Aina yrityksen ei tarvitse vaihtaa koko järjestelmää kerralla, sillä myös kaksi ERP-järjestelmää voidaan yhdistää toisiinsa. Vaativaan alihankintakoneistukseen erikoistunut Amak Oy hyödyntää Odoota sekä Collapick Tempo MES -lisäosaa erityisesti tuotannonohjaukseen nykyisen CGI C9000 ERP-järjestelmänsä rinnalla. Collapick Odoo -ERP-järjestelmän vahvuus on juuri se, että yritys voi ottaa käyttöön vain tarvitsemansa Odoo- ja Collapick Tempo -lisäosat yhdeksi kokonaisuudeksi. 

Yrityksen tarpeisiin skaalautuva Collapick Odoo -ERP avuksi tuotannon kuormitukseen ja kapasiteettisuunnitteluun

Amakin tuotantoinsinööri Santtu Vaistilan mukaan yrityksen tarkoitus on vaihtaa koko ERP-järjestelmä. ”Halusimme sellaisen järjestelmän, mitä voimme käyttää ensin integroituna nykyiseen ERP:hen, ja jossa voimme rajapintojen avulla määritellä, mitä tässä järjestelmässä tehdään. Järjestelmän tuli olla sellainen, joka jatkossa pystyy hoitamaan koko ERP:n velvoitteet ja vastaamaan järjestelmätarpeisiimme, johon tulevaisuudessa on mahdollista koota yhteen paikkaan kaikki tuoterekisterit, toimitukset, varastot, materiaalivarastot, laskutukset, työleimaukset – ehkä myös linkitykset palkanmaksuun”.

Nykyinen ERP ei taivu yrityksen tuotannonohjaukseen, jossa Amakin tarve oli esimerkiksi visualisoida työjonoja eri resursseille. Nykyistä järjestelmää tukemassa oli toinen ohjelmisto jo ennen Collapick Odoo -ERP:tä, mutta se jouduttiin hylkäämään ohjelmiston lakkauttamisen vuoksi. ”Se siirtyi yrityskauppojen kautta toiselle firmalle, joka sulatti ohjelmiston osaksi yrityksen muita tuotteita. Siitä tuli ERP, jota ei voinut käyttää enää toisen järjestelmän osana, emmekä olleet valmiita hankkimaan kokonaista ERP-järjestelmää – kuten emme Collapickinkaan kanssa olleet. Teidän kanssa oli kuitenkin se mahdollisuus, että järjestelmää voidaan käyttää tällaisena siirtymävaiheena. Jos tällainen vaihdos halutaan jossain vaiheessa tehdä, se on myös mahdollista” Vaistila summaa.

Päällimmäinen syy Collapickin valintaan oli tuote, joka mukautui Amakin nykyiseen tilanteeseen. ”Tuotteella on selkeä rakenne ja toimintamalli, mutta siihen voidaan toteuttaa pieniä korjauksia. Se pystyy palvelemaan tulevaisuudessakin meidän muuttuvat tarpeet, eli tukemaan pitkän tähtäimen strategiaamme koskien tietojärjestelmiä tai toiminnan- ja tuotannonohjausjärjestelmiä. Myös tuotteen hinta oli kohdillaan” Vaistila kiteyttää.  

Projekti lähti liikkeelle alkukartoituksesta, jossa pyydettiin integraation toteuttamiseksi tarvittavat tiedot. ”Rajapintamäärittelyn jälkeen avasimme yhteyden serverillemme tarvittavia muutoksia varten ja siitä se sitten lähti. Projekti eteni aika nopeasti alkumäärittelyjen jälkeen” Vaistila kuvaa.

Amak hyödyntää Collapick Tempo -lisäosia erityisesti tuotannonohjaukseen sekä kuittauksiin, mutta yrityksen tuotepakettiin kuuluvat myös Odoon vakiomoduulit Huolto, Myynti, sekä Varasto, joista kaksi jälkimmäistä ovat jääneet vähäiselle käytölle – ainakin toistaiseksi. Collapick Tempo -lisäosia on erityisesti rikastettu valmistavan teollisuuden tarpeisiin kattaen toimintoja, joita Odoon sovellusvalikoimassa ei esimerkiksi ole saatavilla. ”Käytämme Collapick Tempo -lisäosista pääsääntöisesti MES-puolta, eli teemme tuotannon kuormitusta sekä kapasiteettisuunnittelua, sekä keräämme tietoa valmistuneista töistä” Vaistila summaa.

