Arkean uudistushanke – parempaa liiketoiminnan ohjattavuutta ja arjen sujuvuutta
Arkea on monialayritys, joka tuottaa ruoka-, siivous-, toimitila-, kiinteistönhoito- ja talotekniikkapalveluja. Yrityksen juuret ovat Turun kaupungin kouluruokailun organisoinnissa jo 50-luvulta lähtien. Nykyisin Arkea Oy toimii valtakunnallisesti ja palvelee niin kuntatoimijoita kuin yksityissektoria. Pääpaino on päiväkotien ja oppilaitosten sekä hoivapuolen ruokailuissa ja siivouksessa. Yksityisellä puolella Arkea keskittyy yritysten henkilöstöravintoloihin ja toimistosiivouksiin sekä catering- ja kiinteistöhuoltopalveluihin.
Vastuullisuus on tärkeä osa Arkean liiketoimintaa ja arjen tekemistä, yritys huomioi liiketoiminnan ympäristövaikutukset sen kaikissa toiminnoissa ja prosesseissa ja se pyrkii ottamaan huomioon kaikki ihmisryhmät sekä yhteisöt, joihin he toiminnallaan vaikuttavat.
Kunnianhimoiset uudistustavoitteet
Vaikka Arkean juuret linkittävät sen Turun kaupungin toimintoihin, on sen kilpailukenttä vapailla markkinoilla. Arkean on siis kyettävä reagoimaan nopeasti muuttuviin tilanteisiin, eikä raportointiprosessi toiminut riittävän nopeasti. Hankkeen päätavoitteet linkittyivätkin voimakkaasti kilpailukyvyn parantamiseen ja sitä kautta kasvuun ja kannattavuuteen.
”Arkeassa lähdettiin kartoittamaan mahdollisuuksia taloushallinnon järjestelmäkokonaisuuden uudistamiseksi, koska vanha järjestelmäkokonaisuus ei parhaalla mahdollisella tavalla tukenut nopeasti muuttuvaa liiketoimintaa. Päätöksenteon tueksi tarvittavan tiedon saaminen vaati paljon manuaalityötä eikä vanhoja järjestelmiä ollut mahdollisuutta kehittää riittävästi Arkean tarpeiden mukaiseen suuntaan. Lisäksi hankkeen tavoitteena oli toimintojen järkevöittäminen ja virtaviivaistaminen sekä sitä kautta kustannussäästöt taloushallinnon palveluissa”, Arkean talousjohtaja Pirjo Kankaanranta kertoo.
Kumppanin valinnassa katse tulevaisuuteen
Kokonaisuudistuksen laajuus edellytti toimenpiteitä taloushallinnon lisäksi prosesseissa. Arkea halusi löytää kumppanin, joka kykenee läpiviemään laajan uudistushankkeen niin, että järjestelmät ja uudet prosessit toimivat saumattomasti yhteen ja projekti pysyy ehjänä kokonaisuutena. Pitkän tähtäimen tavoitteena oli löytää kumppani, joka kehittää aktiivisesti omia tuotteitaan ja palveluitaan ja vie samalla Arkean prosesseja eteenpäin.
Kokonaisuudistustarve oli suuri ja siksi kumppanivalintaan haluttiin panostaa. Palvelutarve sisälsi kirjanpidon ja raportoinnin, sekä osto- ja myyntireskontran, maksuliikenteen ja käyttöomaisuuden päivittäistaloushallinnon palvelut. Ennen kilpailutusta teetettiin kartoitus nykyprosesseista, jotta osattaisiin kuvata riittävän hyvin se, mitä järjestelmiltä sekä kumppanilta odotetaan.
”Arkeassa uuden kumppanin valinnassa tärkeimpiä kriteereitä oli yhtiön toiminnan kannalta sopiva järjestelmäkokonaisuus, järjestelmien käytettävyys Arkean toiminnassa sekä palvelukokonaisuuden kustannukset. Lisäksi päätöksessä painottuivat kumppanin kyvykkyys kehittää prosesseja kokonaisvaltaisesti sekä hyödyntää erilaisia älykkäitä ratkaisuja taloushallinnossa”, Kankaanranta kuvailee.
