Aivan kuten mikä tahansa tavara, myös ohjelmistot voivat jäädä “kaappiin pölyttymään” kun niitä ei osata tai huomata hyödyntää tarpeen tullen. Miten kyseiseen tilanteeseen päädytään ja mitä riskejä se sisältää? Selvitimme asiaa ohjelmisto-omaisuuden hallintaan erikoistuneen Crayonin osaajilta.

Haastateltavina ovat Mika Sonck (Chief Digital innovation Officer) ja Miska Braun (IBM Business Development Manager), jotka voit tavata myös lokakuisessa IBM Business Connectissa.  

 

Mistä on kyse ohjelmisto-omaisuuden hallinnassa tänä päivänä?

– Ohjelmisto-omaisuutta ei hankita ilman tarkoitusta, muuten se päätyy käyttämättömäksi kuolleeksi pääomaksi, kertoo Sonck.

Sonck avaa asiaa muutoksen kautta. Kun liiketoiminta kehittyy, esimerkiksi siirryttäessä digitalisoinnin kautta verkkokauppaan tai valloitettaessa uusia markkinoita, tarvitaan tyypillisesti jokin uusi järjestelmä tai ohjelmisto tukemaan toimintaa. Vanhat softat eivät tue uutta liiketoimintaa ja työkaluja halutaan uudistaa.

– Muutostahti liiketoiminnan kehityksessä on kiihtynyt ja jos sitä ei pystytä seuraamaan, ollaan suuren taloudellisen riskin äärellä.

 

Mika Sonck vastaa Crayonilla kumppaniyhteistyöstä ja liiketoiminnan kehityksestä.


Braun mainitsee lisäksi muutokset ohjelmistoihin liittyvissä sopimuksissa.

– Valmistajien vanhat sopimusrakenteet muuttuvat ja perinteistä metriikkaa vuosittaisesta asiakkaan sitouttamisesta muutetaan siihen, että maksetaan kulutuksen mukaan. Samalla sopimusmallit muuttuvat merkittävästi.

Molemmat ovat sitä mieltä, että ohjelmisto-omaisuus on itse asiassa hivenen harhaanjohtava termi, sillä kasvavasti hankitaan käyttöoikeuksia eikä ohjelmistoa enää omisteta jatkossa konkreettisesti.

– Tämä on myös kirjanpidollinen asia, kun siirrytään kulupohjaiseen laskutukseen, Braun lisää.

 

Miska Braun tuntee yritysten ohjelmisto-omaisuuden hallintaan liittyvät haasteet.

 

Miten hyvin yritykset pitävät huolta ohjelmisto-omaisuudestaan?

Sonck jakaa yritykset karkeasti kolmeen ryhmään:

– On olemassa asiakkaita, jotka eivät ole koskaan kartoittaneet omaa lisenssiomaisuuttaan ja sen käyttöä, eivätkä ole verranneet tilannetta sopimuksiinsa.

– Toisen kategorian muodostavat yritykset, jotka tekevät vuosittain pakon edessä ylläpidon uusinnan ja tuen jatkamisen, ja vertaavat kykynsä mukaan tätä nykyiseen käyttöön.

– Kolmas kategoria miettii aktiivisesti olemassa olevien käyttöoikeuksien optimointimahdollisuuksia sekä sitä, miten nämä voisi viedä seuraavalle tasolle sen sijaan, että kakkuun ostetaan uusia kerroksia jatkuvasti.

Jos ajatellaan asiakkaan tilaa tänään ja huomenna, Sonck kertoo miten Crayonilla voidaan olla avuksi. Crayonilta löytyvät menetelmät, prosessit ja työkalut ohjelmisto-omaisuuden nykytilan selvittämiseen. Perinteisesti tämä on perustunut käyttäjä- ja laitemäärään tai käytettyyn palvelinkapasiteettiin.

– Tämän lisäksi asiakkailla on tarve ja mahdollisuus siirtää painopistettä siihen, että tutkitaan millaisia vaihtoehtoja on käyttää ohjelmistoja muuttuvien liiketoimintatarpeiden mukaan.

Braun kuvaa painopisteen siirtymistä kohti kokonaisvaltaisempaa kustannusseurantaa.

– Yksittäisten hankintojen tai transaktioiden sijaan ohjelmistoista maksetaan esimerkiksi käyttäjämääriin tai -profiileihin kytkettyihin kuukausimaksuihin perustuen.

 

Pöydän ääressä Crayonin Christa Weckman (vasemmalla), Jani Ristola, Mika Sonck, Mari Niittysalo, Miska Braun ja Ville Niemioja.

 

Mistä lisäarvo syntyy onnistuneessa ohjelmisto-omaisuuden hallinnassa?

– Ohjelmisto-omaisuutta hallitsemalla saadaan faktatietoa liiketoiminnan päätösten tueksi. Nykytilanteen ymmärtäminen on tärkeää, kun lähdetään esimerkiksi siirtämään palveluja pilveen tai käynnistämään uutta asioiden internetiin pohjautuvaa liiketoimintaa, sanoo Braun.

– Kun ymmärretään oma kypsyystaso digitalisaation saralla, on suuntaviivat tulevaan helpompi määrittää. Parhaimmillaan ohjelmisto-omaisuutta hallitaan proaktiivisesti, jolloin sillä ennakoidaan liiketoiminnan muutosta, jatkaa Sonck.


Minkä aiheen Crayon haluaa nostaa esiin IBM Business Connectissa?

Sonck ja Braun ottavat puheeksi uniikin Crayon Continuous Compliance Program -ohjelman. Se koostuu neljännesvuosittain suoritettavista ennakkoon sovituista toimenpiteistä. Toimenpiteillä varmistetaan, että asiakkaiden IBM:n ohjelmisto-omaisuus pysyy aina ajan tasalla ja on IBM:n sopimus- ja käyttöehtojen mukaisesti optimoitu.

– Olemme ainoa kumppani maailmassa, jolla on IBM:n valtuutus toimittaa tällaista palvelua asiakkailleen, Braun lisää.

 

Crayonin ite wiki -profiili

Crayonin kotisivut


IBM BusinessConnect 2016 -tapahtuma järjestetään 19.10.2016 Helsingin messukeskuksessa teemanaan ”The new era of thinking”. Tule mukaan verkostoitumaan Crayonilaisten ja muiden digitaalisen liiketoiminnan ammattilaisten kanssa!

IBM BusinessConnect 2016 -tapahtuman sivut.