Yritykselle toteutettu CGI C9000 ERP-integraatio toimii yhteen suuntaan, ja rajapintayhteyksissä on määritelty nykyisestä ERP:stä Collapickin järjestelmään siirtyvät tiedot. Collapick Oy:n projektipäällikkö Juha Helanderin mukaan Amakille toteutettu integraatio hakee yrityksen C9000 ERP-järjestelmästä myyntitilaukset ja niiden tarpeelliset tiedot, kuten toimituspäivämäärän, asiakasviitteen, ja piirustusnumeron. ”C9000 puolella muutettu toimituspäivämäärä päivittyy myös Odooseen. Tuotteissa integraatio hakee tuotteet ja niiden osaluettelot työvaiheineen sekä työaikoineen. C9000:ssa Amak voi määritellä, valmistetaanko vain tilattu määrä vai esimerkiksi sen yli, jolloin yritys varastoi ylimenevän määrän. C9000:sta haetaan tuotettavan tuotteen varastopaikka ja sen hetkinen varastomäärä. Kulutettavista materiaaleista haetaan myös varastopaikka ja määrät (jos sille on asetettu ylimääräisiä huomioita), sekä kulutettava määrä. Integraatio hakee myös verkkolevyltä piirustusdokumentin suoraan käytettäväksi Collapick Tempon MES-lisäosaan, jolloin työntekijöillä on aina viimeisin dokumentti saatavilla. Amak kerää tietoa myös susikappaleista, joita voidaan syöttää Collapick Odoo -ERP:ssä suoraan tai valmistuksen jälkeen”

Järjestelmähyötyinä dokumenttien hallinta, sekä ominaisuudet tuotannonohjaukseen, viestintään ja huoltoon

Järjestelmähyötyjä sanoittaakseen uutta järjestelmää voidaan peilata edeltäviin käyttökokemuksiin. ”Aikaisempaan järjestelmään verrattuna tässä on hyvä visuaalinen ilme, josta näkee hyvin työn alla olevat kohteet. Järjestelmässä on hyvät hakutoiminnot, jotka joistain ohjelmista puuttuvat täysin – työt löytää nopeammin kuin aikaisemmin ja se säästää aikaa. Vastaavasti MRP:ssä pystyn määrittelemään, mitä tietoja työntekijät näkevät ja priorisoimaan näkymää niin, että saan esille kaikista tärkeimmät tiedot. Voin itse päättää mitä näen, sillä joku tieto voi olla osalle tärkeämpää kuin toinen”.

Vaistilan mukaan pieneltä tuntuva toiminto, mutta Amakille yllättävänkin iso asia on dokumenttien linkitysmahdollisuus järjestelmään. ”Dokumentteja voidaan tarkastella Collapick Odoo -ERP:n puolella, jolloin meidän ei tarvitse mennä ERP-järjestelmäämme erikseen, johon esimerkiksi tuotannolla ei ole juurikaan pääsyoikeuksia. Nimenomaan tuotantoa dokumentit hyödyttävät siten, että viesti saadaan kuulumaan, mikä nopeuttaa työtä, ja ratkaisee epäselvissä tilanteissa. On hienoa, että ohjelma rakentaa tuotteen ympärille myös historiatietoa – oli se viestintää, valmistusta tai mitä tahansa.” Vaistila kertoo.

Odoossa automaattisena ominaisuutena toimiva Viestintä -moduuli on osoittautunut myös erittäin tärkeäksi työkaluksi. ”Viestintä-moduuli on ollut erinomainen ja vienyt asioita eteenpäin. Voit lähettää viestejä sähköpostista tai Odoosta, ja käytäntö on molemmissa täysin sama. Siitä on tykätty, että tuotannossa pystytään helposti kommentoimaan työhön liittyviä asioita, kaikki viestit jäävät talteen, niistä voidaan koostaa yhteenvetoja ja kehittää niiden pohjalta esimerkiksi tuotteen valmistusta. Kun on kaksi toimipistettä, joiden ihmiset eivät näe toisiaan – meillä on ollut ajatus saada tuotannon ääntä paremmin kuuluviin, ja tämän kautta eri paikoissa olevat myynti sekä tuotanto pystyvät viestimään keskenään” Vaistila kiittelee.

