Tietojärjestelmien ylläpitokustannukset suhteessa kehityspanoksiin ovat kasvaneet niin suuriksi, että kehittämiseen jää useimmissa yrityksissä enää vain vähän voimavaroja. Ylläpitotyön määrä on siis halvaannuttanut kehittämisen ja ICT-organisaatiot keskittyvät pitämään luotettavasti ”valot päällä”. Liiketoiminnan vastuuhenkilöt valittavat, etteivät saa haluamaansa kehitystukea ICT-puolelta. Kyse on paitsi rahasta, myös ajankäytöstä ja mentaalienergian suuntaamisesta. Tilanteen sivutuotteena näyttää lisäksi kertyvän infrastruktuurin korjausvelkaa ikääntyvien järjestelmien ja teknisen tuen ulkopuolelle jäävien ohjelmistojen muodossa.

Mitä asialle on siis tehtävissä? Teimme Midagonissa kuluneena keväänä tutkimusta aiheesta ja sen tuotoksena syntyi toimivaksi havaituista käytännöistä raami, jonka avulla tilannetta voidaan lähteä korjaamaan. Muutos vaatii hyvää suunnittelua ja pitkäjänteistä työtä, mutta hyvä uutinen on, että se on osoittautunut mahdolliseksi. Midagonilla on käynnissä parhaillaan käynnissä tällaisia muutoshankkeita useampien asiakkaiden kanssa.

Yksi ensimmäisistä askelista on hankkiutua eroon turhasta ja leikata kustannuksia. Toinen askel on poistaa päällekkäisyyksiä harmonisoimalla ratkaisuja ja vähentämällä käytössä olevien sovellusten määrää. Tämä toinen askel vaatii jo yleensä myös toiminnan muutoksia, jotta harvalukuisemmilla sovelluksilla kyetään hoitamaan samoja tarpeita kuin aiemmin.

Digi-kiihdyttämöt ovat oivallinen tapa tehdä irtiottoa halvaannuttavaan perinteiseen tekemiseen. Haaste tulee siinä kohtaa, kun digi-kehityksessä aletaan niin sanotusti koskea yrityksen ”rahantekokoneeseen”. Silloin digi-tekemisestä alkaa tulla valtavirtaa, ja tekeminen edellyttää tiivistä yhteistyötä perinteisen ICT-toiminnan kanssa. Tämän haasteen keskiössä ei enää ole se, miten kehitystä kiihdytetään tai miten digi-kiihdyttämö saadaan ns. ”haltuun”, vaan haaste on siinä, miten perinteinen ICT-toiminta saadaan nopeasti uusiutumaan.

Monilla yrityksillä on nykyään johtavana ajatuksena ”digital-first” tai ”mobile-first” -ajattelu, jossa uuskehitys tehdään mahdollisimman pitkälle digitalisoituna. Viimeisen vuoden aikana digi-kehitys on kuitenkin muuttunut monissa suomalaisissa yrityksissä vielä paljon vakavammaksi. Ajattelua voisi kuvata nyt vaikkapa termillä ”all-in”, mikä tarkoittaa, että kaikki vanha perinteinen ICT-tekeminen ratkaisuineen muutetaan mahdollisimman digitaaliseksi. Tätä kehitystä kiihdyttää mm. edessä oleva tuettujen ERP-ratkaisujen siirtyminen pilveen; useimmat vuoteen 2024 mennessä. Tämä digiloikka on oikein tehtynä osoittautunut myös oivaksi välineeksi hoitaa tai jopa osin mitätöidä kertynyttä infrastruktuurin korjausvelkaa.

Tämä uusiutuminen on yritykselle raju haaste, koska se vaikuttaa syvällisesti sekä tekemisen tapaan, johtamiseen, riskien hallintaan kuin myös itse ratkaisuihin. Kuuntelin eilen erään suuren suomalaisen yrityksen edustajaa, kun hän kertoi, kuinka heillä muutos on kestänyt vuosia, ja vasta kun johtoryhmä uusi omat johtamis- ja työtapansa, muutos alkoi kunnolla edetä. Ei siis riitä, että vain ICT-toiminto muuttaa työtapojaan, vaan muutos koskee samalla voimalla myös liiketoimintapuolta. Muutoin ongelmaksi muodostuu liiketoiminnan ja ICT-toiminnon erilaiset toimintatavat.

Edellä kuvattu muutos ei ole yksi loikka, vaan pidempi prosessi, jossa eletään uuden ja vanhan kanssa. Vaatimuksia on sekä muutoksen että hallittavuuden suuntaan. Niinpä kyse on useamman suunnan optimointihaasteesta, jossa tekemisen prioriteetteja ja tasapainoa joudutaan hakemaan säännöllisin välein. Tutkimuksemme pohjalta kirjoitetussa whitepaperissa kuvataan joitain käytännöllisiä välineitä, joiden avulla kulloisenkin kehitysvaiheen optimia voidaan hakea ja viestiä.