Joskus digitalisaatiohankkeen aloitus voi tuntua hypyltä tuntemattomaan. Silloin projektin kiinteä budjetointi ja tarkka fiksaus heti alkumetreillä saattavat houkutella. Bitfactorin myyntiä ja markkinointia vetävä Kimmo Heikkilä kehottaa kuitenkin välttämään liian tiukkojen suunnitelmien tekemistä.

– Käytännössä kaikissa digitalisaatiohankkeissa tapahtuu muutoksia aloituksen jälkeen. Esille tulee riippuvuuksia, joita ei havaittu alussa tai kolmannen osapuolen järjestelmä ei toimi halutulla tavalla. Projektin hintalapusta voi toki pitää kynsin hampain kiinni, mutta alussa tiukasti betonoitu suunnitelma tarkoittaa joustavuuden katoamista. Lopulta tällainen projekti voi mennä pahastikin pieleen ja virheiden korjailu saattaa maksaa maltaita, hän sanoo.

”Kaikissa digitalisaatiohankkeissa tapahtuu muutoksia aloituksen jälkeen.”

Nokia-taustainen Heikkilä on yksi alkuvuodesta 2014 toimintansa aloittaneen Bitfactorin perustajista. Yrityksessä pidetään tärkeänä, että asiakkaalle syntyy jo yhteistyön alkumetreillä selkeä käsitys digitalisaatiohankkeen onnistumiseen vaikuttavista tekijöistä.

– Oikeanlaisella suunnittelulla, johtamisella ja toteuttamisella projekti pysyy joustavana, ja ennen kaikkea budjetissa, Heikkilä toteaa.

Tässä ovat bitfactorilaisten kuusi vinkkiä yrityksille, joissa digitalisaatiohankkeen aloitus on ajankohtaista.

1. Valmistaudu muutokseen koko organisaation ja sidosryhmien voimin

Digitalisaatiohanke voi muuttaa koko organisaation työskentelytapaa, joten Heikkilä kehottaa ottamaan koko henkilöstön alusta asti mukaan suunnitteluun.

– Esimerkiksi perusteollisuudessa on ollut muutamia caseja, joissa on huokunut työntekijöiden luontainen epäluulo yritysjohdon päätöksiä kohtaan. Projektissa työntekijät kannattaa ottaa mukaan suunnitteluun. Silloin saadaan selville palvelun tärkeimmät ominaisuudet ja miten sillä halutaan helpottaa eri ihmisten työtä. Kun henkilöstö on päässyt vaikuttamaan suunnitteluun, muutosvastarinta ei iske kasvoille toteutuksen alkaessa. 

“Kun henkilöstö on päässyt vaikuttamaan suunnitteluun, muutosvastarinta ei iske kasvoille toteutuksen alkaessa.“

Heikkilä muistuttaa, että ulkopuoliset sidosryhmätkin voivat osallistua suunnitteluun. Kaikki käyttäjät eivät kuitenkaan voi olla mukana suunnittelussa läpi projektin, joten muutoksista on viestittävä ajoissa ja sujuvasti.

– Nykypäivänä ihmiset odottavat avoimuutta työtehtäviinsä liittyvissä asioissa, hän toteaa.

2. Mieti, kenen elämää haluat helpottaa

Heikkilä kehottaa lähtemään liikkeelle määrittelemällä palvelua käyttävien henkilöiden työtehtävät ja niiden haasteet. Sen jälkeen suunnitellaan, miten toimintaa parannetaan. Teknologiavalinta on vasta viimeisenä listalla.

– Lähdimme uudistamaan asiakkaamme ERPiä ja huomasimme, että projekti oltiin viemässä läpi kiinnittämättä huomiota henkilökunnan työketjuihin. Huomautimme asiasta ja vasta siinä vaiheessa asiakkaan edustajat tajusivat unohtaneensa niiden tarkastelun. Toiminnan kehittäminen jää usein uudistusten jalkoihin ja silloin helposti betonoidaan työntekijöiden toimintatapa muutamaksi vuodeksi eteenpäin. Digitalisaatiohanke on alusta asti nähtävä laajana kokonaisuutena, eikä vain uuden teknologian käyttöönottona.

3. Ketterä projekti tarjoaa joustavuutta

Bitfactorilla uskotaan kokeiluhalukkuuteen ja ketteriin projekteihin, joiden aikana palautetta kertyy jatkuvasti.

– Alusta asti tarkkaan fiksatussa projektissa loppukäyttäjiä kuunnellaan ehkä vuoden päästä aloituksesta, kun he sanovat valmiin palvelun olevan vaikeakäyttöinen. Pahimmassa tapauksessa projekti joudutaan aloittamaan kokonaan alusta. Kiinteä projekti ei vastaa hyvin mihinkään muuhun tarpeeseen kuin siihen, että talousjohtaja tietää projektin tarkan budjetin.

