Arvoa tuottamaton kommunikaatio kuriin – muista nämä viisi asiaa!
Tuotekehityksen synkässä metsässä ulvoo kommunikaatiohukka. Näin kirjoitti ystäväni Facebook-feediinsä seuratessaan väitöstilaisuuttani Oulun yliopistossa huhtikuussa 2015. Pakko tunnustaa, että kyseinen päivitys hymyilytti minua hyvinkin äänekkäästi, mutta jokaisen hyvän sutkauksen takana piilee useimmiten aimo annos totuutta! Tuotekehityksen maailmassa kieltämättä vilisee yksisarvisia, hopealuoteja ja muuta tarunhohtoista, mutta tässä tapauksessa kyse ei ole mistään karvaisesta ja pahansuovasta hirviöstä vaan tuiki tavallisesta ilmiöstä, joka on läsnä enemmän tai vähemmän jokaisessa tuotekehitysorganisaatiossa. Kommunikaatiohukan käsite on siis lähtöisin omasta väitöstyöstäni, ja ennen kuin tutustumme siihen tarkemmin, virkistäkäämme muistiamme sen suhteen, mitä hukalla oikeastaan tarkoitetaankaan!
Hukka – tuotekehityksen arvonnakertaja
Hukka eli waste on Lean-maailmasta tuttu käsite, joka yleisimmillään tarkoittaa jotakin mikä kuluttaa resursseja (aikaa, rahaa, vaivaa, jne.), mutta ei tuota mitään arvoa kenellekään, usein erityisesti asiakkaalle. Käytännössä kyse on siis jostakin tarpeettomasta. Hukan käsite on syntynyt alun perin valmistavassa teollisuudessa, tarkemmin Toyotalla, ja se on siirtynyt myöhemmin kattamaan arvoa tuottamattomia asioita myös digitaalisten tuotteiden ja palveluiden kehittämisen maailmassa. Erityisesti Mary ja Tom Poppendieck ovat ansioituneesti siirtäneet tätä käsitettä ohjelmistotuotannon maailmaan, ja he ovat tunnistaneet seuraavat tähän ympäristöön erityisesti täsmennetyt hukat. Voit vaikkapa täältä lukea niistä lisää mutta tässä alla on myös esimerkkejä siitä, miten ne voivat ilmentyä organisaatiossa:
- Osittain tehty työ (Partially done work): jotakin, mitä ei tehdä loppuun asti valmiiksi; esimerkiksi osa tarvittavista tehtävistä jää tekemättä.
- Tarpeettomat ominaisuudet (Extra features): esimerkiksi tuotteessa on ominaisuuksia, joita ei tarvita tai joita ei käytetä.
- Uudelleenoppiminen (Relearning): samaa ongelmaa ratkaistaan kerta toisensa jälkeen.
Katsotaanpas seuraavaksi, millainen ilkiö se kommunikaatiohukka on ja miten se ilmenee organisaatioissa. Sen jälkeen voimme pohtia miten hukan kanssa voidaan toimia!
Mikä syö arvoa kommunikaatiossa?
Kommunikaatiohukka on asia, joka kuluttaa kommunikaation näkökulmasta resursseja, mutta ei tuota sille mitään arvoa. Kommunikaatio tulee tässä yhteydessä käsittää laajemmin kuin vain ihmisten välisenä kommunikaationa; esimerkiksi dokumentit ovat sekä kommunikaation väline että kommunikaatiota itsessään.
Nämä viisi kommunikaatiohukkaa ja näiden kuvaukset ovat seuraavat:
- Aktiivisen osallistumisen puute (Lack of involvement): keskeisten roolien läsnäolon puuttuminen tilanteissa, joissa heidän osallistumisensa on elintärkeää tuotekehityksen ohjaamisen ja palautteen antamisen kannalta. Esimerkiksi Scrum-prosessin eri seremoniat tai laajemmin vaikkapa SAFe:n PI-suunnittelu ovat tilanteita, joissa tämä hukka ja sen luomat haasteet realisoituvat.
Uskallan väittää, että lähes jokainen organisaatio kamppailee näiden ongelmien kanssa, ja pystyt varmasti tunnistamaan muitakin esimerkkejä näistä arvonsyöjistä! ”Tunne vihollisesi” kirjoitti muuan Sun Tzu jo jokin aika sitten, ja kun onnistumme tässä se antaa meille yliotteen vainoajistamme! Kurkataanpa sitten, miten hukka saadaan häkkiin!
Arvovarkaat kiikkiin!
