ja tarkista tämä. Itse nopeasti kurkkaamalla saa mielenrauhaa.

Inkisellä itsellään on tapana hoitaa yrityksen kiireiset asiat heti aamusta, jolloin loppupäivän voi käyttää aidosti lomasta nauttimiseen.

– Vaikka yrittäjä on lomalla, niin ei ole olemassa niin pitkää lomaa, että voisi kokonaan unohtaa työt. Yleensä ensimmäisenä aamulla katson kaikki sellaiset tavalliset asiat läpi, kun sähköpostit ja laskut. Kun lomalla jo aamulla luot itsellesi sen mielenrauhan nopeasti tarkastamalla tilanteen, niin on huomattavasti mukavampi lomapäivä ja voi nauttia lomasta.

Mobiililla kaikki tiedot nopeasti yhteen paikkaan

Ultimaa käytetään mobiililaitteella tai tietokoneella selaimessa ja niissä käsitellään samaa tietoa, joten tieto on reaaliaikaisesti käytettävissä eri laitteilla niin työmaalla, toimistolla kuin vaikka laiturin nokassa. Näkymä tietoihin ja käytettävissä olevat sovellukset vaihtelevat roolien mukaan. Esimerkiksi johdolla ja työmaan henkilöstöllä on käytössään juuri heidän työlleen tarpeelliset toiminnot.

– Meillä on työmiehillä käytössä mobiili, jonka kautta he täyttävät omat tuntinsa.

Järjestelmään on mahdollista antaa pääsy myös alihankkijoiden toimintoihin, jolloin kaikki tarvittavat tiedot ovat yhdessä paikassa.

– Minulla oli vuosi takaperin ryhmäkoko 24 kaveria, kun oli alihankkijoita mukana. Laitoin alihankkijatkin Ultimaan. Joudun joka viikko toimittamaan tilaajalle tunnit ja jos omat miehet täyttää Ultimaan tuntinsa, mutta alihankkijat toimittaisivat paperisia tuntilappuja, niin se vaikeuttaisi hommia paljon.

Kun myös alihankkijat täyttävät tuntinsa suoraan Ultimaan, jää yrittäjältä itseltään pois paljon manuaalista tietojen koostamista.

– Loin aina alihankkijalle tunnukset järjestelmään ja velvoitin niitä kanssa täyttämään tunnit siellä, niin sain aina työmaakohtaisesti lähetettyä kaikki tunnit kerralla, oli sitten kyseessä oma mies tai alihankkija. Hiton paljon helpompi, kuin että kiertelisin työmaita keräilemässä tuntilappuja ja muita dokumentteja, skannailemassa ja liittämässä niitä.

Inkinen on ollut tyytyväinen helppouteen, jota Ultima on tuonut yrityksen toimintojen hallintaan.

– Helpottaa toimintaa, on hyvä järjestelmä, Inkinen kuittaa.