“Kiinteä projekti ei vastaa hyvin mihinkään muuhun tarpeeseen kuin siihen, että talousjohtaja tietää projektin tarkan budjetin.”

4. Valitse teknologia huolella

Heikkilän mukaan uusimman hypen kohteena olevat teknologiat eivät aina ole paras ratkaisu. Toisaalta liian vanhojakaan teknologioita ei kannata suosia. 

– Kovin vanhat teknologiat eivät taivu nykyajan vaatimuksiin. Lisäksi nuoremmat työntekijät eivät halua tehdä niillä töitä. Jos haluaa pysyä toimittajariippumattomana, kannattaa etsiä teknologia, jonka osaajia löytyy monesta firmasta. Valitulla teknologialla pitää myös olla track recordia vastaavanlaisista hankkeista.

”Valitulla teknologialla pitää myös olla track recordia vastaavanlaisista hankkeista.”

Bitfactorilla uskotaan AWS:n olevan usein paras ratkaisu pilvipalveluihin. Sen tietoturva herättää kuitenkin yhä turhaa huolta.

– Monet epäilevät tietojen varastamisen AWS:stä tai Azuresta olevan helppoa. Todellisuudessa ne ovat maailman testatuimpia palveluja ja turvallisempia kuin monet ratkaisut, joissa käytetään omaa konesalia. Jos joku onnistuisikin murtautumaan niihin, tieto siitä leviäisi äkkiä julkisuuteen. Pilvipalveluiden hyödyntämisessä on lukuisia etuja. Niiden ylläpito ei vaadi omaa rautaa, ne ovat stabiileja ja hyvin skaalautuvia.

 

Kimmo Heikkilä

 

5. Priorisoi tärkeimmät asiat ja sitoudu tehtyihin päätöksiin

Heikkilän mielestä projektin alussa tehtävä tärkeiden asioiden priorisointi on usein hankkeen onnistumisen kannalta kriittisin vaihe.

– Asiakas on saattanut listata ensimmäistä MVP:tä varten 100 asiaa, jotka siitä tulisi löytyä. Niistä 99 pidetään kriittisinä, mutta todellisuudessa tämä ei ole mahdollista. Tärkeiden asioiden sisältä pitää löytää vielä sisäinen prioriteetti ja sitoutua viemään projektia sen mukaiseen suuntaan.

“Tärkeiden asioiden sisältä pitää löytää vielä sisäinen prioriteetti ja sitoutua viemään projektia sen mukaiseen suuntaan.”

Tilaajan sitoutuminen yhteistyöhön on muutenkin tärkeää. Ohjausryhmän välisen kommunikoinnin sujuvuus takaa, että projektin etenemisestä saadaan mahdollisimman hyvin informaatiota ja työtä voidaan ohjata myös liiketoiminnan suuntaan.

– Toisinaan asiakas on kiinnostunut projektista vain tilausvaiheessa ja sen valmistuttua. Niiden välillä toimittajalle annetaan vapaat kädet hankkeen toteuttamisessa. Onnistuminen vaatii kuitenkin myös asiakkaan halua allokoida aikaansa projektiin.

6. Ymmärrä, että kyseessä on jatkuva prosessi

Bitfactorilla pidetään tärkeänä, että asiakas ymmärtää jo yhteistyön alkumetreillä digitalisaatiohankkeen olevan jatkuva prosessi. Valmista palvelua pitää kehittää ja uudistaa säännöllisesti.

– En ole nähnyt yhtään projektia, joka ei olisi vaatinut jälkeenpäin uusia kehityssteppejä tai ylläpitoa. Palvelukehitys on tärkeää, koska maailma palvelun ympärillä muuttuu. Tänään toimivalta tuntuva ratkaisu voi vuoden päästä vaatia muutoksia. Uuden palvelun käyttötapaa ja sen vaikutuksia asiakastyytyväisyyteen, myyntiin ja brändimielikuvaan kannattaa mitata, jotta jatkokehityksessä voidaan nojautua saatuun palautteeseen. 

Lopuksi Heikkilä muistuttaa, että tänä päivänä digitalisaatio on tekemisen ytimessä kaikessa liiketoiminnassa. Siksi digihankkeeseen lähteminen vaatii oikeanlaista ajattelutapaa.

– Digitalisaatio ei ole pelkän IT-osaston puuhastelua, vaan kaiken liiketoiminnan ytimessä.

 

Bitfactorin Ite wiki -profiili

Bitfactorin kotisivut