Yrityksen käytössä oleva Odoon Huolto-moduuli saa myös Vaistilalta kehuja. ”Huolto on hyvä, sillä siellä on mahdollista tehdä huoltoraportteja, sekä ajoittaa huoltoja kalenteriin ennakkoon. Raportointipuoli on muutenkin ollut hyvä lisä, sillä kirjaamme sisäiset poikkeamat sinne Odoo-lomakkeiden kautta. Huoltomoduuliin kirjataan työstökoneiden huollot, sekä ajoitetaan kalenteriin vuosihuollot. Lomakepuolella hallinnoimme sisäisiä poikkeamia, ja check-list tyyppisiä loppputarkastuslomakkeita. Ne on kyllä palvellut hyvin”.

Yhteistyön kulmakivinä proaktiivinen ja tasalaatuinen tukipalvelu sekä aktiivinen palaute kehitystyöhön

Kokemus yhteistyöstä ja kumppanuudesta kiteytyy Vaistilan mukaan toimivan tukipalvelun ympärille. ”Tuki toimii mielestäni erinomaisesti. Se on nopea ja johtanut aina jonkin näköiseen ratkaisuun. Nytkin siellä teidän päässänne huomattiin, että painimme saman ongelman kanssa, johon saimme nopeasti kehitysehdotuksia. Mielestäni on hyvä asia, että se menee näin. Iso syy miksi olemme ohjelmiston valinneet on se syntynyt luottamus siihen, että meistä pidetään huolta jos jotakin sattuu. Sille kyllä annan painoarvoa, koska vaikka suhteellisen kauan on käytetty ohjelmaa, olen silti vielä opin tiellä”.

Toimiva tuki on myös suosittelemisen arvoinen asia. ” Se on tärkeätä, sillä vaikka kuinka hyvä tuote olisi – jos se ei toimi, meillä monella firmalla ei ole mitään rahkeita pyöritellä tai alkaa ratkaisemaan niitä ongelmia. Selkeästi pidetään asiakkaasta huolta, että noille tukipyynnöille on toimivat vasteajat. Ei ole sellaista pelkoa, että asioiden kanssa jää yksin. Vastasipa viestiin kuka tahansa, palvelu on lähtökohtaisesti ollut yhtä laadukasta. Olemme törmänneet siihenkin, että joissain yrityksissä vain yksi ihminen oikeasti tuntee meidät” Vaistila kertoo.

Collapick Odoo -ERP saa suosittelumielessä kiitosta skaalautuvuutensa ja räätälöitävyytensä vuoksi. ”Ohjelma taipuu moneen erilaiseen firmaan, oli se sitten pieni tai iso. Se on tarpeeksi strukturoitu, mutta siinä on kuitenkin mahdollisuus erilaisilla filttereillä ja hakutoiminnoilla saada se palvelemaan eri asiakkaita”.

Vaistilan tulevaisuuden toiveena on MRP:n kehittäminen Amakin näkökulmasta. ”Uskon että sillä voidaan parantaa tuotetta yleisesti ja mahdollistaa ehkä lisämyyntiä”. Yrityksellä onkin halu kuvata arkeaan realistisesti ja antaa aktiivisesti palautetta. ”Ehkä joku asia mitä ehdotan voi jossain vaiheessa viedä tuotetta eteenpäin”.

Vaistila korostaakin dialogin tärkeyttä asiakkaan ja yhteistyökumppanin välillä. ”Kuitenkin haluamme, että ohjelmisto palvelee meitä, eikä etumme mukaista ole vaihtaa järjestelmää. Vaikka järjestelmässä olisi kehityskohteita, en näe mitään syytä, ettei asioita saataisi toimimaan. Joskus se on kuitenkin myös niin, etten vaan itse osaa käyttää järjestelmää tai syytän vikaa ohjelmistossa, vaikka kyse onkin siitä, etten ole löytänyt keinoa käyttää sitä oikealla tavalla. Siksi on tärkeää, että me asiakkaatkin avaamme suutamme eikä vaan murista nurkissamme”.

Tutustu Collapick Tempo teollisuuden lisäosiin täältä jotka tarjoavat buustia myös nykyisen ERP-järjestelmäsi kylkeen.