Arkean ja Starian välinen yhteistyö on lähtenyt onnistuneesti käyntiin.
”Yhteistyö Starian kanssa on jo käyttöönottoprojektista lähtien ollut sujuvaa ja mutkatonta. Projekti on edennyt suunnitellun mukaisesti ja Arkean tarpeita on kuunneltu ja niihin on etsitty aktiivisesti Starian puolelta toimivia ratkaisuja. Vaikka itse palvelutuotantoa on takana vasta muutama viikko, on jo nyt Arkean puolella havaittavissa, että useita manuaalityövaiheita on saatu tehostettua. Odotan innolla sitä, miten sujuvasti prosessimme toimivat, kun yhteistyötä on takana useampi kuukausi”, Kankaanranta kertoo.
VARAA ILMAINEN TALOUSPALVELUIDEN KONSULTOINTI >>>
Järjestelmistä tehokkuutta ja parempaa ohjattavuutta
Pilvipohjainen Netvisor valittiin talouden järjestelmäratkaisuksi sen läpiporautuvuuden ja integroitavuuden vuoksi. Ratkaisukokonaisuudessa ja sen tehokkuudessa oli oleellista, että sekä asiakkaan nykyiset ja talouden uudet järjestelmät saadaan keskustelemaan virheettömästi keskenään. Netvisoriin integroitiinkin mm. kassajärjestelmä ja toiminnanohjausjärjestelmä.
”Lyhyen käyttökokemuksen jälkeen Netvisor tuntuu nykyaikaiselta ja helposti käytettävältä järjestelmältä. Esimerkiksi ostolaskujen käsittely on tehostunut merkittävästi uuden järjestelmän myötä”, Kankaanranta iloitsee.
Toinen keskeinen järjestelmien uudistustarve koski liiketoiminnan ennustamisen ja raportoinnin prosesseja. Tähän valittiin myöskin pilvipohjainen Staria BI & Planning -ratkaisu, joka sisältää samassa työkalussa budjetointi- ja ennustamis- sekä raportointiominaisuudet. Järjestelmään on tarkoitus linkittää tulevaisuudessa talouden datan lisäksi Arkean muista järjestelmistä saatavaa dataa ja vaiheittain rakennetaan täysimittainen business intelligence -ympäristö Arkean liiketoiminnan ohjaamisen tueksi.
”Staria BI & Planning on raportointi- ja budjetointityökaluna helppokäyttöinen ja ainakin tähän mennessä kaikki raportointitoiveemme on saatu toteutettua uudessa järjestelmässä. Selkeät raportit, graafit ja porautumismahdollisuudet tiedon alkulähteelle auttavat esimiehiämme entistä paremmin ymmärtämään omien vastuualueidensa tilannetta. Tiedot päätöksenteon tueksi ovat saatavissa reaaliaikaisesti ilman ylimääräistä manuaalityötä. Lisäksi pilvipohjainen palvelu mahdollistaa sen, että tieto on saatavilla aikaisempaa helpommin”, Kankaanranta päättää.
Suosittelija:
”Yhteistyö Starian kanssa on jo käyttöönottoprojektista lähtien ollut sujuvaa ja mutkatonta. Projekti on edennyt suunnitellun mukaisesti ja Arkean tarpeita on kuunneltu ja niihin on etsitty aktiivisesti Starian puolelta toimivia ratkaisuja. Vaikka itse palvelutuotantoa on takana vasta muutama viikko, on jo nyt Arkean puolella havaittavissa, että useita manuaalityövaiheita on saatu tehostettua. Odotan innolla sitä, miten sujuvasti prosessimme toimivat, kun yhteistyötä on takana useampi kuukausi.”
Pirjo Kankaanranta, talousjohtaja
Staria - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Staria - Muita referenssejä
Tilaaja suosittelee!
Staria - Muita bloggauksia
ite wikin yrityshaku »
Kaikki it-alan työpaikat »
ite wikin referenssihaku »
Kaikki it-alan tapahtumat »
ite wikin julkaisuhaku »