Aluksi on hyvä muistaa, että jokaisessa prosessissa tulee aina olemaan hukkaa ja että aina emme voi jostain syystä poistaa sitä. Tällöin puhutaan Tyypin 1 hukasta, eli sellaisesta joka vain on osa prosessia. Usein tällaiset hukat ovat sellaisia, että ne esiintyvät jossain sellaisessa osassa arvoketjua, mihin me emme voi vaikuttaa. Esimerkiksi omat prosessimme voivat olla hyvinkin virtaviivaisia, ja isoimmat hukat esiintyvät vaikkapa kumppaneidemme prosesseissa ja arvovirroissa. Näissä tapauksissa hukan poistaminen on usein joko mahdotonta tai erittäin työlästä, ja vaatii kunnollista vaihtoehtokustannusten analyysiä. Joskus myös lainsäädännölliset näkökulmat luovat hukkaa, jota emme voi poistaa. Tyypin 2 hukan vaikutuksia taas voimme lieventää tai jopa poistaa ne kokonaan! Näitä yllämainittuja kommunikaatiohukkia voidaan lieventää vaikkapa seuraavilla toimenpiteillä:
- Aktiivisen osallistumisen puute: tuotekehitys hyötyy usein yksinkertaisista säännöistä. Voimme sopia, että tarvittavien roolien osallistuminen tärkeisiin seremonioihin on pakollista. Tämä puolestaan tarkoittaa sitä, että näissä rooleissa toimivilla henkilöillä tulee olla riittävästi kapasiteettia toimia roolissa asianmukaisesti. Vaikkapa tuoteomistajana työskentelevän tulee saada riittävästi aikaa työskennellä roolissaan mutta myös ymmärtää se, että rooli vaatii tätä.
Miten hukka houkutellaan esiin?
Emme tarvitse tähän syöttejä, vaan meillä on käytössämme tarkoitukseen vallan loistavia työkaluja! Arvoketjukartoitus, eli Value Stream Mapping on vallan loistava visualisointitekniikka, jota voidaan soveltaa mihin tahansa prosessiin. Tämä prosessi yksinkertaisesti piirretään yhdessä tarvittavien osallistujien kanssa ja tämän prosessin aikana tunnistamme sen pullonkaulat ja myös keinot minimoida niitä. Vaikka tekniikka on lähtöjään valmistavasta teollisuudesta, olemme soveltaneet sitä erittäin menestyksekkäästi myös digitaalisissa tuotekehitysympäristöissä. Kannattaa ehdottomasti muistaa, että hukka on vain oire, jona pullonkaula ilmenee ja tämän hukan juurisyy tulee selvittää. Tähän yksi hyvä ja halpa keino on kysyä viisi kertaa miksi? (5 Why’s). Myös Kanban – taulu on erinomainen reaaliaikainen työkalu prosessin toiminnan hahmottamiseen!
Hukkien ja niiden poistamisen kanssa kannattaa vielä muistaa se, että niiden tunnistamiseen tulee osallistua kaikkien niiden roolien jotka prosessin kanssa työskentelevät. Hukkien ja niiden syiden poistamisen kanssa kannattaa olla hyvin varovainen, sillä yhden mörkö saattaa siis olla jollekin toiselle kullanarvoinen yksisarvinen!
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Tietohallinto |
Erikoisosaaminen
Ketterät menetelmät | |
Ohjelmistokehitys |
Toimialakokemus
IT |
Tarjonnan tyyppi
Konsultointi | |
Koulutus |
Omat tagit
Contribyte - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Contribyte - Muita referenssejä
Contribyte - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Senior Game Artist (Game Studio)
- Frends iPaaS - Product Marketing Manager | 4.5K-5.3K€/month
- Laura - DevOps Engineer
- Laura - Senior ohjelmistokehittäjä
- Laura - Product Designer, Game Development Tools & UX
- Nordea - Technology Business Risk Manager
- Nordea - Senior IT Analyst in SWIFT area
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- TNNet Oy - Intrum sai TNNetistä luotettavan kumppanin sähköpostinvälitykseen
- TNNet Oy - TNNet on huomaamaton taustavoima JYP:in takana
- TNNet Oy - TNNet tuntee Viherlandian IT-infran 20 vuoden ajalta
- Nodeon - Ratikka luo kasvua Vantaalle
- Sulava Oy - Business Finland: Tavoitteena puhdas Azure-pohjainen pilviympäristö
- Wunder - Metsanhoidonsuositukset.fi – onnistunut digiloikka painetuista oppaista innovatiivisiiin rajapintaratkaisuihin
- Wunder - Tikkurila – Sirpaleisesta saumattomaan digiin
Tapahtumat & webinaarit
- 26.09.2024 - Green ICT -osaaminen tulevaisuudessa – mitä tietoja ja taitoja tarvitsemme? Green ICT -ekosysteemitapaaminen 26.9.
- 10.10.2024 - Palvelumuotoilu johtamisessa ja transformaatiossa
- 10.10.2024 - Miten tekoäly mullistaa digitaalisen asiakaskokemuksen?
- 30.10.2024 - Nordic NetSuite Summit 2024
- 19.11.2024 - The Future of Software - Embracing Collaboration in an AI-Powered World
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- TietoPiiri Oy - Lahjoittajien kiittäminen kannattaa
- Efima Oyj - Mekaanisen metsäteollisuuden IT-murros: Moderni pilvi-ERP haastaa räätälöidyt MES-järjestelmät
- Softlandia Oy - Bytewax & Softlandia Workshop: Stateful Streaming Slack GenAI RAG -botti
- Staria Oyj - Onnistunut ERP-järjestelmän käyttöönotto – 3 asiakastarinaa
- Timeless Technology - ControlByWeb® Quick-Connect Sensor™, X-QCS-T, lämpötilan valvontaratkaisu palvelinhuoneisiin ja datakeskuksiin.
- Codemate - Codemate ja Upsert yhdistyvät saman brändin alle
- Codemate - Delivery Lead Mikael Komu ei ole miettinyt työpaikan vaihtoa 14 vuoteen
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |